1. Теоритические основы документооборота в кадровой службе

1.1. Сущность и значение документооборота в кадровой службе

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были, сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки [1, С. 78].

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Организация движения документов – важная часть делопроизводственного процесса. Надо знать, как правильно его наладить, какие условия создать для обеспечения четкого, последовательного, бесперебойного движения документов, так как заключенная в них информация необходима для принятия управленческого решения и доведения его до исполнителя [9, С.95].

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом. Документооборот является составляющей частью организации работы с документами. Он должен осуществляться таким образом, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут – прямым, время прохождения – минимальным.

Выполнение этих условий требует:

1. Сократить инстанции прохождения документа, заранее продумав и определив путь документа. Только деловая необходимость должна влиять на его движение.

2. Установить максимальное единообразие в последовательности прохождения и обработки конкретных видов документов. Оно достигается с помощью разработки типовых схем прохождения этих видов документов.

3. Исключить по возможности возвратное движение документов. Выполнение этого условия зависит от количества инстанций согласования, регистрации и отправки документов.

4. Активно применять средства оргтехники и новейшие информационные технологии при передаче документов. Использование этих средств должно быть продуманным, а не стихийным. Поэтому, приобретая технику, необходимо знать ее технические характеристики, советоваться со специалистами [10, С.95].

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

1) прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

2) ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке, как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

1) характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

2) маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

3) периодичность (стадии документооборота);

4) направленность движения.