Запитання для самоперевірки
Назвіть основні рекомендації, які допомагають менеджеру ефективно планувати час за допомогою секретаря.
Які переваги дає керівникові делегування повноважень секретарю?
Назвіть і поясніть сенс «заповідей для секретаря».
На ваш погляд, на які питання повинен дати відповідь керівник, щоб створити максимально ефективні взаємини з секретарем?
Що таке робочий ритм?
У якому документі і в якому році була перша згадка про російських секретарів?
Як необхідно поводитися при вимушених перервах - телефонні дзвінки і поява незапланованих відвідувачів?
Тема 7. Види потоків документів
Від правильної постановки діловодства в організації залежить оперативність, економічність, надійність функціонування апарату управління, організація й культура праці персоналу управління.
Діловодство в організаціях має три основні системи:
- централізовану;
- децентралізовану;
- змішану.
Вибір системи діловодства залежить від характеру діяльності, функцій, організаційної структури організації.
За централізованої системи всі операції, пов’язані з документаційним забезпеченням управління зосереджуються в одному місці, в єдиній для всієї організації службі або у секретаря (прийняття документів, їх реєстрація, контроль виконання, зберігання справ і ін.), що дозволяє значно підвищити якість їх обробки.
За децентралізованої системи всі види робіт з документами виконуються безпосередньо у структурних підрозділах організації, тобто діловодство кожен функціональний підрозділ веде самостійно.
За змішаної системи діловодства одні операції (прийняття, відправка кореспонденції) здійснюються в одній із служб ДЗК, а інші (реєстрація, оформлення і складання документів, формування справ) виконуються в інших функціональних підрозділах.
Діяльність будь-якої організації пов'язана з обробкою управлінської інформації, поданої у формі ділових документів. Проте чим більша фірма, тим хаотичніше можуть бути шляхи її розповсюдження. Рух документів в організації з моменту їх здобуття або створення до завершення виконання або відправки за межі підприємства називається документообігом.
Оскільки документообіг дуже впливає на роботу усього апарату, то в установі постійно проводиться робота щодо його раціоналізації.
Головна умова раціональної організації документообігу - грамотний розподіл функцій апарату управління й документальне його закріплення.
У зв'язку з наявністю трьох вище перелічених потоків документообіг можна розділити на наступні етапи:
- обробка документів, що надходять в організацію;
- раціональний рух документів усередині організації;
- обробка виконавчих документів, що й відправляються.
Класифікація ділових документів.
Існує безліч способів класифікації управлінських документів.
За змістом:
- з адміністративних питань;
- з питань матеріально-технічного постачання;
- з питань планування;
- з питань бухгалтерського обліку;
- з питань підготовки кадрів;
- з питань зовнішньоторговельної діяльності та ін.
За походженням документи діляться:
- на офіційні - створюються організаціями або посадовими особами за визначеними правилами (стандартами). Причому до офіційних документів відносять і документи, що засвідчують особу людини і його права, а також зміст відомості біографічного характеру (паспорт, посвідчення особи, права водія і т.д.).
- на особові - документи створюються особами поза сферою їх службової діяльності.
За місцем складання документи діляться на:
- зовнішні - отримані установою (вхідні) або спрямовані нею за її межі (вихідні);
- внутрішні - складені в даній установі й використовувані усередині неї.
За найменуванням виділяється кілька десятків видів і різновидів управлінських документів - це акти, анкети, відомості, протоколи, інструкції, звіти, накази та ін.
Види потоків документів. Документообіг в організації здійснюється у вигляді потоків документів між:
1) тими людьми, які аналізують і провадять інформацію, або ухвалюють рішення (керівники підприємства або підрозділів, фахівці й кваліфіковані службовці);
2) пунктами технічної обробки документів на підприємстві (секретар керівника, канцелярія, експедиція, множна служба, архів).
По тому, які етапи обробки проходять документи, можна виокремити три основні інформаційні потоки - документопотоки:
1. документопотік вхідних в організацію документів (листи, договори, рекламні оголошення, відомчі розпорядження й інструкції, і т.д.). Більша частина вхідних документів, які обробляє секретар (або канцелярія), адресована його керівникові (за експертними оцінками від 85 до 90% усіх документів, які надходять на підприємство) і тільки 10-15% - заступникам керівника, керівникам структурних підрозділів і конкретним виконавцям.
