Задачи бухгалтерского учета в торговле

Для правильного руководства деятельностью торгового предприятия необходимо располагать полной, точной, объективной, своевременной и достаточно детальной экономической информацией. Это достигается ведение хозяйственного учета.

В основе хозяйственной деятельности торгового предприятия лежат процессы приобретения, хранения и реализации товаров. Поэтому основными целями бухгалтерского учета в торговле являются: контроль за сохранностью товаров, своевременное представление руководству информации о товарообороте и валовом доходе, о состоянии товарных запасов и эффективности их использования.

Для достижения этих целей решается целый комплекс бухгалтерских задач:

-  проверка правильности документального оформления товарных операций, своевременное и правильное отражение их в учете;

-  контроль за товарными запасами, выявление неходовых, залежалых и недоброкачественных товаров;

-  контроль за финансовыми показателями (размер прибыли, источники поступления средств и порядок их расходования, оборотные средства, капитальные вложения, отчисления от прибыли и т.д.), за правильностью расчетов с поставщиками и покупателями, за своевременным поступлением платежей в бюджет, за правильностью использования банковских кредитов;

-  учет расходования фонда заработной платы, выявление соотношения  между ростом эффективности труда и средней заработной платой;

-  выявление возможности для снижения издержек обращения и повышения рентабельности производства (издержки обращения, покрывающиеся за счет торговых наценок, включаемых в цену товара, но за счет наценки образуется и прибыль поэтому, чем ниже уровень издержек обращения, тем большая часть торговой наценки  идет на образование прибыли);

-  контроль за наличием и движением материальных ценностей и денежных средств. Для правильного и своевременного учета должны быть установлены четкие разграничения материальной ответственности должностных лиц за вверенные им ценности,  а также своевременно  и качественно необходимо проводить инвентаризации и ревизии.

Указанные задачи бухгалтерского учета решаются как на предприятиях оптовой и розничной торговли, так и на предприятиях общественного питания и заготовительных предприятиях.

Лекция 2 : Учет товарных операций

Документальное оформление товарных операций

Торгующие организации могут получать товары в разных условиях: на складе поставщика, на станции железной дороги, на пристани, в аэропорту или непосредственно в своем помещении, где их принимает материально-ответственное лицо.

Приемку товаров со склада поставщика (отправителя) осуществляет материально ответственной лицо предприятия-покупателя (получателя) товаров. Как правило, на складе поставщика товары получают в том случае, если поставщик и покупатель находятся в одном населенном пункте или когда необходимо проверить качество товаров.

Для получения товаров со склада поставщика материально-ответственному лицу выдается доверенность. Доверенностью признается письменное уполномочие одного лица (доверителя) для представительства от его имени, выдаваемое им другому лицу

(поверенному) (статья 167 Гражданского кодекса Республики Казахстан.) К использованию на территории Республики Казахстан допущены следующие формы доверенностей:

-типовая межведомственная форма №М-2 с корешком, на котором производятся записи о выдачи и использовании доверенности с ответствующими реквизиторами;

-типовая межведомственная форма № М-2а (приведена ниже), которая предусматривает ведение заранее пронумерованного и прошнурованного журнала учета выданных доверенностей ( типовая межведомственная форма №М-3 ). Журнал учета выданных доверенностей хранится у лица, ответственного за выдачу и регистрацию доверенностей.

Доверенности выдают лицам, с которыми заключен договор о материальной ответственности. Если доверенность работнику, с которым договор не заключен, то с него берется розовая подписка о материальной ответственности. Срок действия выдаваемой доверенности устанавливается хозяйствующим субъектом.

Доверенность должна быть заполнена в соответствии с Методическими рекомендациями о порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных запасов и отпуска их по доверенностям, утвержденными приказом Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита Министерства финансов Республики Казахстан от 6 марта 1998 года № 46.

Доверенность подписывают руководитель и главный бухгалтер, заверяют печатью. Выдача доверенности с незаполненными реквизитами и без образца подписи лица, на имя которого она выдана, не производится.

Перечень товаров, подлежащих получению со склада поставщика ( отправителя ) записывается на оборотной стороне доверенности. Если ассортимент велик или же однороден по наименованиям, но с большим разнообразием цен, то запись может производится в одну строчку с указанием общего количества и суммы.

В случаях, когда товары подлежат получению с одного склада, но по нескольким накладным, доверитель может выдать поверенному лицу одну доверенность, но в ней должны быть указаны номера и даты выдачи всех накладных. Если товары подлежат получению одним поверенным лицом на нескольких складах, то ему выдают отдельные доверенности для предъявления на каждом складе.

Доверенность независимо от срока ее действия, передаю отправителю в момент первого получения товарно-материальных ценностей.

Материально ответственное лицо, получившее доверенность, на следующий день после каждого получения товаров независимо от того, получены ли они по доверенности полностью или частями, представляет в бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче товаров на склад.

