7.2. Разработка плана, этапов и сроков работы по проекту

Планированием называется непрерывный процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей. Логически оно связано с остальными основополагающими функциями менеджмента: организацией, мотивацией, регулированием, контролем, координацией, учетом и анализом.

Главное в планировании работ по инновационному проекту — непрерывное поддержание стратегии проекта с учетом происходящих изменений на пути к достижению целей. В проекте планируется предметная область (результаты проекта, их характеристики и комплекс работ), стоимость, время выполнения всего проекта и его отдельных этапов, качество, затраты, риски, объем поставок.

Наряду с общими принципами планирования в рассматриваемой области используются и принципы научной обоснованности работы, согласованности, доминирования стратегических аспектов, гиб» I кости и эластичности.

Принцип гибкости характеризует способность планов реагировать на проявления неучтенных факторов, отражать риски, свойственные рыночной экономике.

Принцип эластичности проявляется в способности сохранять необходимые резервы при оптимальных решениях и предусматривать плановые варианты. Планирование деятельности предприятий опирается на достигнутый уровень показателей в предыдущий отчетный период, производственную мощность и нормативы ее достижения. При составлении планов проектов отправными точками являются: ТЭО, научно-исследовательский и конструкторский по­тенциал, техническое задание (ТЗ) и договор на проведение НИОКР. ТЗ необходимы в обязательном порядке при выполнении про­ектов по заказу государственных органов, министерств и ведомств.

Различают разновидности ТЗ: на выполнение научно-исследовательских работ (НИР), на выполнение опытно-конструкторских работ (ОКР) и технологических работ.

ТЗ на выполнение НИР содержит следующие сведения:

• наименование темы НИР;

• исполнитель;

• заказчик;

• основание для разработки;

• статус работы;

• источник финансирования;

• исходные данные;

• состояние проблемы;

• цель работы;

• отличия, новизна, преимущества;

• содержание работы;

• конечный результат работы;

• область применения;

• внедрение результатов работы;

• права сторон;

• требования к представляемой продукции;

• условия приемки работ;

• стоимость работ;

• сроки выполнения работ;

• предмет нормирования;

• перечень основных исполнителей;

• требования к составу исполнителей;

• перечень рецензентов;

• особые условия.

Для проектов, имеющих локальный характер и невысокую стоимость работ, может применяться упрощенный вариант ТЗ на выполнение НИР'

• тема НИР;

• характеристика НИР;

• исполнитель (руководитель);

• вуз (организация), в котором проводится НИР;

• основание для проведения;

• направление научной деятельности вуза (организации), по которому проводится НИР;

• приоритетное направление науки и техники, по которому проводится НИР;

• коды темы по ГРНТИ (государственная регистрация научно- технической информации);

• ключевые слова и словосочетания, характеризующие тематику НИР и ожидаемые результаты;

• срок выполнения работы;

• плановый объем средств на проведение НИР;

• имеющийся научный задел;

• цели, содержание и основные требования к проведению НИР;

• ожидаемые результаты;

• научная, научно-техническая и практическая ценность ожидаемых результатов; технико-экономические показатели;

• предполагаемое использование результатов.

В ТЗ на выполнение ОКР добавляются технические (тактико- технические) требования; стадии и этапы разработки; порядок контроля и приемки. К тактико-техническим требованиям относятся:

• состав продукции и требования к конструктивному устройству (и ее содержанию);

• показатели назначения;

• требования к надежности;

• требования к технологичности;

• требования к уровню унификации и стандартизации;

• требования безопасности;

• эстетические и эргономические требования;

• требования к патентной чистоте;

• требования к составным частям продукции, сырью, исходным и эксплуатационным материалам;

• условия эксплуатации (использования);

• дополнительные требования (к учебной продукции, тренаже­рам, сервисной аппаратуре, стендам для проверки продукции и др.);

• требования к маркировке и упаковке;

• требования к транспортировке и хранению.

Планирование по проекту также учитывает качества целей. В процессе планирования идут от более значимых целей (вышестоящих) к менее значимым, рассматриваемым как задачи. Работы определяются по содержанию, после чего оценивается их продолжительность и стоимость.

Предметная область проекта определяется в результате его осмысления, в ней содержатся сведения о том, какая информация требуется для выполнения НИР, и перечислены методы, средства и способы, необходимы» для выполнения проекта. Например, можно воспользоваться методом структурной декомпозиции и техникой творческого процесса («мозговая атака», запись идей, творческая конфронтация, системно-техническое структурирование и др.). Для анализа результатов можно использовать технико-экономический анализ информации, функционально-стоимостный, системный и другие разновидности.

При выработке различных подходов к проекту и генерации вариантов осуществления проекта могут быть использованы:

• логические и интуитивные методы, включая вероятностные и альтернативные сетевые модели;

• имитационное моделирование;

• метод экспертных оценок;

• методы качественного анализа.

Для оценки доходов и прямых и косвенных затрат повсеместно применяется стоимостный анализ, в котором при оценке предпочтительности того или иного варианта используется набор критериев и показателей.

После определения предметной области составляется календарный план. На его основе организуется согласованная работа всех участников. Он определяет даты начала и окончания отдельных работ, их последовательность, исполнителей, ресурсы, стоимость, про­межуточные и конечные результаты по этапам, порядок приемки работ и в некоторых случаях — источники финансирования (если их несколько). В качестве примера ниже приводится форма этого документа, который служит обязательным приложением к договору (контракту) на выполнение НИР Календарные планы составляются на весь жизненный цикл проекта.

