4.2. Удержания по инициативе руководителя

4.2.1. Удержания за причиненный организации материальный ущерб

В соответствии с действующим трудовым законодательством на работников, не выполнявших своих обязательств (исполнявших их ненадлежащим образом), следствием чего явилась порча имущества организации, его недостача и др., налагается материальная ответственность (полная или ограниченная).

Материальная ответственность за ущерб, причиненный организации при исполнении трудовых обязанностей, возлагается на работника при условии, что ущерб причинен по его вине.

При ограниченной материальной ответственности за причиненный организации ущерб работники несут ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не более своего среднемесячного заработка.

Особое внимание следует обратить на то, что ограниченная материальная ответственность наступает только в случаях исполнения работником своих трудовых обязанностей в отличие от полной материальной ответственности, которая наступает также в случаях, когда ущерб причинен работником не при исполнении трудовых обязанностей.

Полная материальная ответственность предполагает возмещение работником причиненного ущерба в полном размере без каких-либо ограничений. Согласно ст.121 Трудового кодекса работники несут полную материальную ответственность в случаях, когда:

ущерб причинен преступными действиями работника, установленными приговором суда;

в соответствии с законодательством на работника возложена полная материальная ответственность за ущерб, причиненный организации при исполнении им трудовых обязанностей;

между работником и организацией заключен письменный договор о принятии на себя работником полной материальной ответственности за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или для других целей;

ущерб причинен не при исполнении трудовых обязанностей;

имущество и иные ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам;

ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в том числе при их изготовлении, а также инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и других предметов, выданных организацией работнику в пользование;

ущерб причинен работником, находившимся в нетрезвом состоянии.

Если причиненный ущерб может быть отнесен к категории нормального производственно - хозяйственного риска, то возложение на работника ответственности за такой ущерб не допускается.

В соответствии с действующим трудовым законодательством возмещению подлежит лишь прямой действительный ущерб - ущерб, вследствие которого имущество организации полностью утрачено, ухудшились его качества или снизилась ценность, в связи с чем возникла необходимость затрат на восстановление, приобретение нового имущества или излишних выплат.

При определении размера причиненного ущерба не учитываются неполученные доходы организации.

Согласно ст.246 Трудового кодекса размер ущерба, причиненного работодателю определяется по фактическим потерям на основании данных бухгалтерского учета, т.е. исходя из рыночных цен на день причинения ущерба материальных ценностей за вычетом износа по установленным нормам.

Если ущерб причинен по вине нескольких работников, то его размер определяется для каждого из виновных работников с учетом степени вины, вида и предела материальной ответственности.

Если размер ущерба, причиненного работником, не превышает его среднего месячного заработка, то он возмещается по распоряжению администрации организации. Распоряжение (приказ) должно быть сделано не позднее чем через две недели со дня обнаружения ущерба и обращено к исполнению не ранее чем через семь дней со дня сообщения об этом работнику.

Однако, работник, причинивший ущерб, может добровольно возместить его полностью или частично. С согласия администрации организации он может передать в счет погашения долга за причиненный ущерб равноценное имущество или исправить поврежденное.

Днем обнаружения ущерба считается день, когда администрации стало известно о наличии ущерба, причиненного работником. Если же ущерб выявлен при инвентаризации производственных ценностей, ревизии или проверке финансово - хозяйственной деятельности организации, то днем обнаружения ущерба считается день подписания соответствующего акта.

Если размер ущерба, причиненного работником, выше размера его среднего месячного заработка, то возмещение причиненного ущерба производится путем предъявления администрацией иска в суд.

Для учета расчетов по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба предназначен счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся в дебет субсчета 73-2 с кредита счетов 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", 98 "Доходы будущих периодов".Суммы возмещения материального ущерба отражаются по кредиту субсчета 73-2:

при передаче равноценного имущества - в корреспонденции с дебетом счетов 10, 40, 41

при внесении задолженности в кассу организации или на расчетный счет - в корреспонденции с дебетом счетов 50-1 или 51 соответственно;

при удержании из заработной платы - в корреспонденции с дебетом счета 70.

