2. Особисті контакти менеджера з підлеглими на робочих місцях

Важливою формою контактів менеджера з підлеглими є зустрічі з ними на робочих місцях, де вони одержують безпосередню інформа­цію про хід трудових процесів та їх організацію. Вони дозволяють ме­неджеру оперативно вирішувати недоліки, що перешкоджають роботі.

Ця форма контактів передбачає поєднання цілеспрямованості з оглядовим вивченням стану справ на підприємстві.

При цілеспрямованих зустрічах менеджер прагне виявити недо­ліки у роботі і вибирає для себе відвідування тих ланок, де є високі витрати праці, невиконання норм, зниження продуктивності та ін.

Вивчаючи стан справ, менеджер з'ясовує, якими причинами працівники пояснюють наявні недоліки, і після їх аналізу приймає відповідне рішення. Зустрічі використовуються і для вивчення по­зитивного досвіду виконання робіт, для того, щоб потім його розпо­всюджувати на підприємстві в цілому.

Оглядове вивчення необхідно менеджеру для того, щоб мати уявлення про стан справ у цілому не тільки за звітною інформацією працівників або служб, але і за особистими спостереженнями. В про­цесі оглядового вивчення на кожному об'єкті менеджер одержує нову інформацію, яка дає змогу мобілізувати внутрішні резерви розвитку підприємства.

Під час зустрічей з працівниками на робочих місцях менеджеру можуть бути задані різні, несподівані питання, а іноді вислуховувати неприємне, у тому числі щодо оцінки роботи апарату управління або окремих працівників. Із цієї інформації менеджер відбирає найбільш суттєву для удосконалення організації, або технології роботи, покра­щення виробничих і побутових умов праці.

При відвідуванні робочих місць підлеглих менеджер не має права на гарячність, грубість, образу працівників. Це принижує авторитет менеджера.

При зустрічах з менеджером працівники завжди чекають від нього нової інформації про стан справ на підприємстві, у конкуруючих фірмах, про завдання і стратегії розвитку виробництва і умов праці.

Бесіди з працівниками мають і виховне значення тому, що вони мобілізують працівників на підвищення якості і продуктивності праці. За всіма виказаними претензіями і пропозиціями працівників менеджер повинен невідкладно вжити заходів, усувати виявлені недолі і,п,чітко реагувати на поставлені питання. Від цього також залежить авторитет менеджера.

Важливою формою зустрічі менеджера з підлеглими є збори трудового колективу. В їх роботі бере участь колектив або його більша частина. Це вимагає від менеджера максимальної організованості у підготовці і проведення зборів.

Для виступу перед великою аудиторією із складними і дискусійними проблемами краще всього підготовити повний текст доповіді.При визначенні змісту тексту треба мати на увазі, що учасники зборів запам'ятовують невелику кількість цифр. Тому для скорочення часу на доповідь і для покращення його сприйняття великий цифровий матеріал можна підготувати у вигляді таблиці), графіків, діаграм.

На початку виступу треба чітко сформулювати свою думку, при позицію або основну ідею, а потім у межах визначеного регламенту її обґрунтувати або аргументувати коротко і без повторень.

Робота над виступом містить такі етапи:

1. етап — розробка самих ідей (постановочних питань).

2. етап — викладення ідей з урахуванням того, що їх треба буде викладати голосно. Зміст усного виступу залежить від того, де висту­пати, який час виступу, хто є слухачем та ін.

3. етап — робота над мовою, стилем викладання, наведення прикладів, цифрового матеріалу та ін.

4. етап — робота над технікою вимовляння промови.

Тут має значення зовнішність доповідача, його голос, жести та ін. Важливим є чіткість визначення виду виступу з точки зору його призначення:

• інформаційний виступ;

• агітаційний виступ;

• інформаційно-агітаційний виступ.

Інформаційна промова призначена надати слухачам нові ідеї, ви­класти проблеми. Вона має розповідний характер (як розвивались події), описування фактів або стану справ, пояснення проблем, недо­ліків або успіху на підприємстві.

Описування повинно бути конкретним, розповідь мати почуття руху, а пояснення — логічним. Тут треба прагнути до того, щоб про­мова не спричиняла ні неприємного почуття, ні насолоди. Факти по­винні бути конкретними і мати докази.

Агітаційна промова має такі цілі: натхнення, переконання, ви­клик активної реакції. Заклики до дій можуть бути прямими або не­прямими, діяти зразу або у точно визначені строки.

Під час промови менеджер повинен контролювати свої манери, жести, голос, а головне — слідкувати за аудиторією. Сукупність усіх цих складових моментів створює стиль доповідача.

Проект рішення загальних зборів повинен бути достатньо конк­ретним, зрозумілим і адресним, а формулювання — недискусійним.