2Использование табличного процессора Ms Excel для обработки информации

Электронная таблица – это широко распространенная и мощная информационная технология, предназначенная для профессиональной работы с данными. Это – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа.

Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ – табличный процессор.

Табличные процессор на сегодняшний день являются одними из самых распространенных программных продуктов, используемых во всем мире. С помощью них создаются достаточно сложные приложения, которые удовлетворяют до 90% запросов средних пользователей. Область применения табличных процессоров обширна: начиная от бухгалтерских и складских задач и заканчивая расчетами энергетики спутниковых линий.

Первым табличным процессором, получившим широкое распространение, стал Lotus 1-2-3, ставший стандартом для табличных процессоров и определивший их основную логику:

• структура таблицы (пересечения строк и столбцов создают ячейки, куда заносятся данные);

• стандартный набор математических и бухгалтерских функций;

• возможности сортировки данных;

• наличие средств визуального отображения данных (диаграмм).

В нашей стране в свое время получили широкое распространение два табличных редактора SuperCalc и Quattro Pro. С появлением Microsoft Windows и его приложений стандартом для работы с электронными таблицами стал табличный процессор Microsoft Excel.

Среди ключевых преимуществ, которые обеспечивают лидерство Microsoft Excel на рынке, программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц, можно выделить следующие.

• Эффективный анализ и обработка данных. Использование мастера сводных таблиц и других позволяют быстро и удобно обрабатывать большие массивы данных и получать итоговые результаты в подходящем виде. Мощнейший аппарат стандартных функций и формул, а также средства встроенного языка программирования Visual Basic For Application позволяют решить и реализовать практически любую расчетную задачу - от статистических до задач имитационного, оптимизационного моделирования. Использование естественного языка и механизм автокоррекции формул позволяют автоматически распознавать и исправлять ошибки при введении и написании формул.

• Эффективные средства форматирования и отображения данных. Средства форматирования делают оформление таблиц более отчетливым и понятным (возможности слияния ячеек в электронной таблице, поворот текста в ячейке на любой угол, выделение ячейки и текста в ней различным цветом, шрифтом и т.д.). Мастер создания диаграмм представляет пользователю широкий набор стандартных и нестандартных диаграмм (графиков, гистограмм и т.д.), что позволяет сделать представление данных в таблицах более наглядным. Microsoft Excel предоставляет возможность задать точное расположение информации на каждой печатной странице.

• Широкими возможностями настройки пользовательского интерфейса, который по многим режимам работы удовлетворяет индивидуальные нужды пользователя.

• Совместное использование данных и работа над документами. Для пользователей Microsoft Excel доступен режим многопользовательской работы - несколько пользователей могут одновременно работать с одной и той же таблицей. Аналогично режиму исправлений в Microsoft Word, можно оставлять комментарии о том, кто и когда внес изменения в данную ячейку.

• Обмен данными и информацией через Internet и внутренние Intranet-сети. Microsoft Excel позволяет импортировать данные из HTML-документов, найденных на Web-сервере, восстанавливая при этом формат и оформление таблицы. После импорта данные доступны для выполнения любых операций в Microsoft Excel. Кроме этого имеются встроенные функции, позволяющие легко помещать на Web-сервер документы, созданные в среде Microsoft Excel. К их числу относятся: мастер сохранения документа в формате HTML и ряд других.

• Интеграция с другими приложениями входящими в пакет Microsoft Office. Microsoft Excel является составной частью офисного пакета, тесно интегрированный с другими приложениями входящими в пакет, что позволяет импортировать и экспортировать данные из других приложений, создавать связанные документы и сохранять единый стиль в них.

Наиболее распространенными областями применения Ms Excel являются:

• Учет. Можно использовать мощные вычислительные возможности Ms Excel для работы с различными финансовыми документами.

• Бюджетирование - можно создавать как личный бюджет, так и бюджеты компании.

• Выставление счетов и продажи. Приложение Ms Excel также полезно применять для управления данными о выставлении счетов и продажах. Можно легко создавать нужные формы.

• Создание отчетов. В Ms Excel можно создавать отчеты различных типов, в которых анализируются или обобщаются данные.

• Планирование. Ms Excel прекрасно подходит для создания профессиональных планов или удобных планировщиков, таких как расписание занятий на неделю, план маркетинговых исследований и т.д.

• Отслеживание. С помощью Ms Excel можно отслеживать данные в листах учета или списках.

• Работа с календарями. Рабочая область Ms Excel, имеющая вид таблицы, позволяет легко создавать календари различных.