IV. За обставинами побутування документа у зовнішньому середовищі:

1) за характером аудиторії, на яку розрахований документ:

1.1 неопублікований;

1.2 опублікований:

1.2.1 видання;

1.2.2 депонований;

1.3 такий, що не буде публікуватись.

2) за часом появи у зовнішньому середовищі та правовим характером:

2.1 оригінал;

2.2 копія;

2.3 дублікат.

3) за ступенем достовірності та юридичною силою:

3.1 автентичний (справжній);

3.2 фальшивий (підроблений).

4) за регулярністю (частотою) виходу у світ:

4.1 періодичний;

4.2 неперіодичний.

5) за місцем створення документа6

5.1 місцевий;

5.2 регіональний;

5.3 загальнодержавний;

5.4 зарубіжний (закордонний, міжнародний).

5. Специфіка дипломатичного документування України.

Дипломатичне діловодство – це система документаційного забезпечення дипломатичної служби, організація роботи з дипломатичними та службовими документами в системі Міністерства Закордонних справ.

Дипломатичний документ – це один із основних елементів дипломатичної переписки, що включає послання, особисті та вербальні ноти, пам’ятні записки, меморандуми, заяви, а також особисті листи, якими обмінюються офіційні особи з питань, що відносяться до міжнародних відносин. Загалом дипломатична документація – це запис логічної та дипломатичної інформації на різних носіях за визначеними правилами з ціллю її наступного використання. ЇЇ доцільно

Дипдокументи можуть відрізнятись один від одного своїм змістом, призначенням та протокольними особливостями. На їх стиль впливають традиції, мовні, історичні і культурні особливості окремих країн. Однак з точки зору формальної набудови (архітектури) документа, всі вони дотримуються традиційної схеми, що включає перелік елементів (реквізитів), які мають постійний та змінний характер:

- звертання, що вказує на посаду чи офіційний титул адресата;

- компліменти – це вираження ввічливості, яким починається та/чи закінчується лист, послання, нота чи будь-який інший дипломатичний документ;

- основний предметний зміст, що складається зі смислового ядра, яке включає фактичний зміст і аргументацій ну частину;

- підпис (особистий), що слідує одразу після заключного компліменту.

Протокольні формули – це правила, традиції та умовності, прийняті при складанні документів міжнародного характеру.

Дипломатичні документи повинні відповідати певним вимогам: достовірність; цілеспрямованість; переконливість; оперативність; своєчасність; доступність; лаконічність; спрямованість в майбутнє.

В системі дипломатичної служби однією з засад діяльності є конфіденційність – це зберігання в таємниці відомостей державного і службового характеру, які можуть бути використані в шкоду інтересам держави.

Дипломатичні документи доцільно поділити на дві основні категорії документів:

- документи дипломатичної переписки (зовнішньополітичної діяльності) – офіційні документи, за допомогою яких здійснюються письмові відносини між країнами та іншими суб’єктами міжнародних відносин;

- документи внутрішньої переписки – внутрішні документи, що забезпечують діяльність органів державної влади, різних відомств, організацій в сфері зовнішньої політики.

Дипломатична переписка – переписка між суверенними державами, іншими повноправними суб’єктами міжнародного права і їх уповноваженими представниками, вимагає врахування правової рівності партнерів, їх взаємної поваги і коректності. Основними документами, що готуються дипломатами, є ноти та документи інформаційно-аналітичного характеру, які включають у себе довідки, позиційні матеріали, документи концептуального спрямування, статті, виступи, заяви, повідомлення та інше. Візити керівництва держави та Міністерства до інших країн супроводжуються виконанням комплексу специфічних документів.

До документів зовнішньої переписки належать також: дипломатична нота (підписна (особиста) нота; вербальна нота; циркулярна нота); приватний лист напівофіційного характеру (особистий лист), пам’ятна(меморіальна) записка, меморандум, міжнародний договір.

До основних документів внутрішньої переписки для проведення бесід належать: запис бесіди, звіт (протокольний звіт) про проведені консультації, переговори, а також так званий спеціальний пакет документів, що створюється до початку переговорного процесу.

До документів внутрішньої переписки також належать: звіт за підсумками візиту, політичний лист, інформаційна довідка, "інформаційно-аналітична довідка" або "аналітична довідка", позиційний матеріал (позиція з певного питання), прес-реліз (повідомлення для ЗМІ).

Порядок роботи зі вхідною кореспонденцією Міністерства Закордонних Справ України:

Приймання кореспонденції: всі документи, що надходять до МЗС (установи) приймаються централізовано в Загальному секретаріаті (канцелярії установи).

У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником Загального секретаріату (після 21.00 - черговим приймальної Міністра).

В Загальному секретаріаті (канцелярії установи) розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, мас підправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність, номерів документів номерам на концерті.

Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

Попередній розгляд і розподіл кореспонденції: всі документи, що надійшли до МЗС (установи) підлягають обов'язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів в МЗС здійснюється відділом попереднього розгляду та розподілу документів Загального секретаріату, в установах – завідуючою канцелярією або іншою виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх па ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом МЗС (установи) або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий ден і, у разі надходження їх у неробочий час.

Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Положеннями про МЗС та його структурні підрозділи, Положенням про дипломатичну установу та Статутом Генерального консульства, наказом МЗС "Про розподіл обов'язків керівництва Міністерства", посадовими інструкціями, Сінним класифікатором номенклатури справ. схемами проходження документів тощо.

Керівництву МЗС (установи) у першу чергу передаються закони України, акти та кореспонденція Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності МЗС.