Запитання для самоперевірки

1. Які загальнонаукові поняття включає понятійний апарат керування документацією?

2. Які інформаційні категорії впроваджені у сферу керування документацією?

3. Які наукові дисципліни розробляли понятійний апарат керування документацією?

4. Коли вперше здійснена спроба уніфікації понятійного апарату сфери документування управлінської діяльності та організування роботи з управлінськими документами?

5. Які новації останнього Національного термінологічного стандарту ДСТУ 2732:2004?

6. Яка дефініція поняття “керування документацією” в останньому термінологічному стандарті?

7. Які особливості тлумачення поняття Recordkeeping в зарубіжній практиці?

8. Які є розбіжності в термінологічних стандартах України і Росії?

Завдання для самостійної роботи

1. Укласти перелік національних і міжнародних термінологічних словників і стандартів з архівознавства, інформації і документації.

2. Сформулювати концепцію підготовки міжнародного термінологічного словника з керування документаційними процесами.

Література: 18–21, 27, 33, 34–36, 48, 73, 78, 79, 121, 126, 127

Тема 3. Об’єкт, предмет та методологічна характеристика керування документацією

Поняття про об’єкт дослідження окремої галузі наукових знань. Поняття про об’єкт і предмет наукової та навчальної дисципліни: гносеологічні підходи. Визначення об’єкту керування документацією з точки зору інформаційних підходів. Документована управлінська інформація як складова інформаційних ресурсів в системі управління. Структура документованої управлінської інформації. Управлінські документи та документи другого документального рівня. Поняття “системи документування” (“системи документації”) та “документні системи”. Документні системи управлінського походження.

Предмет керування документацією, його емпірична та теоретико-методологічна частини. Емпірична частина предмету керування документацією як наукової і навчальної дисципліни: закономірності становлення й еволюції керування документацією як сфери практичної і наукової діяльності; місце керування документацією в системі та процесах управління; функції керування документацією в управлінні; технології керування документацією (порядок створення, обробки і руху документованої управлінської інформації); законодавча і нормативно-методична база керування документацією. Теоретико-методологічна частина предмету керування документацією як наукової і навчальної дисципліни: аналіз понятійного апарату (дві групи понять – поняття власне керування документацією, розроблені документознавством, архівознавством, інформаційним менеджментом та загальнонаукові поняття); міждисциплінарні зв’язки керування документацією.

Методологічна характеристика керування документацією. Єдність теорії і методу – необхідна умова існування наукової дисципліни. Основна функція теорії і методу. Загально методологічні положення керування документацією і теоретичні принципи наукової об’єктивності, історизму і всебічності вивчення предмету. Форми історичного методу і їх роль у вивченні керування документацією.

Методи аналітичний, системний, інформаційний, Аналіз – метод дослідження, що складається в уявній декомпозиції явища як цілого на складові – більш прості частини, виділення окремих сторін, властивостей, зв'язків. Аналіз займає важливе місце у вивченні об'єктів матеріального світу. Але він складає лише перший етап процесу пізнання. Для збагнення об'єкта як єдиного цілого не можна обмежуватися вивченням лише його складових частин. У процесі пізнання необхідно розкривати об'єктивно існуючі зв'язки між ними, розглядати їх у системі, у єдності. Перейти від вивчення окремих складових частин об'єкта до вивчення його як єдиного зв'язаного цілого можливо тільки в тому випадку, якщо метод аналізу доповнюється іншим методом – синтезом. Синтез – метод дослідження, що складається в уявному з'єднанні окремих сторін, властивостей, зв'язків складного явища і збагнення цілого в його єдності. Індукція – метод переходу від знання окремих фактів до знання загальних закономірностей, істотних і необхідних зв'язків. Дедукція– метод переходу від загальних пропозицій до часток, висновок нових істин з відомих за допомогою законів і правил логіки. За допомогою дедукції, за умови істинності посилок, одержуємо достовірне знання про світ. Моделювання – науковий метод, заснований на використанні як засіб пізнання моделей і висновку за аналогією. Під аналогією розуміється подоба, подібність якихось властивостей, ознак або відносин у різних у цілому об'єктів. Якщо робиться логічний висновок про наявність якої-небудь властивості, ознаки, відносини в досліджуваному об'єкті на підставі встановлення його подібності з іншими об'єктами, то цей висновок називають умовиводом за аналогією. Модель – уявна або матеріально реалізована система, що, відтворюючи визначені сторони об'єкта дослідження, здатна заміщувати його в процесі вивчення. Модель і об'єкт мають подібність у визначеному строго зафіксованому відношенні (однобічне і неповне відображення оригіналу). Ця подібність і дозволяє переносити результати, отримані при пізнанні моделі, на оригінал. Необхідність використання моделювання обумовлена тим, що об'єкт дослідження надзвичайно складний або його пряме дослідження економічно недоцільне. Моделі дають можливість: наочно представити об'єкти; перевірити ті або інші гіпотези; виступають джерелом нових гіпотез.

