- •Организация работы с документами в ооо «кравт»
- •Содержание
- •Глава 1. Организация документационного обеспечения
- •Глава 2. Анализ системы документационного обеспечения ооо «кравт»........................................................................................................9
- •Введение
- •Глава 1. Организация документационного обеспечения управления ооо «Кравт»
- •1.1 Общие требования к организации документационного обеспечения управления ооо «кравт»
- •2.1. Порядок работы с входящими документами в компании
- •1.2 Подготовка документов. Требования к оформлению документов в ооо «Кравт»
- •Глава 2. Анализ системы документационного обеспечения ооо «кравт»
- •2.2. Порядок работы в компании с исходящими документам
- •2.3 Особенности подготовки, оформления и учета отдельных видов документов в ооо «Кравт»
- •2.4. Организация контроля исполнения документов
- •2.5. Составление номенклатуры дел
- •2.6. Формирование дел
- •2.7. Оформление и передача дел в архив
- •Заключение
- •Список источников и литературы
2.7. Оформление и передача дел в архив
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив ООО «Кравт».
Из структурных подразделений дела передаются в архив по описям, составляемым ответственным работником, при методической помощи секретаря канцелярии (работника, ответственного за архив). Опись составляется в двух экземплярах.
При передаче дел в архив на обоих экземплярах описей указывается дата и количество принятых дел. Описи подписываются работником, ответственным за архив, и работником структурного подразделения, передающего дела. Один экземпляр описи возвращается в структурное подразделение, второй остается в архиве.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению.
Дела передаются в архив Организации по графику. График составляется лицом, ответственным за архив, согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.
Дела передаются в архив ООО «Кравт» в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи в графе примечание каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи на обе стороны. Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.
На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению. Отбор дел к уничтожению производится только после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения за этот же период.
Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляется руководителем подразделения. Ответственность за организацию уничтожения документов несет служба ДОУ.
Акт на уничтожение подписывается лицом, которое назначено приказом организации ответственным за уничтожение, и утверждается руководителем организации. Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта на уничтожение сдаются на переработку. [10, C.19]
Заключение
Эффективность развития компании зависит от эффективности управленческой структуры, которая основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которых сконцентрирована на документах.
В ходе работы были рассмотрены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными документами в ООО «Кравт» и его структурных подразделениях. Также описан единый порядок приема, регистрации, учета, прохождения, подготовки, оформления, утверждения, принятия (издания), контроля за исполнением, отправки и хранения документов.
Проанализировав организацию работы с документами в ООО «Кравт» можно выделить следующие особенности:
Ведение электронных журналов регистрации входящей и исходящей документации.
Наличие в структуре организации службы по качеству, занимающейся разработкой и внедрением Положений и СОПов о порядке работы с документами в структурных подразделениях на той или иной стадии рабочего процесса.
Ведение журнала движения, визируемых договоров.
В работе были изложены пути совершенствования документационного обеспечения деятельности ООО «Кравт».
Таким образом, можно сделать вывод, что в сфере управления в настоящее время необходимо механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах (внедрение «Электронного документооборота»). Это позволит сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения, а также эффективно организовать систему поиска документа, позволяющую находить документ, обладая минимальной информацией о нём.