2. Информационная система управления проектами

Информационная система управления проектами — это ком­плекс методических, ресурсных, информационных, правовых, организационно-технологических средств, обеспечивающих своевременное принятие управленческого решения при разра­ботке и реализации проектов.

Исходя из определения, информационная система управле­ния проектами состоит из двух компонентов: управляющей подсистемы проекта и информационной подсистемы проекта (системы управления коммуникациями).

Управляющая подсистема проекта представляет собой систему, в которой определяются требования к качеству управленческого решения, а также организуются и активизируются процессы уп­равления командой проекта с целью достижения результатов, удовлетворяющих всех участников проекта в условиях ограничен­ности ресурсов (человеческих, финансовых, временных и т. п.).

Управляющая подсистема проекта включает:

• разработку и реализацию управленческого решения;

• анализ и прогнозирование управленческого решения;

• управление членами команды проекта.

Информационная подсистема является одной из важнейших обеспечивающих систем при управлении проектом, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого управленческого решения и эффективности разработки и реализации всего проекта как единого целого. Оптимизация этой подсистемы позволяет исключить дублиро­вание информации, минимизировать длину маршрута ее про­хождения и обеспечить рациональный обмен информацией между всеми участниками проекта. Информационная подсис­тема включает:

• информационно-технические средства управления про­ектом, системы связи и передачи информации и др.;

• техническое обеспечение рабочего места члена команды проекта (мебель, канцтовары, сейфы и др.);

• организационную культуру проекта;

• профессиональные навыки членов команды проекта;

• общую систему документооборота, присутствующую в проекте;

• информацию, т. е. данные, несущие в себе определенную новизну и полезность для любого участника проекта, принимающего управленческое решение.

Таким образом, управление коммуникациями проекта (управ­ление взаимодействием, информационными связями) — уп­равленческая функция, направленная на обеспечение своевре­менного сбора, генерации, распределения и сохранения необ­ходимой проектной информации.

Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевре­менно, по назначению и в удобной форме. Это решается ис­пользованием современных информационных технологий в рамках системы управления проектом.

Основные требования к качеству информации в проекте: своевременность, адресность, достоверность, многократ­ность использования, возможность ее кодировки, достаточ­ность, надежность, высокая скорость сбора, обработки, пе­редачи и, что особенно важно, ее актуальность. Рано при­шедшая информация может затеряться при оперативном (ежедневном) управлении проектом, а поздно пришедшая уже теряет свою конкурентоспособность и не имеет потреби­тельной стоимости.

Коммуникации и сопутствующая им информация являют­ся своего рода фундаментом для обеспечения координации действий участников проекта. Схема обмена информацией внутри организации представлена на рис. 4.

В качестве основных потребителей информации проекта выступают:

• проект-менеджер для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту;

• заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта;

• поставщики при возникновении потребности в матери­алах, оборудовании и т. п., необходимых для выполнения работ;

• проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию;

• непосредственные исполнители работ на местах.

Рис. 4. Информационный обмен в организации

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку систе­мы связи (взаимодействий) между участниками проекта, пере­дачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник про­екта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках про­екта в соответствии с его функциональными обязанностями.

Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

• планирование системы коммуникаций — определение информационных потребностей участников проекта (со­став информации, сроки и способы доставки);

• сбор и распределение информации — процессы регуляр­ного сбора и своевременной доставки необходимой ин­формации участникам проекта;

• отчетность о ходе выполнения проекта — обработка фактических результатов состояния работ проекта, со­отношение с плановыми и анализ тенденций, прогно­зирование;

• документирование хода работ — сбор, обработка и орга­низация хранения документации по проекту.

Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения проекта является организация технологического процесса переработки информации с помощью информацион­ных технологий.

Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью совре­менных программных средств.

