Передача дел в архив организации

В архив, как правило, передают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и дела по личному составу. Передачу дел производят только по описям. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранят в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства в специально выделенном помещении. В архив их передают в исключительных случаях и только в соответствии с решением руководителя организации. Передают такие дела по описям или номенклатуре дел.

Дела постоянного хранения передают в архив, как правило, через год после окончания дел в делопроизводстве. Передачу дел осуществляют по графику, который составляет заведующий архивом (ответственный за архив). График согласовывают с руководителями подразделений, передающих дела в архив, и затем представляют на утверждение руководителю организации.

В период подготовки дел для передачи в архив проверяют правильность их оформления, а также соответствие дел, включенных в опись, номенклатуре дел. Недостатки в оформлении и формировании дел устраняют. На отсут­ствующие дела составляют справку, в которой излагают причины отсутствия дел (переданы в другое подразделение, находятся у руководителя организации, предусмотрены по номенклатуре, но не были заведены и т.п.).

Дела доставляют в архив увязанными в связки. Если вместе с делами передаются регистрационно-контрольные картотеки, то заголовок каждой картотеки включают в опись.

Прием каждого дела производят поединично в присутствии работника структурного подразделения. Напротив описательной статьи каждого дела в обоих экземплярах описи делают отметку о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дату приема-передачи дел. Там же сотрудники архива и лицо, передающее дела, ставят свои подписи.

При передаче особо ценных дел проверяют количество листов в делах (т.е. дела принимают полистно).

Фондирование документов. Систематизация дел в пределах фонда

В архиве организации документы группируются по фондам. Этот вид работы называют фондированием·. В ходе фондирования в архивах уточняют (определяют) фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы самого фонда и документов фонда. Фонд является основной учетной единицей документов архива и не подлежит дроблению.

Комплекс документов, образующихся в деятельности одной организации, независимо от того, является она юридическим лицом или нет, составляет документальный фонд организации".

Часть документального фонда, которая имеет научное, историческое, социально-культурное, политическое, а также практическое значение, составляет архивный документальный фонд организации. Каждому фонду, поступившему в архив, присваивают название и номер. Номер фонда присваивают каждому вновь поступившему фонду в порядке поступления. Документы постоянного хранения таких организаций входят (или передаются) в состав Архивного фонда РФ.

Решение о принадлежности архивного фонда организации к составу государственного Архивного фонда РФ принимают территориальные экспертно проверочные методические комиссии, функционирующие при территориальных архивных организациях. Например, в Санкт-Петербурге это Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия (ЦЭПМК) при Архивном управлении Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Организация, образующая в процессе своей деятельности документальный (архивный) фонд, называется фондообразователем.

Названием фонда служит точное официальное название фондообразователя. В настоящее время в связи с появлением новых форм собственности, когда на базе государственных предприятий возникли акционерные общества, одним из наиболее типичных случаев является хранение в архивах современных акционерных обществ фонда(ов) государственной организации предшественника и второго фонда, принадлежащего существующему ныне акционерному обществу.

ОIIPЕДЕЛЕНИЕ (УТОЧНЕНИЕ) ФОНДОВОЙ IIPИНАДЛЕЖНОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ФОРМИРОВАНИЕ ФОНДА

Для того чтобы определить или уточнить принадлежность документов к данному фонду, необходимо изучить документы организации и определить их принадлежность к составу документации данной организации.

Входящие документы относят к фонду той организации, которой они получены. Их фондовую принадлежность определяют:

• по названию адресата;

• по отметке о регистрации (оттиску штампа для регистрации входящих документов);

• по содержанию документа, которое отражает функции и характер деятельности фондообразователя;

• по резолюциям, содержащим фамилии руководителей данной организации и т.д.

Копии (отпуски) исходящих документов относят к фонду той организации, в которой они составлены. их принадлежность к фонду определяют:

• по подписи руководителя;

• по визам;

• по содержанию документа.

Документы внутреннего обращения относят к фонду той организации, которая является автором этих документов, их принадлежность определяют:

• по названию организации - автора документа, которое указано на общем бланке;

• по подписи руководителя;

• по визам;

• по содержанию документа.

При определении фондовой принадлежности дел и документов следует руководствоваться определенными правилами. Один и тот же фонд составляют документы, накопившиеся до и после:

• реорганизации (преобразования), которая не привела к коренному изменению деятельности, а вызвала только частичное изменение ее задач, функций и т.д.;

• изменения подчиненности, структуры, штатов, печати и т.д.;

• полного или частичного изменения названия в результате реорганизации, присвоения ей почетного имени, награждения орденом и т.д.;

• изменения территориальных границ деятельности организации;

• перемещения организации из одного района в другой;

• изменения административно-территориального деления;

• временного прекращения деятельности организации и восстановления своих функций.

При ликвидации организации законченные делопроизводством дела включают в состав фонда ликвидируемой организации, не законченные делопроизводством дела входят в состав фонда организации-преемника.

Дела, производство которых велось последовательно в двух или более организациях, включают в состав фонда той организации, в которой они закончены делопроизводством.

Личные дела, переданные в другие организации в связи с переводом сотрудников, включают в состав фонда той организации, в которую переведены сотрудники.

Ошибочно включенные в фонд дела изымают и присоединяют к тому фонду, к которому они относятся.