Материально ответственному лицу, не отчитавшемуся в использовании доверенности по истечении срока ее действия, новые доверенности не выдают.

Материально ответственное лицо, получившее доверенность, лично совершает действия, на которое оно уполномочено доверителем. Поверенное лицо может передоверить совершение действий кому - либо другому в случае, если оно уполномочено на это доверителем, либо вынуждено передоверить совершение действий в силу сложившихся обстоятельств для охраны интересов доверителя. Срок действия доверенности, выданной по передоверию, устанавливается в пределах срока действия первоначальной доверенности.

При лишении поверенного прав на получение товаров доверенность изымают, а отправителя товаров извещают об аннулировании доверенности.

Неиспользованные доверенности возвращают доверителю на следующий день по истечению срока доверенности. При возвращении неиспользованной доверенности в Журнале учета выданных доверенностей или в корешке доверенности производят отметку «не использована». Такие доверенности хранятся до конца отчетного периода у лица, ответственного за их выдачу и регистрацию. По окончании отчетного периода неиспользованные доверенности аннулируют.

Поставщиком ( отправителем ) при отпуске товаров частями на каждый частичный отпуск составляется накладная в трех экземплярах с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. При этом один экземпляр накладной передают получателю товаров, второй прикладывают к оставшейся у отправителя доверенности, его используют для контроля над дальнейшим отпусков товаров. Третий экземпляр накладной передают в бухгалтерию. По окончанию отпуска товаров доверенность сдают в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии товаров по доверенности.

Отпуск товаров отправителем по доверенности не рекомендуется проводить в случаях:

- предъявления доверенности с незаполненными реквизитами или же с поправками и подчистками.

- отсутствия документа, удостоверяющего личность получателя, указанного в доверенности;

-окончания срока, на который была выдана доверенность;

-получения сообщения от субъекта, выдавшего доверенность об ее аннулировании;

-прекращения деятельности ( ликвидации, реорганизации) субъекта, от имени которого выдана доверенность.

При доставке товаров на склад покупателя автотранспортом поставщика материально ответственное лицо покупателя (заведующий складом, кладовщик) принимает у экспедитора поставщика товар по количеству мест и массе брутто и сопоставляет их с данными товарно-транспортной накладной заполненной в двух экземплярах. В случае если недостачи или других расхождений (количество, вес, сорт, качество ит.п.) фактического наличия товара с данными товарно-транспортной накладной не обнаружено, материально-ответственное лицо, принявшее товар, подтверждает приемку штампом предприятия и росписью в товарно-транспортной накладной. Один экземпляр накладной остается у материально ответственного лица получившего товар, а второй возвращается лицу доставившему товар на склад покупателя.

При выявление расхождений между фактическими данными и отраженными в товарно-транспортной накладной, или при наличии повреждений упаковки проверки подвергается каждое место, о чем должен быть составлен акт. В том случае, если повреждение упаковки может вызвать потерю в весе товары следует принимать по массе нетто и количеству товара. В акте отражают данные о выявленных расхождениях как правило, указывают только те товары, по которым установлены расхождения. Материальные ценности, по которым отклонения не выявлены, в акте не приводят, но производят запись: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». Акт о выявленных расхождениях составляют в 2-х экземплярах, его подписывают лица, принимавшие участие в приемке-передаче товаров. 1 экземпляр акта отсылают поставщику, а другой оставляют у материально-ответственного лица получателя, принявшего товары, в дальнейшем он должен быть передан в бухгалтерию. Акт служит основанием для предъявления поставщику претензии.

При доставки товаров железнодорожным транспортом приемка товаров должна проводиться в месте разгрузки вагонов, контейнеров, цистерн или на складе железной дороги. Представитель получателя товара принимает товары на основании сопроводительного документа- накладной на перевозку груза в присутствии представителя перевозчика и , если есть необходимость, представителя поставщика товара, но если это не представляется возможным, то приглашают независимого наблюдателя, например, представителя Торгово-промышленной Палаты. В первую очередь проверяют целостность вагона (контейнера, цистерны), наличие пломб, четкость оттисков печати организации, опломбировавший вагон (контейнер, цистерну).

В случае прибытия груза без сопроводительного документа поставщика, разгрузку товара оформляют актом, в котором указывается фактическое наличие товара и учетная цена.

В случае обнаружения повреждения вагона ( контейнера, цистерны), отсутствие или повреждение пломбы отсутствие или неясности оттиска печати на ней необходимо провести взвешивание всего груза или проверку содержимого каждого товарного места. Такая же процедура проверки количества и качество товаров осуществляется в случае повреждения тары или порчи груза, не соответствие наименование, количество, массы товара, количество мест данным, указанным в сопроводительном документе, а также в случае, если вагон опломбирован пломбами станции отправление или промежуточных станции. Все выявленные недостатки подлежат отражению в акте формой содержания которого зависят от причин его составления: нарушения целостности вагона нарушение или отсутствие пломбы, повреждение тары, несоответствие количества или качества товара данным, указанным в сопроводительных документах за неповрежденной пломбой отсутствие сопроводительных документах, простой вагонов и т.п.

