12.Порядок утверждения документов. Виды утверждения

Утверждение оформляется двумя способами:

-проставления грифа утверждения

-издание специального распорядительного документа с указанием его данных

Виды утверждения:

-утверждение руководителем

-путем издания другого документа

13.Понятие «системы документации», развитие системы документации

Система документации – совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, виды, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

Развитие

Появление систем документации в России было связано с рождением и становлением централизованного государства усложнением аппарата управления. В числе первых выделилась система общего делопроизводства. В дальнейшем стали выделяться системы документации, предназначенные для реализации отдельных функций управления. Среди них была, в частности, возникшая в XVI—XVII веках система бухгалтерского учёта, Тогда же появляется система статистического учёта, включавшая писцовые книги, переписные книги. В XVIII веке к ним добавляется статистическая отчётность, а начиная со второй половины следующего столетия, — материалы первой всероссийской переписи населения.

Во второй половине XIX века стала складываться система коммерческой документации— контракты, соглашения, акции, облигации и т. п.

Ещё в условиях дореволюционной России сложилась система дипломатической документации.

Вскоре после образования централизованного государства стала формироваться система военной документации, получившая широкое развитие в период существования Российской империи. В дореволюционной России сложились также системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, капиталистческих предприятий. После прихода к власти большевиков в составе и содержании систем документации произошли качественные изменения. Некоторые системы документации исчезли, к примеру коммерческая система. Вместе с тем появились совершенно новые — система плановой документации; система документации по материально-техническому снабжению; документация по ценообразованию1. Особую значимость получила достигшая огромных размеров система документации правящей коммунистической партии.

Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития Российского государства и общества сформировались десятки функциональных систем документации, с переходом страны на рыночный путь развития в последние полтора десятилетия появился ряд новых систем документации (система предпринимательской, налоговой документации и др.), а многие старые системы претерпели существенные изменения (банковская, бухгалтерская, документация по труду и др.).

14.Виды бланков, правила их составления и оформления

Бланком документа называют стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами.

Предусмотрены три вида бланков:

-для писем;

-общий;

-конкретного вида документа.

Различия между этими бланками состоят в том, что в бланке ДЛЯ ПИСЕМ содержатся следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования);

• эмблема, товарный знак (знак обслуживания);

• код организации по ОКПО;

• наименование вышестоящей организации (если оно имеется);

• наименование организации;

• справочные данные об организации • дата;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

На ОБЩИХ бланках, которые могут быть использованы для составления любых видов документов (кроме писем), отражаются наряду с вышеуказанными реквизитами заголовок к тексту, отметка о контроле, гриф утверждения.

Бланк КОНКРЕТНОГО вида документа применяют для отдельных видов документов, на которых типографским способом печатают наименование вида документа, например: «приказ», «распоряжение» и др.