1 Назначение и цели

Цель работы заключается в автоматизации процесса учета в розничной торговле магазина канцтоваров «Stationery» с помощью средств MS Office Access, а также изучение средств разработки.

Основные задачи:

• Изучение предметной области предприятия

• Подготовка технической документации

• Выбор средств разработки программного приложения.

• Разработка структуры системы и модели базы данных системы.

• Проектирование пользовательского интерфейса.

1.2 Исследование объекта

1.2.1 Исследуемый предмет

Исследуемым предметом данной работы будет магазин ОАО «Stationery» организованный с целью получения прибыли. Основной вид деятельности – розничная продажа канцтоваров.

Магазин – стационарный пункт розничной торговли, занимает отдельное помещение и имеет торговый зал для покупателей. В функции склада входят создание необходимого ассортимента для выполнения заказов покупателей. Накопление и сохранение позволяет осуществлять непрерывное возобновление и поставку на базе созданных товарных запасов. Склад используется как промежуточное звено в цепочке производитель-покупатель.

Рассмотрение процесса реализации товара и его декомпозиция позволит получить общее представление о функционировании отдела продаж, а также выявить те работы, которые требуют автоматизации, для увеличения скорости и качества их выполнения. В итоге это увеличит производительность труда, и как следствие, прибыль организации.

На основании информации, полученной в результате анализа предметной области можно построить модель процессов, протекающих в данной предметной области (Рисунок 1).

Деятельность магазина канцтоваров основывается на трех бизнес-процессах:

• Основные бизнес-процессы – непосредственно ориентированы на производство продукции, представляющие ценность для клиента и обеспечивающие получение дохода для предприятия. Сюда входит: закупка, хранение и продажа товаров.

• Обеспечивающие бизнес-процессы – вспомогательные бизнес-процессы, которые предназначены для обеспечения выполнения основных процессов. Фактически обеспечивающие бизнес-процессы снабжают ресурсами всю деятельность организации. Обеспечение работы магазина в соответствии с правилами техники безопасности, пожарной безопасности, охраны труда. К ним относятся: обеспечение работы магазина, информационно-техническое обеспечение и бухгалтерский учет.

• Бизнес-процессы управления – это бизнес-процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне текущих действий и бизнес-системы в целом. Состоит из отделов: маркетинга, оперативного управления, управления финансами и персоналом.

Рисунок 1 – Диаграмма дерева узлов (Node Tree Diagram)

Основной частью проектирования базы данных является построение концептуальной модели данных. Данная модель строится на основании информации, полученной в результате анализа предметной области.

Адекватными инструментальными средствами, поддерживающими структурный подход к созданию информационных систем, являются так называемые CASE-системы автоматизации проектирования. CASE-технологии и инструментальные CASE-средства позволяют максимально систематизировать и автоматизировать все этапы разработки систем.

Вся работа состоит из трех диаграмм: контекстная, диаграмма потоков данных (DFD) и диаграмма IDEF3 (предназначена для описания логики взаимодействия информационных потоков).

Контекстная диаграмма отражает интерфейс системы с внешним миром, а именно, информационные потоки между системой и внешними сущностями, с которыми она должна быть связана. Она идентифицирует эти внешние сущности, а также, единственный процесс, отражающий главную цель или природу системы насколько это возможно (Рисунок 2).

Рисунок 2 – Контекстная диаграмма магазина канцтоваров

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потен­циала на должном уровне. Организация находится в состоянии по­стоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания (Таблица 1).

Таблица 1 – Связь с внешней средой

Внешняя среда (со стороны входа):	Внешняя среда (со стороны выхода):
1	2
Соискатели работы Поставщики (магазины, базы) Покупатели Налоговая инспекция Учебное заведение Политические факторы Экономические факторы Вышестоящая организация Законы Страховые компании Коммерческие банки Государственные органы Рынок спроса продукции Заказчики Рынок товаров Прибыль Инвесторы	Покупатели Налоговые органы Органы социальной защиты Коммунальные службы Биржи труда и кадровые агентства Пожарная служба СМИ Государственные органы Коммерческие банки (кредиты) Вышестоящие органы

Для извлечения максимальной прибыли компания придерживается определенной политики бизнес-процессов.

