7 Облік розрахунків з підзвітними особами за коштами , виданими на господарські операції та на відрядження.

ПІДЗВІТНІ ОСОБИ – це працівники даного підприємства, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Якщо працівник підприємства здійснює операції з готівкою від імені підприємства на такі розрахунки поширюється 10-тисячне обмеження. При цьому кількість підприємств (підприємців) за день, з якими здійснюються розрахунки, не обмежується. Зазначене обмеження не поширюється на використання коштів, виданих на відрядження, на закупівлю сільськогосподарської продукції.

Розмір перевищення встановленої суми розрахунково додається до фактичних залишків готівки в касі на кінець дня підприємства і порівнюється із затвердженим лімітом каси. При перевищенні встановлених лімітів залишку готівки в касах до підприємства застосовується штраф у двохкратному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день.

Згідно з Положенням № 637 видача готівки під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини (крім металобрухту) дозволяється на строк не більше 10 робочих днів від дня видачі готівки під звіт, а на всі інші виробничі (господарські) потреби — не більше 2 робочих днів.

Якщо працівнику підприємства видається одночасно готівка як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань, то строк, на який видано готівку, може бути подо­вжено до завершення терміну відрядження.

Здати невитрачений залишок готівки слід не пізніше наступного дня за днем отримання такої готівки (при закупівлі сільгосппродукції та заготівлі вторсировини (крім металобрухту) — не пізніше десятого робочого дня від дня отримання готівки).

СЛУЖБОВИМ ВІДРЯДЖЕННЯМ вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Строк поїздки Україною не може перевищувати 30-ти днів, а за кордон – 60-ти

Підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане забезпечити його грошовими коштами (авансом) у розмірах, установлених нормативно-правовими актами про службові відрядження.

Підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження - день прибуття транспортного.

Для обліку розрахунків з підзвітними особами призначено рахунок 372 “Розрахунки з підзвітними особами”.

За дебетом рахунку відображається видача коштів підзвітній особі,

за кредитом – списання затверджених сум на відповідні рахунки.

Сальдо може бути як дебетовим, так і кредитовим.

Первинні документи

Направлення працівників підприємства у відрядження здійснюється керівником підприємства з оформленням наказу

ЗВІТ ПРО ВИКОРИСТАННЯ ГРОШОВИХ КОШТІВ, НАДАНИХ НА ВІДРЯДЖЕННЯ АБО ПІД ЗВІТ – документ типової форми, що подається підзвітними особами, в якому зазначаються отримані в підзвіт суми, фактично здійснені витрати, залишок підзвітних сум, або їх перевитрачання, розрахунок штрафу та сума утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт.

• Звіт подається за встановленою формою до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує відрядження або завершує виконання цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що видав кошти під звіт

• Якщо під час службового відрядження платник застосовував Платіжні Картки: з отриманням готівки, він подає Звіт і повертає надміру витрачену суму до закінчення 3-го  банківського дня після завершення відрядження; для проведення безготівкових розрахунків, а строк подання  Звіту не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець може продовжити такий строк до 20 банківських днів.

У разі, коли платник податку не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, то така сума підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб за ставками 15% або 17 %.

Разом із звітом подаються посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, і документи в оригіналі, що підтверджують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат.

Підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує фактичні витрати відрядженим працівникам на наймання жилого приміщення з урахуванням побутових послуг, що надаються в готелях.

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду.

За час затримки в місці перебування у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи), норми яких встановлені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України.

Добові витрати відрядженням у межаx теритoрії України: від 30 грн до 20 %, a для відряджень зa кордон: від 60 грн до 75% мінімальної заробітної плати, встановленої зaконoм на 01 січня податкового (звітнoго) рoку, в розрахунку за кoжeн календарний день такoгo відрядження

Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях або проїзних документів, оплачуються відрядженими за рахунок добових.

Власник (уповноважена, ним особа) може встановлювати додаткові обмеження щодо сум і цілей використання коштів, наданих на відрядження.

Не дозволяється відшкодування витрат на алкогольні напої, тютюнові вироби, видовищні заходи.

Нормативний документ: Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон (визначає правові засади регулювання відносин пов’язаних з відрядженням), положення 637

Проводки

1	Відображено суму авансу, виданого працівнику на відрядження або на господарські потреби	372	30
2	Списано витрати в межах норм, оплачені з підзвітних сум і затверджені керівником, на відповідні рахунки витрат	23, 91, 92, 93	372
3	Використано підзвітні суми для придбання основних засобів, інших необоротних матеріальних активів	10,11	372
4	Придбано підзвітною особою виробничі запаси, МШП, товари	20 , 22, 28	372

Відображення в облікових регістрах і звітності ф. №1 «Звіт про фінансовий стан», Журнал № 3