Дважды щелкните значок подходящего шаблона базы данных во вкладке Базы данных.
Укажите имя и каталог для создаваемой базы данных.
Чтобы начать создание новой базы данных, нажмите кнопку Создать.
Создание базы данных без помощи мастера
При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Выберите в этом диалоговом окне переключатель Новая база данных и нажмите кнопку ОК.
Если база данных уже была открыта или если было закрыто диалоговое окно, выводимое при запуске Microsoft Access, нажмите кнопку Создать на панели инструментов и дважды щелкните значок «База данных» на вкладке Общие.
Укажите имя и каталог базы данных и нажмите кнопку Создать.
После создания пустой базы данных необходимо создать объекты этой базы данных.
Объекты, которые можно видеть в базе данных Microsoft Access:
таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули,
объекты, определенные системой, такие как таблица "MSysObjeds".
Объекты, которые можно видеть в проекте Microsoft Access:
объекты, сохраненные в файле проекта Access: формы, отчеты, макросы и модули,
объекты, сохраненные в базе данных Microsoft SQL Server: таблицы, свойства таблиц (такие как индексы, триггеры, ключи, ограничения, значения по умолчанию, правила и определяемые пользователями типы данных), представления, сохраненные процедуры и схемы баз данных,
объекты, определенные системой, такие как таблица "sysindexes".
Объекты, которые можно видеть и в базах данных Access, и в проектах Access:
страницы доступа к данным, являющиеся ярлыками (отображаемыми в окне базы данных) соответствующих файлов HTML, сохраненных в файловой системе,
объекты, представляющие данные из других приложений, такие как диаграммы (графики) или рисунки.
4. Таблицы: что это такое и как они работают
Таблица — это набор данных по конкретной теме, такой как товары или поставщики. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных (см. рис 9).
Рис. 9.
Таблицы организуют данные в столбцы (называемые полями) и строки, называемые записями (см. рис. 10).
Рис. 10.
Общее поле связывает две таблицы таким образом, что Microsoft Access может объединить данные из двух таблиц для просмотра, редактирования или печати (см. рис. 11).
Рис. 11.
В режиме конструктора можно создать новую таблицу либо добавить, удалить или настроить поля существующей таблицы (см. рис. 12).
Рис.12.
В режиме таблицы можно добавлять, редактировать, просматривать или выполнять другую работу с данными таблицы. Также можно отображать записи из таблиц, связанных с текущей таблицей, путем отображения подтаблиц в пределах основной таблицы. С некоторыми ограничениями можно работать с данными подтаблицы многими из способов, используемых для работы с данными основной таблицы (см. рис. 13).
Рис. 13.
5. Создание таблицы
В Microsoft Access существует два способа создания таблицы. Для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу. Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника.
Создание всех таблиц, форм и отчетов базы данных одной операцией:
Для создания одной операцией всех таблиц, форм и отчетов, необходимых для базы данных, используйте мастер баз данных. Мастер баз данных создает новую базу данных; с его помощью нельзя добавлять новые таблицы, формы или отчеты в существующую базу данных (см. создание базы данных с помощью мастера).
Самостоятельное создание таблицы:
1. Создание таблицы с нуля в режиме конструктора
Переключитесь в окно базы данных. Для переключения в окно базы данных из других окон нажмите клавишу F11.
Выберите значок Таблицы в списке Объекты и нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
Дважды щелкните строку Режим конструктора.
Определите все нужные поля в таблице.
До того, как сохранить таблицу, определите первичный ключ (см. ниже).
Примечание. Поле первичного ключа определять не обязательно, но желательно. Если первичный ключ не был определен, Microsoft Access при сохранении таблицы спросит, нужно ли создать ключевое поле.
Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, а затем введите имя таблицы, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.
2. Определение или изменение ключевого поля
Откройте таблицу в режиме конструктора.
Выделите одно или несколько полей, которые требуется определить как ключевые.
Для выделения одного поля щелкните область выделения строки нужного поля.
Для выделения нескольких полей щелкните область выделения для каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.
Нажмите кнопку Ключевое поле
на панели инструментов.
Примечания
Допускается задание первичного ключа для поля, уже содержащего данные, однако, если в этом поле имеются повторяющиеся значения или значения Null, будет выведено сообщение об ошибке. При получении такого сообщения возможны три варианта действий: выполнить запрос на поиск повторяющихся записей для поиска записей, содержащих повторяющиеся значения или значения Null, а затем изменить их; выбрать другое поле или добавить поле счетчика и определить его как ключевое.
Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей в бланке в режиме конструктора таблицы. Если необходимо указать другой порядок сортировки без изменения порядка ключевых полей, то сначала определите ключ, как это описано выше, а затем нажатием кнопки Индексы
на панели инструментов откройте окно
«Индексы» и укажите другой порядок
полей для индекса с именем «PrimaryKey».