3.6.2. Инструменты автоматизации редактирования Проверка орфографии

Одним из важных качеств текста является отсутствие грамматических ошибок. Грамматические ошибки в тексте могут возникнуть, во-первых, по незнанию человека, во-вторых, в результате опечатки при наборе текста. Для устранения грамматических ошибок в среду Word встроена автоматизированная система проверки правописания. Основу этой системы составляет база данных – вариантов написания русских и английских слов, и база знаний – правил грамматики. Эта система сверяет каждое написанное слово с базой данных, а также анализирует правильность написания словосочетаний и предложений (согласованность падежей, расстановку запятых и пр.). При обнаружении ошибок система выдает подсказку и в некоторых случаях варианты исправления ошибок. Эта система является примером системы искусственного интеллекта.

По умолчанию Microsoft Word проверяет орфографию и грамматику автоматически при вводе текста, выделяя возможные орфографические ошибки красной волнистой линией, а возможные грамматические ошибки — зеленой волнистой линией.

Система проверки орфографии по умолчанию включена всегда. Для того чтобы посмотреть, какие настройки системы включены, а также при необходимости отключить ее, откройте меню кнопки Microsoft Office и щелкните на кнопку Параметры Word (Рис. 2). В открывшемся окне слева щелкните на кнопку Правописание и включите флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику, а также некоторые другие возможности проверки правописания. Здесь же можно установить набор правил грамматики. По умолчанию установлен набор Для деловой переписки.

Рис. 2. Настройка проверки орфографии

И справлять ошибки можно по мере ввода текста, а можно провести проверку сразу во всем тексте по окончании ввода.

Для исправления ошибки по мере ввода щелкните правой кнопкой мыши на текст, подчеркнутый волнистой зеленой или красной линией, а затем выберите предложенный вариант или соответствующую команду в контекстном меню.

При исправлении орфографической ошибки очень часто в контекстном меню предлагаются слова, близкие по написанию (Error: Reference source not found).

По окончании ввода рекомендуется дополнительно осуществить проверку правописания сразу во всем тексте. Для проверки правописания надо установить курсор вначале текста и выбрать команду на вкладке Рецензирование/ группа Правописание/ кнопка Правописание. Откроется диалоговое окно (Рис. 3).

Рис. 3. Диалоговое окно проверки правописания

В окне приводится фрагмент текста с ошибкой и варианты ее исправления. Можно выбрать вариант или исправить ошибку самостоятельно в верхнем поле. После этого щелкнуть на кнопке Заменить.

Следует заметить, что если система подчеркивает красной линией слова, то это не значит, что слово написано неправильно. Вполне возможно, что это какой-нибудь специальный термин, которого нет в словаре. Очень часто подчеркиваются имена собственные, а также составные слова (например, автотекст, автозамена и пр.). Если вы не согласны с ошибкой, то щелкните на кнопке Пропустить.

Если вы уверены, что слово написано правильно, то вы можете добавить его в пользовательский словарь, и больше оно не будет выделяться подчеркиванием. Для этого щелкните правой кнопкой на слове и в контекстном меню выберите команду Добавить в словарь.

Следует иметь в виду, что в словарь надо вводить все словоформы нового слова. Для этого в окне Правописание (Рис. 3) щелкните на кнопку Параметры. Откроется окно Параметры Word (Рис. 2). В группе настроек Правописание нажмите кнопку Вспомогательные словари. В открывшемся окне представлены все пользовательские словари. По умолчанию присутствует и выделен словарь с именем Custom.dic. Щелкните на кнопке Добавить. В новом окне приведены все слова, добавленные пользователем. Можно просмотреть словарь, добавить или удалить слова во всех словоформах, встречающихся в тексте.

Если в результате опечатки получается слово, существующее в словаре, то программа проверки орфографии не пометит это слово. Например, вместо слова «кот» написано слово «кто», или вместо слова «пара» написано слово «парта». Чтобы устранить такие ситуации, следует прочитать текст лично или, что еще лучше, попросить другого человека прочитать текст.

Иногда в тексте почти все слова подчеркнуты красным цветом, но при этом вы видите, что они написаны правильно. Это означает, что в документе установлен неправильный язык проверки орфографии (например, английский вместо русского). Чтобы установить язык проверки орфографии на вкладке Рецензирование в группе Правописание щелкните по кнопке Выбрать язык . Выберите в списке нужный язык (Рис. 4). Если вы хотите, чтобы во всех документах использовался этот язык, щелкните по кнопке По умолчанию.

Рис. 4. Окно Язык