Для оценки продолжительности работ проекта используется информация об объемах и количественных характеристиках, используемых ресурсах и исполнителях. Чем больше исполнителей, тем короче про­должительность выполняемых работ. Но при этом возрастает стои­мость проекта, поэтому всегда существует система ограничений лимитирующих состав команды при планировании объекта по временным параметрам. Такими ограничениями прежде всего являются размер используемых материально-технических и других ресурсов и интенсивность выполнения работ.

Продолжительность отдельных работ, суммирующихся затем в этапы и направления, может бьггь определена различными методами:

• методом аналогии, если имеются сведения об аналогичных работах и проектах;

• анализом коммерческих баз данных по оценке продолжительности работ;

• использованием имеющейся в СНиПах, справочниках нормативной базы;

• применением экспертных оценок и учетом оптимистических, пессимистических и наиболее вероятных оценок времени при формировании сетевых моделей;

• моделированием с помощью генерации случайных чисел с учетом различных допущений (метод Монте-Карло).

Наибольшее распространение получили вероятностные методы определения продолжительности работ. При нормальном законе распределения применяется формула:

Т_ож =

где и минимально и максимально возможная продолжительность работ;

Т_нв наиболее вероятная продолжительность работ.

Чтобы уложиться в рамки установленных сумм бюджета, в любом проекте рассчитываются затраты на заработную плату команды, стоимость потребленных материалов, сырья и использования оборудования, оплата транспортных услуг и услуг связи и т.д.

Документ, в котором определены все необходимые расходы на подготовку и реализацию проекта, называется сметой затрат. В ней обосновываются:

• необходимость применения оборудования;

• необходимость приобретения материалов;

• объем и направления использования средств, относящихся к накладным расходам (транспортные, почтовые и коммунальные услуги, услуги связи, оплата текущего ремонта и т.д.); ч

• стоимость работ, выполняемых исполнителями и соисполнителями.

Смета расходов на выполнение работ по проекту имеет приведенную ниже форму (табл. 7.2).

Таблица 7.2

№ п/п	Код экономической классификации статей расходов бюсжета	Предметные статьи расходов	Стоимость, тыс. руб. л
1	2	3	4

Схема расходов на выполнение работ по проекту

Предметные статьи расходов кодируются в соответствии с установленным рубрикатором шестизначным кодом. Например, оплат труда 110100, начисления на оплату труда 110200, командировки и служебные разъезды 110400, приобретение оборудования и предметов длительного пользования 240120 и т.д.

Вторая работа, которая осуществляется по планированию стоимости проекта, состоит в разработке бюджета проекта, представляющего собой распределение планируемых затрат в соответствии с этапами и сторонами выполнения проекта. В небольших проектах расчет сметы затрат и разработка бюджета происходят как один процесс. В сложных проектах предусматривается выполнение названных работ по каждому направлению.

При планировании затрат используются различные методы:

• расчетные определяют потребности в ресурсах на основе норм и нормативов (по труду, расходу материалов, технологи­ческие нормативы и др.);

• метод экспертных оценок привлекают независимых специа­листов и консалтинговые фирмы;

• нормативы отчислений и платежей в бюджет и внебюджетные фонды и др.

На основе сметной документации производятся расчеты за выполнение работ между заказчиком и исполнителем, осуществляется и финансирование проекта, выполняется экономический анализ расходования финансовых средств по направлениям, срокам и этапам и тем самым обеспечивается в дальнейшем контроль за использованием бюджетных средств.

В сложных проектах может быть предусмотрено составление различных по видам смет:

• сводной сметы, определяющей все виды затрат на весь проект;

• локальных смет, составляемых на отдельные виды работ и процессы;

• объективных смет;

• сметных расчетов на отдельные виды затрат.

В проектах на выполнение НИР и ОКР в качестве обязательного элемента планируются конечные показатели.

Конечными результатами могут выступать:

• норма, стандарт, материал, технология, процесс, методика, устройство, опытный образец, конструкторская документа­ция, аннотация, научно-исследовательский отчет, программа и другая продукция;

• патенты;

• монографии, статьи и другие публикации.

В любом случае конечные показатели должны иметь более высокий научный, технический, технологический, организационный, методический, социальный, экономический уровень, отличаться высокой степенью совершенства, обеспечивая ускорение научно- технического и социального прогресса.

Экономический эффект проекта определяется разностью между суммой выгод от осуществления проекта и суммой затрат на его разработку и реализацию.

Возможны два подхода к определению экономического эффекта от применения проекта:

1. сравнивает результаты (объемы выпуска, производительность труда, производственные затраты и т.д.) до применения проекта и после;

2) означает определение тех же критериальных показателей при условиях: без проекта и с учетом действия проекта.

Первый подход не исключает влияния других внутренних и внешних факторов, действовавших одновременно с внедрением проекта (изменения цен, тарифов, внедрения отдельных организа­ционно-технических мероприятий и т.д.), учесть их влияние зачастую не представляется возможным. Кроме того, этот подход предполагает выбор базисного периода, а в качестве последнего принимается субъективно наиболее благоприятный период работы орга­низации по ограниченному кругу показателей, что не всегда согласуется с предметной областью проекта.

Данные обстоятельства ведут к искажениям в оценке ожидаемых результатов от применения проекта, поэтому предпочтительнее второй подход.

Экономическая оценка проектов осуществляется на этапе составления бизнес-плана проекта или при определении его эффективности. Для крупных проектов составляется сводный план управления, включающий результаты планирования всех функций управления проектом.