Если суд отказал во взыскании сумм недостач ввиду необоснованности иска, указанные суммы списываются с кредита субсчета 73-2 в дебет счета 94.

4.2.2. Удержание своевременно не возвращенных подотчетных сумм

Если подотчетное лицо не представило в установленные сроки авансовый отчет об израсходовании выданных ему денежных средств либо не вернуло в кассу остаток неиспользованных сумм авансов, бухгалтер организации имеет право удержать из оплаты труда сумму такой задолженности с соблюдением норм, установленных действующим законодательством.

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", служащий для обобщения информации о расчетах с работниками организации по авансам, выданным им под отчет на административно - хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки.

Выдача наличных денег из кассы организации под отчет отражается по дебету счета 71 в корреспонденции с кредитом счета 50.

На суммы, израсходованные подотчетными лицами, счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или с другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов (дебет счетов 08, 10, 20, 23, 25, 44).

Возврат неизрасходованных наличных денег, выданных под отчет, на счетах бухгалтерского учета отражается по дебету счета 50 и кредиту счета 71, сумма перерасхода по авансовому отчету - по дебету счета 71 в корреспонденции с кредитом счета 50.

Денежные средства, не возвращенные в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если указанные суммы могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Кроме того, на указанные суммы увеличивается облагаемый доход работника, с которого удерживается (дебет счета 70, кредит счета 68, субсчет 68-1 "Расчеты по налогу на доходы физических лиц") и перечисляется в бюджет (дебет субсчета 68-1, кредит счета 51) налог на доходы физических лиц.

4.2.3. Удержания по займам и ссудам

В хозяйственной деятельности многих организаций практикуется выдача работникам займов и беспроцентных ссуд. Как правило, для получения займа (ссуды) работник оформляет на имя руководителя организации просьбу о предоставлении ему денежных средств с указанием причины, в связи с которой испрашивается заем (ссуда). Решение о предоставлении займа или ссуды администрация организации принимает самостоятельно, а при наличии профсоюзного органа - совместно с ним по рекомендации трудовых коллективов соответствующих подразделений с учетом состава семьи, получаемых доходов и ответственности работника.

В случае принятия решения о выдаче работнику займа (ссуды) работник составляет в письменной форме обязательство о его возврате. Допускается заключение договора займа между заимодавцевозможно погашение ежемесячными платежами, непосредственно по истечении срока, на который выданы денежные средства;

форма возврата - в кассу организации, на расчетный счет, предоставление равноценного имущества;

проценты за пользование денежными средствами (при условии их согласования между администрацией и работником);

сроки досрочного возврата денежных средств с указанием причин (например, увольнение работника, выход на пенсию и т.д.).

Выдача денежных средств оформляется приказом руководителя организации, который передается в бухгалтерскую службу, где на получателя займа (ссуды) открывается карточка аналитического учета, являющаяся основанием для обобщения информации о состоянии расчетов с ссудополучателем.

В случае если работнику выдается беспроцентная ссуда, в его доход, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц по ставке 35%, должна включаться материальная выгода в виде экономии на процентах при пользовании заемными средствами.

Такое же правило действует, если проценты, уплачиваемые работником по полученной ссуде, ниже 3/4 ставки рефинансирования, устанавливаемой Центральным банком РФ.

При изменении ставки рефинансирования в сторону увеличения или уменьшения необходимо делать перерасчет сумм материальной выгоды.

Если принято решение о погашении выданной ссуды или ее части за счет средств организации, то ссуда в полном размере либо соответствующая ее часть подлежит включению в облагаемый налогом на доходы физических лиц доход работника.

Учет выданных ссуд бухгалтерией организации ведется на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", на котором открывается субсчет 73-1 "Расчеты по предоставленным займам".

Выдача ссуды отражается по дебету субсчета 73-1 в корреспонденции со счетами учета денежных средств (кредит субсчета 50-1 - при выдаче ссуды наличными; кредит счета 51 - при безналичной форме выдачи денежных средств).