Бизнес-процесс должен быть:

• описанным;

• оптимальным;

• действительно выполняться согласно описанию.

От эффективности бизнес-процессов напрямую зависит конкурентоспособность и прибыльность компании. Владельцы и менеджмент компании получают следующие выгоды от формализации и оптимизации процессов:

• Четкое понимание того, как работает компания.

• Стандартизацию процессов (когда они не описаны, каждый работник выполняет задачи в меру своего понимания и таланта).

• Снижение издержек.

• Повышение качества работы.

• Возможность осознанно улучшать деятельность компании (оптимизировать процессы), в том числе оптимизировать взаимодействие подразделений.

Бизнес-процессы магазина «Stationery» можно разделить на три категории (Рисунок 3):

• основные бизнес-процессы;

• обеспечивающие бизнес-процессы;

• бизнес-процессы управления.

Рисунок 3 – Декомпозиция контекстной диаграммы

К основным бизнес-процессам относят (Рисунок 4):

• покупка товаров;

• хранение;

• продажа.

Основные бизнес-процессы решают такие задачи, как: договора с поставщиками и партнерами, формирование товарного ассортимента, заказ, оплата и прием товара, постановка товара в базу данных и перемещение в торговый зал, ценообразование, реализация и списание товара, консультации персонала. Так же оформление чеков продажи, и по окончании смены сводного отчета по фискальному регистратору, с учетом возвращенных товаров в смену; возвраты товаров от покупателей; инвентаризация товара на складе магазина; перемещение денежных средств между магазином и внутренней кассой торгового предприятия и т.д.

Основные бизнес-процессы приносят компании текущую прибыль и являются центрами прибыли.

Рисунок 4 – Декомпозиция основных бизнес-процессов

К обеспечивающим бизнес-процессам относят (Рисунок 5):

• обеспечение работы магазина;

• информационно-техническое обеспечение;

• бухгалтерский учет.

В отличие от основных бизнес-процессов, обеспечивающие имеют другие цели и предназначения. Если основные бизнес-процессы приносят деньги, производя продукт и удовлетворяя потребности клиента, то обеспечивающие процессы поддерживают инфраструктуру организации. Клиент за них не готов платить деньги, но эти процессы нужны для того, чтобы компания существовала. Клиентами обеспечивающих процессов являются подразделения и сотрудники организации, которых при описании процессов называют внутренними клиентами.

Обеспечивающие бизнес-процессы могут производить продукты, которые могут продаваться на внешнем рынке, но эти продукты не являются основными, они являются второстепенными или побочными. Обеспечивающие бизнес-процессы не имеют стратегического значения. По мере функционирования компании может быть принято решение сделать побочный продукт основным. В этом случае обеспечивающий бизнес-процесс превращается в основной. Компания может отдать свой обеспечивающий бизнес-процесс на аутсорсинг, в случае если во внешней среде существуют другие организации, которые могут выполнить данный бизнес-процесс более дешево, быстро и качественно в виду своей специализации и наличия больших компетенций и опыта.

Рисунок 5 – Декомпозиция обеспечивающих бизнес-процессов

К бизнес-процессам управления относят (рисунок 6):

• Маркетинг;

• Стратегическое управление;

• Управление финансами;

• Управление персоналом.

К группе управленческих относят следующие бизнес-процессы:

Процессы, которые обеспечивают выживание, конкурентоспособность и развитие организации и регулируют ее текущую деятельность.

Процессы, прямой целью которых является управление деятельностью организации.

Отличительными особенностями процессов управления является их типовая структура. Различие между управленческим процессами определяется спецификой объектов управления, которыми они управляют. Например, бизнес-процесс "Управление финансами" управляет объектом "деньги", бизнес-процесс "Управление маркетингом" управляет объектом "клиент", бизнес-процесс "управление персоналом" - объектом "Персонал" и т.д.

