8.2 Характеристики документаційних систем

8.2.1 Вступ

Документаційні системи мають забезпечувати створювання службових документів із харак­теристиками, визначеними у підрозділі 7.2. Характеристики систем описані у пунктах 8.2.2—8.2.6.

8.2.2 Достовірність інформації

Будь-яка система, застосовна для керування документаційними процесами, має бути придат­ною до безперервної та регулярної роботи згідно із встановленими процедурами та обов'язками.

Документаціина система має:

а) у встановленому порядку долучати всі службові документи у тій сфері діяльності, на яку вона поширюється,

b) систематизувати службові документи у спосіб, який відображає робочі операції автора служ­бових документів,

с) захищати службові документи від несанкціонованих змін або знищення,

d) у встановленому порядку функціонувати як первинне джерело інформації про дії, задоку­ментовані в службових документах, та

e) забезпечувати доступ до всіх службових документів та пов'язаних із ними метаданих.

Достовірність інформації, що міститься у системі, документують шляхом створення і ведення документів про роботу системи. Ці документи мають демонструвати відповідність системи зазначе­ним вище критеріям. Документаціина система має реагувати на зміни у вимогах до ділової діяльності, але зміни у системі не повинні впливати на властивості службових документів у системі.

У той же час передавання службових документів з однієї системи до іншої здійснюють у спосіб, який не впливає негативно на властивості службових документів.

8.2.3 Цілісність

З метою попередження несанкціонованого доступу, знищування, змінювання або вилучання службових документів, запроваджують контрольні заходи, такі як відстежування доступу, контроль користувачів, санкціоноване знищування та убезпечування збереженості. Ці контрольні заходи мо­жуть міститися в системі або бути зовнішніми для певної системи. Для електронних службових до­кументів організації може бути визначено, що будь-яка зміна у функціюванні, заміна програмного забезпечення на нову версію або встановлювання нової форми обслуговування не повинні впли­вати на цілісність службових документів.

8.2.4 Відповідність

Документаційними системами керують згідно з вимогами до організації поточної діяльності, вимогами регуляторного середовища та очікуваннями суспільства від результатів функціювання тієї сфери діяльності, у межах якої діє організація. Персонал, який створює службові документи, має розуміти, як ці вимоги впливають на його ділову діяльність. Відповідність документаційних систем цим вимогам регулярно оцінюють, а документи про результати оцінювання зберігають з метою свідчення.

8.2.5 Всебічність

Документаційні системи керують документаційними процесами, які є результатом усіх напрямів ділової діяльності організації або підрозділу організації, в якому вони функціонують.

8.2.6 Систематичність

Керування створюванням та зберіганням службових документів здійснюють систематично. Методику створювання та зберігання службових документів треба систематизувати як шляхом роз­робляння і функціювання документаційної системи, так і системи ділової діяльності.

Документаційна система передбачає точне задокументовування політики, встановлених обо­в'язків та формальну методологію керування нею.