емпіричний,

Спостереження – планомірне (проводиться строго за планом, складеному виходячи з задачі дослідження), цілеспрямоване (для рішення визначеної задачі), систематичне сприйняття предметів і явищ зовнішнього світу. Спостереження фіксує і реєструє факти, описує об'єкт дослідження, забезпечуючи емпіричну інформацію, необхідну для постановки нових проблем і висування гіпотез. У сучасній науці спостереження зв'язане із широким використанням приладів (мікроскопи, телескопи, рентгенівські апарати, космічна фотографія), що, по-перше, підсилюють органи почуттів і розширюють можливості спостереження, а, по-друге, знімають визначений наліт суб'єктивізму з оцінки явищ, що спостерігаються. З іншого боку, у сучасній науці усвідомлюється залежність спостережень від теоретичної установки спостерігача. Важливою функцією спостереження є не тільки нагромадження емпіричної інформації, але і перевірка гіпотез і теорій. Експеримент – це метод пізнання, при якому явища вивчаються в контрольованих і керованих умовах. Суб'єкт активно втручається в процес дослідження, впливаючи на об'єкт дослідження за допомогою спеціального інструментарію і приладів, цілеспрямовано і фіксовано змінює об'єкт, виявляючи нові його властивості. Завдяки цьому дослідникові вдається ізолювати об'єкт від впливу побічних явищ і вивчати явище в чистому виді; планомірно змінювати умови протікання процесу; багаторазово відтворювати хід процесу в строго фіксованих умовах і умовах, що піддаються контролю. Експеримент – це: - засіб накопичення і вивчення фактів, що складають емпіричний базис теорії (дослідницькі експерименти); - об'єктивний критерій істинності тих або інших теоретичних положень і гіпотез (перевірочні експерименти). Результати експериментів фіксуються за допомогою опису – процедури, що складаються у фіксації результатів спостережень і експериментів за допомогою різних мовних засобів, знаків, формул,

На теоретичному рівні наукового пізнання вчений досліджує не емпіричний об'єкт, а деякий теоретичний конструкт, що формується за допомогою абстрагування й ідеалізації. Абстрагування – нехтування несуттєвими властивостями, зв'язками об'єктів і одночасне виділення, фіксування однієї або декількох сторін цих об'єктів, які цікавлять дослідника. Ідеалізація – прийом науково-теоретичного дослідження, заснований на процесі абстракції, формування ідеалізованого об'єкта. Ідеалізовані об'єкти не існують у дійсності – наприклад, геометрична точка, пряма, абсолютно чорне тіло, ідеальний газ і т.п. Створення ідеалізованого об'єкта дозволяє виділити істотні його сторони, спростити і завдяки цьому уможливити застосування для його опису точних кількісних методів.

прогностичний, функціонального аналізу, моделювання та їх застосування в сфері керування документацією. Сучасні тенденції розвитку керування документацією та нові методологічні підходи: управління (керування) документацією, інформаційний менеджмент.