Правила взаимодействия сотрудников предприятия с представителями контролирующих органов.

"Хочешь мира - готовься к войне",- гласит народная мудрость.

Специалисты утверждают, что результаты проверки во многом зависят от того, насколько фирма готова к приходу комиссии с проверкой.

Предварительно должна быть сделана подшивка необходимых нормативных актов, заведен журнал регистрации проверок.

Лучше, если поведение персонала будет регламентировано внутренней инструкцией повседневного соблюдения мер безопасности:

• сотрудники должны иметь на столах минимум бумаг;

• двери рабочих помещений в отсутствие персонала должны быть закрыты;

• посторонние обязаны передвигаться по территории предприятия только в сопровождении работников предприятия.

Что касается проводимой проверки, то сотрудникам надо знать, что каждый из них при обращении к нему проверяющих имеет право проверить удостоверение представителя инспектирующего органа.

Сотрудникам фирмы, непосредственно не задействованным в проверке, не рекомендуется:

• что-либо показывать или объяснять проверяющим;

• отвечать на вопросы, касающиеся деятельности фирмы, ее руководства и персонала;

а сообщать местонахождение руководства, их домашние и мобильные телефоны и т.п.;

• выполнять указания проверяющих: открывать комнаты, сейфы и т.п.

Взаимодействие директора предприятия с представителями контролирующих органов.

Если у руководителя нет сомнений в том, что цель визита представителей контролирующих органов - плановая проверка, немаловажно установить положительный психологический контакт с проверяющими. Созданию доброжелательной атмосферы способствуют:

• обращение к собеседнику по имени-отчеству;

• демонстрация позитивного настроя и открытости (если в работе предприятия есть небольшие недостатки, иногда легче признать их, сделав это в контекстах "кто же из нас безгрешен", "мы знаем о недочетах и над этим работаем?, и постараться конструктивно договориться об определении временного периода на их исправление);

• совместные действия (чайная церемония или коллективный обход офиса);

• нахождение чего-то общего (использование приемов "земля-чество", "родственные души");

• юмор.

Обязательно требуйте (в вежливой форме) у руководителя комиссии конкретного изложения сути претензий. Получив удовлетворяющий вас ответ, обеспечьте доступ контролеров исключительно к той документации и в те помещения, которые непосредственно относятся к цели проверки, заявленной в предписании о ее проведении. Не допускайте неформального общения сотрудников вашей фирмы с визитерами.

Осуществление всех контактов с представителями контролирующих органов целесообразно вести при включенном диктофоне. Однако о наличии записывающего устройства вы должны предупредить собеседника и проводить запись с его согласия.

Директору фирмы не рекомендуется держать на предприятии неоправданно большое количество документов. А при ознакомлении проверяющих лиц со сведениями, составляющими коммерческую тайну и конфиденциальную информацию предприятия, потребуйте у них подписания соответствующего документа о неразглашении таковой. Об этом необходимо сделать соответствующую отметку в итоговом акте, протоколе.