Акт составленный с соблюдением всех правил приемки товаров, является полноценным юридическим документом для предъявления претензий к поставщикам или транспортной организации.

Предприятия торговли могут проводить закуп товаров у населения. В этом случае материально-ответственное лицо предприятия- покупателя, осуществляющее закуп товаров у населения, должно составить закупочный акт, указав в нем фамилию, инициалы, РНН продавца, наименование и цену товаров, общую цену покупки.

Оприходование товаров на баланс предприятия осуществляется, как правило, на основании документов поставщика.

-счета-фактуры, в котором указываются порядковый номер и дата составления, наименование, адрес и РНН поставщика и покупателя товаров, наименование поставляемых товаров и их количество, стоимость товаров без налога на добавленную стоимость, а по подакцизным товарам- и без акциза; сумма акциза по подакцизным товарам, ставка налога на добавленную стоимость, сумма налога на добавленную стоимость, стоимость товара с учетом налога на добавленную стоимость;

• - товарно - транспортной накладной;

• -накладной и документов, выписанных материально-ответственным лицом, принявшим товар.

Товар по массе нетто принимается в магазине одновременно со вскрытием тары. Незатаренный товар также принимается по массе нетто. Если невозможно перевесить товар без тары, то его чистую массу определяют после освобождения тары, то его чистую массу определяют после освобождения тары, включая ее фактическую массу из массы брутто.

Приемка некоторых видов товаров предусмотрена особыми условиями поставки. Например, товары, по которым образуются отходы при подготовке к продаже. Приходуют чистой массой.

Ткани поступившие в кипах(кусках), зачастую имеют больший или меньший метраж, чем обозначено в ярлыке. Поэтому перед продажей ткани следуют перемеривать. Результаты перемеривания оформляют актом. Его составляют в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается у материально ответственных лиц, второй прилагается к приходным документам и передается в бухгалтерию с товарным отчетом.

Порядок ведения складского учета и документооборот на складе зависит от способа хранения товаров. Различают два способа хранения: партионный и сортовой.

При партионном способе каждую поступающую партию складывают и хранят отдельно. На каждую партию выписывают товарный ярлык, который помещают возле поступивших товаров. При отпуске товара материально-ответственное лицо указывает в расходном документе номер партии. Одновременно в ярлыке отмечают номер расходного документа и количество отпущенного товара.

При сортовом способе все товары хранят по наименованиям и сортам. Каждую вновь поступившую партию сортируют и присоединяют к товарам того же наименования и сорта.

При партийном и сортовом учете материально ответственное лицо на каждую партию или наименование открывает отдельную карточку количественного учета или отводит несколько страниц в товарной книге кладовщика.

Книги (карточки) выдают кладовщику в пронумерованном виде под расписку. Использованные книги сдают в бухгалтерию, где они хранятся вместе с бухгалтерскими документами аналитического учета. Записи в книге или карточках кладовщик делает на основании приходных и расходных документов только по количеству и ежедневно выводит остаток. Правильность записей проверяется бухгалтерией предприятия не реже 1-го раза в неделю.

Контроль за движением и сохранностью продуктов, товаров, а также за работой материально ответственных лиц осуществляется на основании периодической отчетности, предоставляемой в бухгалтерию предприятия материально ответственными лицами в установленные сроки.

Наиболее распространенным видом отчетности о наличии и движении товаров является товарный отчет, который состоит из нескольких частей.

В адресной части товарного отчета указывают наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения, фамилия и инициалы материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, периода, за который составляется товарный отчет. Товарные отчеты нумеруют с начала и до конца года последовательно с первого номера. Предметная часть товарного отчета раскрывает структуру товарного баланса, в котором сумма остатков товаров на начало отчетного периода и поступивших за отчетный период должна равняться сумме остатков товаров на конец отчетного периода и израсходованных за отчетный период.

Остаток товаров на начало отчетного периода берут из предыдущего товарного отчета по строке «Остаток на конец отчетного периода» или из инвентаризационной описи ( если 1-й отчет составляют после проведения инвентаризации).

В приходной части товарного отчета каждый приходной документ записывают отдельно, указывая источник поступления товаров, номер и дату документа, сумму поступивших товаров, и подсчитывают общую сумму оприходованных товаров за данный отчетный период.

В расходной части товарного отчета также отдельно записывают каждый расходный документ, указывая направление выбытия товаров, номер и дату документа, сумму выбывших товаров, и подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период.

Для удобства обработки документы в отчетах следует записывать в определенной последовательности, Внутри каждого вида прихода и расхода документы нужно располагать в хронологическом порядке. Общее число документов, на основании которых составлен товарный отчет, указывают прописью в конце отчета. Товарный отчет подписывается материально ответственным лицом и сдается в бухгалтерию предприятия вместе с первичными документами.