Функції документа

Головні функції – це зберігання й передача інформації в часі та просторі. Створюється документ з метою забезпе¬чення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.

Загальні функції

Інформаційна — документ створюється для передачі або зберігання інформації.

Соціальна — задовольняє певну соціальну потребу.

Культурна — засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами.

Спеціальні функції

Управлінська — за допомогою документа виконується управління підприємством.

Правова — за документом закріплена юридична сила.

Історична — надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.

ФУНКЦІЇ ДОКУМЕНТА - Полягають в суспільній ролі, соціальному призначенні, цілях і завданнях документів

ГОЛОВНА ФУНКЦІЯ - Найбільш узагальнююча функція, Полягає в здатності документа зберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та / або просторі

ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ - Характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду. Інформаційна функція - Полягає в здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань

ПІДФУНКЦІЇ

1. Закріплення (фіксація) інформації

2. Зберігання інформації

3. Трансляція інформації

Комунікативна функція - Полягає в здатності документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступництва

ПІДФУНКЦІЇ

1. Одновекторна комунікація - Проявляється в документах односторонньої дії: або зверху вниз, або знизу вверх

2. Двовекторна комунікація - Проявляється в документах двосторонньої дії: договори, угоди, листування

Комулятивна функція - Полягає в здатності документа нагромаджувати, концентрувати, збирати і упорядковувати інформацію з метою її збереження для сучасного і майбутніх поколінь

СПЕЦІАЛЬНІ ФУНКЦІЇ - Властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб суспільства

Управлінська або регулятивна функція - Виконується документами, створеними з метою управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, циркуляри, приписи, тобто офіційні ділові документи)

ПІДФУНКЦІЇ

1. Матеріалізація управлінської дії - Є основним критерієм доцільності виникнення документа і завбачає його цінність як історичного джерела

2. Організація інформації - Лише за допомогою документа інформація зберігається і передається у суворо визначеній формі

3. Забезпечення функціонування і вдосконалення державної системи в цілому і кожної державної структури зокрема

4. Забезпечення функціонування кожного члена даного соціального інституту і даного суспільства в його конкретній соціальній ролі

Пізнавальна (освітня) або когнітивна функція - Здатність документа служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи та суспільства. Ця функція наявна в навчальних документах – підручниках, навчальних посібниках тощо, а також у наукових документах – монографіях, дисертаціях, авторефератах дисертацій, патентах тощо

Правова функція - Здатність документа служити засобом доказування, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Ця функція властива офіційним виданням (конституція, закон, указ, а також історичні джерела, що служать засобом підтвердження)

Загально-культурна функція - Здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві. Такою функцією володіють літературно-художні видання, кіно-, відеофільми тощо Меморіальна (пам’яткова) функція - Здатність документа служити "зовнішньою пам’яттю" людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам’яткам, що мають особливу соціально-культурну та історичну цінність (рукописні книги, рідкісні, особливо цінні і унікальні документи)

Гедонічна функція - Здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу. Такою функцією наділені твори художньої літератури, видання з мистецтва, листівки, кінофільми, відеофільми, компакт-диски, грампластинки, магнітні фонограми тощо

Статистична функція - Здатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов’язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації

Функція історичного джерела - Здатність документа служити засобом засвідчення історичних подій, фактів, бути підставою дослідження історії розвитку природи та суспільства.

Класифікація документів

Документи розрізняють:

• за призначенням

• організаційні документи (Статут, Посадова інструкція, Положення, Штатний розклад, Структура і штатна чисельність);

• розпорядчі документи (Наказ, Витяг з наказу, Розпорядження, Вказівка, Постанова, Рішення);

• інформаційно-довідкові документи (Акт, Протокол, Доповідна записка, Пояснювальна записка, Службова записка, Лист, Довідка);

• обліково-розрахункові (бухгалтерські) документи (Платіжне доручення, Рахунок-фактура, Накладна, Акт тощо);

• нормативні документи (з позиції правових норм регламентують загальні принципи, правила чи характеристики. Охоплюють такі поняття, як Стандарти, Норми, Правила, Склепіння правил, Регламенти та інші подібні документи);

• та ін

• За часом створення - первинні та вторинні (реферат, анотація, огляд і т. д.)