Рисунок 6 – Бизнес-процессы управления

Из всех бизнес-процессов нас интересует «Формирование ассортимента продукции». Рассмотрим его подробнее.

Известно, что полнота удовлетворения покупательского спроса и качество торгового обслуживания субъектов рынка зависят от наличия необходимого количества товаров определенного наименования, т.е. соответствующего товарного ассортимента. Т.к. в процессе движения от изготовителя до потребителя часть товарной массы сосредотачивается на складах изготовителя продукции, в пунктах отправления и назначения, на транспортных средствах, на складах посреднических организаций, у потребителей, то необходима группировка товаров, в соответствии с определенными признаками, заключенными в понятие «ассортимент».

Ассортимент товара – определенная совокупность, перечень товаров различных видов, сортов, объединяемых по какому-либо признаку (способу производства, назначению, размеру и т.д.) Ассортимент характеризует состав товаров производственно-технического назначения и народного потребления.

Одним из универсальных и распространенных методов анализа ассортимента является метод ABC-анализа. С помощью этого метода осуществляется классификация или распределение существующей совокупности соответственно избранным критериям на три группы, а именно А, В и С. Эта классификация показывает одновременно ранг и позволяет выделить основные пункты, особенно важные для целенаправленных мероприятий управления.

XYZ-анализ - статистический метод, позволяющий анализировать и прогнозировать стабильность продаж отдельных видов товаров и колебания уровня потребления тех или иных ресурсов. Если ABC-анализ показывает вклад товара в результат магазина, то XYZ-анализ показывает стабильность или нестабильность спроса.

Совмещенный анализ позволяет в полной мере рассмотреть весь ассортимент и понять, как можно управлять теми или иными группами и категориями товаров, а так же позволяет сформировать ассортимент продукции (Рисунке 7). Использование совмещенного ABC- и XYZ- анализа позволит:

• повысить эффективность управления товарными запасами и закупками товара;

• выработать оптимальную закупочную политику в отношении каждого вида товара;

• выявить товары - «звезды» и товары-аутсайдеры и увидеть пути развития ассортимента

Рисунок 7 – IDEF3 диаграмма «Формирование ассортимента продукции»

Рассмотрим движение документов при осуществлении розничной торговли (Рисунок 8, 9).

На предприятии существуют следующие виды документов:

1. приходные накладные

2. расходные накладные

3. налоговая накладная

4. договор

5. всевозможные отчетности

6. гарантийные талоны и др.

Рисунок 8 – DFD диаграмма «Розничная торговля»

Рисунок 9 – Модель бизнес-процесса «Поставки»

Рассмотрим движение документов и информации в строительном магазине. Кладовщик формирует информацию о состояние склада на основе документации. Далее отдел закупок анализирует потребность и составляет заявку на закупку товара. После получения товара от поставщика продукция проверяется и отправляется на складирование. Покупатель производит запрос у продавца, при наличии товара происходит продажа и списание товара со склада.

Обмен информацией между сотрудниками или между различными отделами осуществляется с помощью бумажных отчетов.

1.2.2 Решение поставленных вопросов

Решением поставленных вопросов может служить только наиболее правильно поставленная задача (с учётом всех пожеланий сотрудников и руководителей магазина), разработана программа, протестирована и отлажена, и предоставлена заказчику.

1.3 Концептуальная модель

1.3.1 Концептуальная модель данных

Описание программного модуля

Рисунок 10 - Концептуальная модель данных

1.3.2 Постановка задачи

Наша задача состоит в разработке такой базы данных, которая бы удовлетворяла всем запросам данной деятельности, была удобной и простой для использования сотрудниками, могла быть конкурентоспособной перед выбором других разработчиков. Решение данной задачи поможет сократить время обслуживания клиентов, облегчит работу сотрудникам магазина. Решение задачи предназначено для облегчения работы сотрудников магазина канцтоваров. Кроме того, автоматизация данных задач на сегодняшний день является обязательным требованием, позволяющим магазину оставаться конкурентоспособным.