1.2 Структура управління та основні функції комерційних служб підприємства.

Системний підхід до управління комерційною службою полягає в побудові такої структури управління, яка дозволить досягти цілей діяльності підприємства. Діяльність організації торгівлі багато в чому залежить від того, як організована робота її комерційної служби, тобто тих підрозділів, які відповідають за закупівлі товарів та їх реалізацію.

Структура комерційної служби зумовлена ​​тим, які функції виконує торгова організація, наскільки широкий асортимент закуповуваних і реалізованих нею товарів, скільки у неї постачальників, покупців і т. д.

У великих торгових організаціях комерційну службу, як правило, очолює заступник керівника (генерального директора) з комерційних питань (комерційний директор). У його підпорядкуванні знаходяться різні підрозділи, що займаються закупівлею і реалізацією товарів, дослідженням ситуації на ринку, рекламою і т. п.

В організаціях з більш складною структурою до складу комерційної служби входять транспортний відділ, відділ логістики та інші підрозділи. На невеликих оптових підприємствах різні відділи комерційної служби можуть бути об'єднані між собою або ж відсутні зовсім.

В організаціях роздрібної торгівлі, до складу яких входить велика кількість магазинів, комерційна служба, як правило, має таку ж структуру, що і в оптовій торгівлі. У невеликих магазинах, що не входять в торговельні мережі, комерційною роботою займаються або сам директор магазину, або його заступник.

Кожен з відділів комерційної служби є самостійним структурним підрозділом організації і виконує певні функції, пов'язані з вирішенням поставлених перед ними завдань.

Відділ маркетингу та реклами реалізує такі основні завдання:

а) забезпечення організації торгівлі необхідною маркетинговою інформацією;

б) проведення комплексу маркетингових досліджень, пов'язаних з попитом споживачів, пропозицією товарів постачальниками і т. п.;

в) аналіз і оцінка ситуації на ринку;

г) формування товарної, цінової і рекламної політики організації;

д) розробка стратегії продажів товарів;

е) організація рекламної діяльності та заходів з просування товарів.

Відділ закупівель забезпечує:

а) пошук постачальників товарів;

б) укладання договорів з постачальниками і контроль їх виконання;

в) розвиток відносин з постачальниками, розширення прямих і тривалих господарських зв'язків з ними ;

г) управління доставкою товарів;

д) постійна робота з постачальниками - виробниками, спрямована на вдосконалення асортименту товарів, що випускаються , підвищення їх якості.

Відділ продажів здійснює такі функції:

а) розробка та реалізація збутової політики організації;

б) пошук оптових покупців;

в) укладання договорів з оптовими покупцями і контроль над їх виконанням;

г) організація оптового продажу товарів різними методами (з особистою відбіркою товарів представником покупця в залах товарних зразків, через пересувні склади, комівояжерів, торгових агентів і т. п.);

д) розробка заходів з доставки товарів відповідно до укладених договорів (визначення обсягів поставок, частоти завезення товарів, складання маршрутів і графіків завезення товарів);

е) оформлення товарно-супровідної документації та товарно-транспортної документації;

є) управління товарними запасами;

ж) організація роботи складського господарства.

На складах організації торгівлі виконуються наступні операції:

а) приймання товарів, що надійшли за кількістю і якістю;

б) організація зберігання товарів;

в) комплектування товарів за заявками оптових покупців;

г) загрузка укомплектованих товарів на транспорт і відправка покупцям.

У своїй роботі підрозділи комерційної служби взаємодіють між собою, а також з іншими відділами організації (планово-економічними, юридичними, бухгалтерією та ін.)

Завдяки координації дій підрозділів комерційної служби забезпечується вирішення основних завдань, що стоять перед організацією торгівлі, а саме - закупівля товарів обгрунтованого асортименту в необхідній кількості і безперебійне постачання ними покупців.

Комерційну службу ТОВ «Укренергогарант» складають відділ закупок і відділ реалізації.

Організація закупок матеріальних ресурсів централізована, так як співробітники відділу підпорядковуються безпосередньо керівництву відділу.

Керівник відділу відповідає за ефективність процесу закупок, намічає основні джерела матеріального забезпечення, координує діяльність підлеглих йому співробітників, пов'язує плани закупок з діяльністю інших функціональних підрозділів, підбирає кадри.

Оперативно-постачальницьку роботу на підприємстві виконують працівники відділу: експедитор, товарознавець-комірник, комерційний агент по закупівлях.

Експедитор і комерційний агент займаються пошуком постачальників; спільно з комерційним директором укладають з ними договори, оформляють документацію на придбання матеріальних ресурсів, замовляють транспорт для перевезення (якщо необхідно). Супроводжують вантажі в дорозі і забезпечують їх збереження. Товарознавець-комірник визначає вимоги до продукції, необхідної для виробництва, а також перевіряє відповідність їх якості стандартам, договірним зобов'язанням і іншим документам.

Він бере участь у контролі виконання договірних зобов'язань; бере участь у розробці та впровадженні стандартів підприємства по МТЗ, контроль якості продукції, організації транспортування і зберігання продукції. Бере участь у проведенні інвентаризації матеріальних ресурсів.

Відповідно до положення про відділ реалізації ТОВ «Укренергогарант», затвердженим виконуючим обов'язки генерального директора Смирновим П. В. відділ реалізації продукції є самостійним структурним підрозділом підприємства і підпорядковується виконавчому директору.