• За способом виготовлення - чорновий, білової, електронний, образотворчий, рукописний документ, машинописний, друкований (брошура, книга, журнал)

• За типом змісту - текстові, іконічні (графічні), ідіографіческій (схеми, карти, ноти), аудіальні, мультимедійні

• За способом подання - електронний, на паперових носіях

• За місцем видання - внутрішні, зовнішні

• За направленням відправки - вхідні, вихідні

• За поширенням - опубліковані, неопубліковані, непублікуемие, проміжні

• За необхідностю технічних засобів - человекочітаемие, машиночитаних

• За рівнем секретності - не секретні, секретні, з різним рівнем секретності.

Види обробки документів поділяються на семантичні (переклад, реферування, анотування) і несемантіческіе (копіювання, передача, перетворення в іншу форму подання).

Для автоматизації обробки документів з XX століття широко використовуються комп'ютери.

Протягом історії носії інформації змінювалися.

Носієм інформації може бути папір, перфокарта, фотоплівка, компакт-диск, дискета, магнітна стрічка, глиняні таблички і т. п. Документи містять інформацію, що є цінним ресурсом і важливим елементом ділової діяльності. Системний підхід до управління, створюваному на підприємстві документами, дозволяє створити інформаційний ресурс про ділової діяльності, а також забезпечити підзвітність всіх зацікавлених осіб. За змістом документи поділяються на науково-технічні (статті, книги, патенти, технічні звіти і описи), правові (постанови, укази, договори тощо), управлінські (накази, директиви) та ін

Складові частини документа

Інформаційна складова

1.Документна інформація - вся інформація документа.

2.Документована інформація - зафіксована на матеріальному носії інформація з певними ознаками, що дозволяють її ідентифікувати.

3.Інформація про документ - дані про носія та способи закріплення повідомлення.

4.Інформація на документі - автографи, різні помітки авторів або видатних особистостей на документі, резолюції підписи, відбитки печаток, штемпелів, бібліотек, архівів, музеїв тощо.

5.Документальна інформація - інформація, що базується на документі, підтверджена документом.

Матеріальна складова

Інформація, як така не є достатньою ознакою документа. Матеріальна складова документа - одна з двох необхідних і обов’язкових складових документа, без якої він не може існувати. Матеріальна складова документа - це його фізична сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі. Матеріальну складову документа визначає носій інформації це матеріальний об’єкт, навмисно створений людиною, посередництвом якого можна зберігати і передавати інформацію. Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів, газет, буклетів, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень. Інформація, що міститься в документі, обов’язково закріплена на якому небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно, фотоплівка і т.д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і т.д.) крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей і т.п.) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер і т.п.). Таким чином під матеріальною складовою документа розуміють: 1.Матеріальну основу документа; 2.Форму носія інформації; 3.Спосіб документування чи запису інформації. Матеріальна основа документа - сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи носій інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні. Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи на не паперовій основі - полімерні документи. До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, ізовидання, перфострічки, перфокарти і ін. Папір відповідає багатьом вимогам: відносно простий у виготовленні, доступний, достатньо довго зберігається і дозволяє легко фіксувати інформацію. Найцінніша якість паперу він дозволяє тиражувати інформацію. Поява штучних носіїв на полімерній основі поповнила видове різнобіччя документів, що здатні нести музику, рухоме і об’ємне зображення. Були створені гра пластинки, магнітні плівки, фото і кіноплівки, магнітні і оптичні диски - матеріальні носії тієї інформації, яка не може бути зафіксована на папері.

Структура документа

Документи розрізняють за структурними ознаками, вони можуть бути стандартні і нестандартні, що залежить від багатьох суб"єктивних і об"єктивних факторів. Стандартні документи- це документи, що мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами. Нестандартні документи- створюються в кожному конкретному випадку для розв"язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки.

Текст документа

Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.

Текст документу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми.

Текст складається з таких логічних елементів:

Вступу, де зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші.

Доказу, де викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали.

Закінчення, де формулюється мета заради якої складено документ.