Тема 2: организаия и средства итоуд

Лекция 3: Инструментальные средства реализации ИТ.

Представленные на Рис.2.1 классы и подклассы ИТ вытекают из левых и правых частей структурной модели процесса управления, представленной ранее на Рис.1.

К средствам сравнения, реализующим процесс управления (Рис.2.1), обычно относят средства, представленные на Рис.3.1.

Сформировавшиеся в 1 случае сигналы, а во 2 случае – параметры, подвергаются сравнению с такими же сигналами или параметрами, сформированными в модели движения объекта.

К инструментальным средствам решения задач в примерах относятся СМИ: технические, их оснащение (видеокамеры, средства связи) и средства непосредственного наблюдения (глаза наблюдателей, видеокамеры).

К инструментальным средствам ИТОУД в современных условиях относят все виды компьютерных технологий.

Лекция 4: ИТ документационного обеспечения в управленческой деятельности.

Подкласс документационного обеспечения в соответствии с изложенным ранее на Рис.2.1 классификации, подразделяется на текстовую документацию и документооборот.

Рассмотрим эти подклассы подробнее.

Назначение:

ИТ документационного обеспечения предназначены для формирования условий, выбора и принятия решений, а так же для отображения качества управленческой деятельности.

Требования к ИТ документационного обеспечения:

ИТ документационного обеспечения должна обладать высокой гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям.

Это требование является непременным условием повышения эффективности управленческого труда.

В состав современных ИТ документационного обеспечения управленческой деятельности входят:

1. Современные технологии работы с документами.

2. Технологии и средства автоматизированного ввода документов в компьютер (в том числе и рукописный).

3. Технологии текстового и графического вида обработки документов, позволяющие просто и оперативно вносить в них изменения.

4. Технологии и системы их реализующие в электронной транспортировке документов.

5. Технологии доступа к справочной документации через базы данных.

Содержание технологического процесса:

- Составление технологической карты на языке носителя информационного ресурса;

- разбиение технологической карты на блоки;

- перевод информационного ресурса носителя в блоке на цифровой язык компьютера;

- запись в АЛУ компьютера логических композиций в формулах Булевой алгебры

- преобразования в цифровом пространстве АЛУ информационного ресурса носителя в

информацию о движении объекта

Главным условием документационного обеспечения управленческой деятельности в современных условиях является умение использовать компьютерные средства документирования.

К основным задачам документационного обеспечения управленческой деятельности относятся:

Составление отчётов.

Поиск информации (сведений, сообщений) для базы данных.

Составление расписания.

Обмен информацией между подразделениями ОПС (организационно – производственными системами), вплоть до зарубежных.

Условия для перечисленных задач:

Наличие современного ЭВМ.

Наличие программного обеспечения, позволяющего формировать документацию для внутреннего пользования в виде отчётов баз данных, записок.

Современные средства связи (модемы, спутники, устройства организации выхода в сеть).

Особенности документационного обеспечения при написании отчётов.

Документационное обеспечение отчётов по НИР, авансовых проектов (ован. проекты), рабочей конструкторской документации (РКД).

В состав каждого из выше перечисленного документов входит титульный лист, введение, реферат, содержание, список дополнений, выводы.

Лекция 5: Компьютерные технологии подготовки текстовых документов и документооборота.

Технологии подготовки текстовых документов включают следующие операции:

Выбор стилей и шрифтов.

Оформление абзацев.

Оформление страниц.

Проверка орфографии.

Введение таблиц.

Набор текста.

Редактирование текста.

Печать.

Компьютерные технологии подготовки текстового документа отображают в виде модели, перечисленные технологические операции реального процесса создания документа созданной на языке ЭВМ

Компьютерные технологии позволяют передать информацию пользователю о том, как готовить документ в следующей последовательности:

1. Набираем и редактируем текст.

1.1.Советы начинающим.

1.2.Если вы ошиблись.

1.3.Перемещение по тексту.

1.4.Поиск.

1.5.Вставка отдельных символов.

2. Работаем с шаблонами и стилями

2.1.Шаблоны.

2.2.Стили (имеют название, формат).

2.3.Как создать стиль (описаны способы создания нового стиля в редакторе).

2.4.Как использовать стиль (описана последовательность действий с компьютером по использованию готовых стилей и приведён пример использования стилей (демонстрация)).

2.5.Базирование стилей.

3. Шрифтовое оформление документа.

3.1.Выбор шрифта.

3.2.Характеристика шрифта.

3.3.Смешение стилей.