2. документопотік внутрішніх документів, тобто створюваних усередині організації і, які передаються з одного підрозділу в інший (накази, розпорядження, інструкції керівництва, службові записки, акти і т.д.).
3. документопотік вихідних документів - інформація, що спрямовується в зовнішній світ (листи й відповіді на листи, договори, звіти, контракти, прес-релізи і т.д.).
Завдання діловодних служб підприємства полягає в тому, щоб документи під час свого руху не губилися й вчасно надходили в чергові пункти обробки. Адже саме від чіткості їх руху залежить своєчасність і правильність прийняття управлінських рішень. Це завдання вирішується за допомогою багаторічного досвіду, вивіреної й відшліфованої системи організації документообігу, яка викладена в нормативних документах. Вони називаються Єдиною державною системою документаційного забезпечення керування (ЕДСДЗК).
Як же здійснюється й контролюється проходження й виконання документів різних документопотоків по підрозділам підприємства?
Розглянемо етапи обробки вхідних документів:
На прикладі етапів обробки вхідного листа, адресованого керівникові.
1. Після розкриття конверта секретар робить попередній розгляд листа, на підставі якого він ухвалює рішення направити документ керівникові. (Конверти з позначкою «особисто» не розкриваються).
2. Секретар реєструє лист. Лист отримує унікальний вхідний номер. При реєстрації також фіксується дата його надходження в організацію.
3. Секретар передає листа керівникові. Керівник розглядає документ і з резолюцією, що відбиває його рішення , направляє його виконавцеві через секретаря. Секретар вносить резолюцію в реєстраційний журнал.
4. Виконавець, працюючи з документом, готує відповідь, яку спрямовує керівникові на підпис (разом із супровідними матеріалами, які використовувалися при підготовці відповіді).
5. Секретар (при необхідності) здійснює контроль над виконанням документу.
6. Секретар одержує від виконавця ініціативний лист і розміщує його у відповідну справу для подальшого зберігання й використання, а відповідь направляє адресатові.
Етапи обробки внутрішніх документів.
Етапи обробки внутрішніх документів залежать від їхнього виду. Типовим прикладом внутрішнього документа є наказ по основній діяльності. Розглянемо етапи його обробки:
1. Внутрішні розпорядчі документи (наприклад, накази, рішення або розпорядження) складаються й оформляються за вказівкою керівника підприємства секретарем.
2. Потім накази, при необхідності, узгоджуються з юридичною службою підприємства.
3. Узгоджені накази підписуються керівником.
4. Потім внутрішні документи реєструються, розмножуються секретарем (або в канцелярії) і направляються в структурні підрозділи для виконання.
Рис. 7.1. Схема роботи з вихідними документами:
Етапи обробки вихідних документів.
1. Вихідний документ готується виконавцем у підрозділі (складається й узгоджується проект документа). Найчастіше вихідний документ складається виконавцем, а секретар перевіряє правильність оформлення.
2. Оформлений документ передається на підпис керівникові підприємства.
3. Після підписання керівником документ реєструється секретарем або в канцелярії.
4. Зареєстрований документ відправляється адресатові. Відправлення повинне бути зроблене в день надходження документу в канцелярію.
5. Копію екземпляра документу секретар підшиває у справу.
Усі вхідні, вихідні і внутрішні документи підлягають кількісному обліку з метою визначення обсягу документообігу. Показники обсягу документообігу є одними з найважливіших підстав для проведення заходів з удосконалення роботи з документами в апараті й скорочення листування.
Облік документів ведеться окремо для вхідної й вихідної кореспонденції по структурних підрозділах і по кореспондентах (адресатам).
Облік обсягів вхідних і вихідних документів здійснюється при їх первинній обробці або відправленні документів. Підрахунок внутрішніх документів здійснюється в місцях їх реєстрації так, щоб кожний документ ураховувався тільки один раз. Щомісяця діловоди структурних підрозділів подають до канцелярії дані про документообіг за станом на перше число.