Говоря об информационных технологиях при разработке и реализации проекта, мы подразумеваем:

1. новые технологии коммуникации в проекте на основе локальных сетей;

2. новые технологии обработки информации на основе персональных компьютеров, обеспечивающие своевременное принятие управленческого решения; технологии, использую­щие машинные носители информации и тем самым исключа­ющие бумагу как основной носитель информации;

3. новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта (совокупность баз данных, эксперт­ных систем, систем моделирования с различными вариантами и формами представления моделируемых ситуаций развития проекта и т. п.).

База данных в проекте — это упорядоченная по определен­ным признакам совокупность всех видов информации, исполь­зуемой всеми участниками проекта для принятия управленчес­кого решения.

Использование баз данных при разработке и реализации проекта позволяет повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения между членами команды в зависимости от ха­рактера решаемых задач.

Информационная система управления проектом — организационно-технологический комплекс методических, техничес­ких, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управ­ления проектом.

В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, например, пере­счет графика работ с учетом фактических данных, ресурсный и стоимостной анализ, подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы.

Развитие систем управления проектами для персональных компьютеров прошло через несколько этапов. С увеличением мощности персональных компьютеров улучшалась функцио­нальность систем, повышались их возможности. С введением стандартов обмена данными между системами, распростране­нием сетевых и Web-технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управ­ления проектами и их более эффективного использования. Сами проекты становятся все более сложными, что предъявля­ет дополнительные требования к развитию информационных технологий управления проектами.

На сегодняшний день применение информационных тех­нологий для управления проектами можно представить так, как изображено на рис. 5.

Персональные компьютерные системы, оснащенные про­граммным обеспечением для управления гфоектами, должны обеспечивать выполнение функций:

• работа в многопроектной среде;

• разработка календарно-сетевого графика выполнения работ;

• оптимизация распределения и учет ограниченных ре­сурсов;

• проведение анализа «что-если»;

• сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах, автоматизированной генерации отчетов;

• планирование и контроль договорных обязательств;

• централизованное хранение информации по реализуемым и завершенным проектам и т. д.

Рис. 5. Автоматизация управления проектами

Распределенные интегрированные системы в качестве основ­ных инструментов используют:

1. архитектуру клиент-сервер. Она позволяет рабочим стан­циям («клиентам») и одному или нескольким центральным ПК («серверам») распределять выполнение приложений, используя вычислительную мощность каждого компьютера. Большинство систем клиент-сервер используют базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД). Для успешного управления проектом необходимо, чтобы данные, полученные во время планирования и выполнения проекта, были всегда доступны всем участникам проекта;

2. системы телекоммуникаций (передача цифровых данных по оптико-волоконным кабелям, локально-вычислительные сети и т. д.);

3. портативные компьютеры;

4. программное обеспечение поддержки групповой работы, обеспечивающее:

• обмен электронной почтой;

• документооборот;

• групповое планирование деятельности;

• участие удаленных членов команды в интерактивных дис­куссиях средствами поддержки и ведения обсуждений;

• проведение «мозгового штурма», давая возможность его участникам высказывать свои мнения с помощью ком­пьютеров, подключенных к одному большому экрану.

Internet/Intranet являются технологиями, сближающими предприятия и проекты. Они предоставляют доступ к инфор­мации проектов, не требуя на его организацию значительных средств. Размещение сайта проекта в сети Интернет является самым оптимальным и, наверное, единственным способом информирования участников о его состоянии в тех случаях, когда они находятся в различных точках земного шара.

Созданные web-страницы формируют web-сайт, который затем размещается на сервере провайдера, который обеспечивает доступ к нему удаленных пользователей со всего мира. Приме­нительно к управлению проектами в виде web-страниц могут быть опубликованы календарно-сетевые графики выполнения работ, отчеты (графические и табличные), протоколы совещаний и любые другие документы, относящиеся к проекту.

Intranet базируется на тех же элементах, что и Internet. Принципиальное отличие между ними заключается в том, что пользователями Intranet является ограниченный круг лиц, ко­торый, как правило, составляют работники конкретной корпо­рации, организации, предприятия.

Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видеоин­формацию по локальным сетям и Internet. Применяются также голосовые конференции для компьютерной телефонии в Internet.