3.4.Кернинг (сближение в керниговых парах / интервал между буквами).

4. Оформление абзаца.

4.1.Абзац.

4.2.Геометрия.

4.3.Поведение на странице.

4.4.Оформление и фон.

4.5.Роль в тексте.

4.6.Табуляция.

5. Оформление страниц.

5.1.Формат и поля.

5.2.Нумирация страниц и колонтитулы.

5.3.Списки.

5.4.Врезки.

5.5.Колонки.

5.6.Разделы документов.

Работа с таблицами.

Проверка орфографии.

Серверное обслуживание.

Приведённые выше действия с текстовыми документами обычно в любом редакторе сопровождаются сервисным обслуживанием, которое включает справочную систему.

Все редакторы (Лексикон, FOX PRO, КВАДРО PRO, MS Word и др.)

в справочную систему, как правило, включают:

- Начальные сведенья.

- Получение справки.

- Установка и удаление редактора.

- Запуск программ и работа с файлами.

- Открытие, создание и сохранение документа.

- Ввод, перемещение, выделение текстовых фрагментов.

- Правка и сортировка.

- Проверка правописания.

- Формирование.

- Разметка страниц.

- Импорт рисунков и графических объёмов.

- Таблицы и графики.

- Работа с документами.

- Совместное использование данных разными пользователями.

- Работа с электронными документами и Интернетом.

- Создание составных документов.

- Печать.

- Настройка редактора.

- Пользователям редактора (советы).

- Лицензионное соглашение.

Редакторы бывают:

Пользовательские (Лексикон, Word).

Версия 5.1 «Лексикона» (рис. 1) — новая версия полнофункционального текстового редактора, разработанного специально для российских пользователей и учитывающего особенности русского языка, оформления документов и ведения делопроизводства. Обладает рядом отличительных особенностей, делающих этот редактор простым, но эффективным и удобным средством работы с документами. «Лексикон» совершенно невосприимчив к вирусам, Система управления документами« Сравнение документов «Умное» чтение текстовых файлов Исправление языково-регистровой ошибки набора Библиотека шаблонов документов, используемых в российском делопроизводстве Печать брошюр

EditPad Lite Многофункциональный текстовый редактор с удобным интерфейсом. Помимо DOS и Windows кодировок умеет читать UNIX и Мас тексты. В EditPad Lite имеется мощная система поиска и замены текстовой информации. Windows XP/Vista/7 |

Специализированные EmEditor Текстовый редактор, который может работать со многими языками программирования. В программе имеется подсветка синтаксиса ASP, C#, C++, CSS, HTML, Java, JavaScript, JSP, Pascal (Delphi), Perl, Python, PHP, SQL, VBScript. Windows 2000/XP/2003/Vista/7

(FOX PRO, КВАДРО PRO).

Notepad++ Текстовый редактор для программистов и веб-дизайнеров. Notepad++ обладает хорошей функциональностью и удобным интерфейсом и при этом отличается быстротой работы. Windows 98/ME/2000/XP/2003/Vista/7 | Многоязычный интерфейс

Современные редакторы, обычно, включаются в программный пакет “Офис”.

Наиболее распространённым является “Русский офис” и “MS Office”.

Документооборот – это последовательность прохождения документа от момента первой записи в учётном журнале до появления записи о сдачи его в архив.

Документооборот по времени, как правило, занимает от месяца до 2-3 лет. В архиве 5-10 лет.

Документооборот имеет следующие стадии:

До обработки.

В компьютерах подразделение участников не упорядочено, документы кодируются по входящим и исходящим номерам. В конструкторской документации кодируется в соответствии с о структурой кода, принятого га предприятии.

В процессе обработки.

Стадия связана с движением документов до архива.

После обработки.

Стадия связана с движением документов до архива.

Каждое предприятие, участвующее в процессе документооборота, при создании системы автоматизации, исходит из следующих критериев:

Масштаб предприятия.

Компьютерная квалификация персонала по обработке документов.

Объём управленческих функций.

Обучаемость при освоении системы документооборота.

Ёмкость сетей.

Надёжность системы электронного документооборота.

Степень защиты от несанкционированного доступа.

Программы, обеспечивающие электронный документооборот.

“1C: электронный документооборот”.

В рамках этой программы операции, выполняемые автоматически:

Автоприёмка документов.

Сортировка документов по входящим и исходящим.

Поддержка нескольких списков документов.

Сохранение, уничтожение по заранее введённым признакам.

“1С: электронная почта”.

Обеспечивает приём и отправки документов. Согласованна с MS Office.