Кроме того, субсчет 73-1 дебетуется на суммы уплачиваемых по ссуде процентов, являющиеся доходами будущих периодов, в корреспонденции с кредитом счета 98 "Доходы будущих периодов". Эти суммы ежемесячно подлежат зачислению на финансовый результат деятельности организации в составе прочих внереализационных доходов (дебет счета 98, кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы").

В дальнейшем по мере погашения задолженности суммы, учтенные по дебету субсчета 73-1, подлежат списанию (дебет счетов 50, 51).

4.2.4. Удержания за товары, проданные в кредит

Порядок производства удержаний за товары, проданные в кредит, предусмотрен Правилами продажи гражданам товаров длительного пользования в кредит, утвержденными Постановлением Совета Министров РФ от 9 сентября 1993 г. N 895.

Продажа товаров в кредит производится по предъявлении гражданами справки, выдаваемой с места работы для покупки товаров в кредит. Как правило, такие справки выдаются администрацией лицам, проработавшим в организации не менее шести месяцев.

В справке в обязательном порядке должны быть достоверно отражены следующие сведения:

наименование организации и ее почтовый адрес;

размер среднемесячного заработка работника за три последних месяца;

размер удержаний из заработка работника в пользу юридических и физических лиц;

реквизиты документа, удостоверяющего личность работника.

При покупке товаров в кредит граждане заполняют поручение - обязательство по установленной форме в двух экземплярах, один из которых пересылается торговой организацией в организацию, где работает покупатель, а второй остается в торговой организации.

По общему правилу передача покупателям приобретенных ими в кредит товаров производится при оплате не менее 20%, а товаров по цене, превышающей 12-кратный установленный законодательством Российской Федерации размер минимальной месячной оплаты труда, - не менее 40% их стоимости.

Сумма предоставляемого кредита не должна превышать при продаже товаров с рассрочкой платежа на:

6 месяцев - 2-месячной заработной платы лица, приобретающего товар в кредит;

на 12 месяцев - 4-месячной заработной платы;

на 24 месяца - 8-месячной заработной платы;

на 36 месяцев - 12-месячной заработной платы;

на 48 месяцев - 18-месячной заработной платы;

на 60 месяцев - 24-месячной заработной платы.

Если стоимость товара превышает предельную сумму кредита, разница между стоимостью товара и суммой предоставленного кредита должна быть оплачена покупателем при получении товара наличными деньгами либо перечислением денежных средств в порядке безналичных расчетов через банковские учреждения.

Стоимость товара в сумме предоставленного кредита погашается покупателем равными частями один раз в месяц в сроки, предусмотренные поручением - обязательством, путем удержания из его заработной платы по месту работы, либо внесения наличных денег в кассу торговой организации, либо перечисления ей денежных средств в порядке безналичных расчетов через банковские учреждения.

Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с производством удержаний с работников за товары, проданные в кредит, бухгалтерия организации выбирает самостоятельно. При этом возможны два варианта учета.

1. Учет ведется с использованием счета 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", субсчет "Краткосрочные кредиты и займы для работников". Данный счет применяется в случаях, когда задолженность по товарному кредиту возмещается торговой организации за счет средств, полученных в качестве кредита в учреждении банка. В данном варианте счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" не используется. Учет ведется непосредственно на счете 73.

2. Без привлечения денежных средств в качестве кредита учет ведется с использованием счета 76. При этом возможны две ситуации. В ситуации 1 по кредиту счета 76, субсчет "Расчеты с торговыми организациями за товары, проданные в кредит", в корреспонденции со счетом 73 отражается вся сумма, указанная в поручении - обязательстве, которая будет числиться до момента полного погашения. В ситуации 2 на счетах бухгалтерского учета отражается ежемесячная сумма удержания, причитающаяся торговой организации.

Данный вариант учета менее трудоемок, поскольку вся сумма задолженности единовременно отражается на счете 76, что избавляет работников бухгалтерской службы от дублирования операций.

В случае если для погашения задолженности работника за товары, приобретенные в кредит, организация использует собственные средства (например, прибыль, оставшуюся после уплаты соответствующих налогов), сумма, уплаченная торговой организации, подлежит включению в облагаемый налогом на доходы физических лиц доход работника.