Призначити:

Костюк Наталію Дмитрівну, секретаря, особою, відповідальною за ведення кадрового діловодства на підприємстві, ведення та облік трудових книжок, ведення табельного обліку й оформлення документів для призначення пенсій працівникам.

Директор

З наказом ознайомлена

Незалежно від того, яку структуру має кадрова служба на підприємстві, основними її функціями є:

• оформлення розпорядчих документів щодо особового складу;

• ведення облікових документів щодо кадрів.

Діяльність кадрових служб на будь-якому підприємстві реґламентована організаційними документами, до яких належать штатний розпис, правила внутрішнього розпорядку, колективний договір.

У штатному розписі закріплюють посадовий і чисельний склад підприємства. Він містить перелік посад, відомості про штатні одиниці, посадові оклади та місячний фонд заробітної плати. При зазначенні найменування посади у штатному розписі слід керуватися «Класифікатором професій ДК 003-95», затвердженим наказом Держстандарту України від 27.07.1995 p. № 257.

У законодавстві немає норми, що зобов’язує кожного роботодавця мати штатний розклад, немає й затвердженої типової форми. Як правило, штатний розклад є доповненням до колективного договору.

За наявності у штатному розписі вільних (вакантних) робочих місць підприємства щомісяця мають повідомляти про це державну службу зайнятості, подаючи форму № 3-ПН «Звіт про наявність вільних робочих місць (вакантних посад) і потребу в працівниках».

Штатний розпис затверджує керівник підприємства. Зразок заповнення штатного розпису наведено нижче.

Затверджую

Директор ТОВ «Торнадо»

__________ Підлетейчук Т. М.

«05» січня 2006 р.

ШТАТНИЙ РОЗПИС

ТОВ «Торнадо» на 2006 рік

№ з/п	Найменування посади	Посадовий оклад, грн.	Кількість одиниць	Місячний фонд заробітної плати, грн.
1	2	3	4	5
1	Директор	800	1	800
2	Заступник директора	600	1	600
3	Головний бухгалтер	500	1	500
4	Бухгалтер-касир	300	1	300
5	Секретар	250	1	250
6	Інженер	400	1	400
7	Водій	250	2	500
	Разом			3350

Правила внутрішнього розпорядку визначають організацію роботи на підприємстві, обов’язки працівників та адміністрації, режим роботи й інші питання. Для розроблення правил внутрішнього розпорядку підприємства можна використовувати Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань за узгодженням із ВЦРПС від 20.06.1984 p. № 213, що продовжують діяти досі, оскільки не прийнято відповідного аналога цього документа.

Колективний договір укладають на підприємстві з метою врегулювання виробничих, трудових і соціально-економічних відносин, узгодження інтересів працівників, власників та уповноважених органів. Обов’язок складання колективного договору на підприємствах різних форм власності, що використовують найману працю і мають права юридичної особи, встановлено ст. 11 Кодексу законів про працю та Законом України «Про колективні договори та угоди» від 01.07.1993 p. № 3356- XII, зі змінами і доповненнями.

Сторонами колективного договору є власник підприємства або особа, яку він уповноважив, і трудовий колектив в особі профспілкової організації або, за її відсутності, представники трудового колективу.

У колективному договорі встановлюють взаємні зобов’язання сторін, що стосуються:

• змін в організації виробництва та праці;

• забезпечення продуктивної зайнятості;

• нормування та оплати праці, встановлення форм, систем, розмірів заробітної плати та інших видів трудових виплат (доплат, надбавок, премій тощо);

• установлення ґарантій, компенсацій, пільг;

• участі трудового колективу у формуванні, розподілі та використанні прибутку підприємства (якщо це передбачено статутом);

• режиму роботи, тривалості робочого часу та відпочинку;

• умов і охорони праці;

• забезпечення житло-побутового, культурного, медичного обслуговування, організації оздоровлення і відпочинку працівників;

• ґарантій діяльності профспілкової або інших представницьких організацій працівників;

• умов регулювання фондів оплати праці та встановлення міжкваліфікаційних (міжпосадових) співвідношень в оплаті праці.

У колективному договорі можна встановлювати додаткові ґарантії та пільги працівникам, не передбачені чинним законодавством.

Колективний договір підлягає реєстрації у місцевих органах виконавчої влади відповідно до п. 1 Положення про порядок повідомчої реєстрації галузевих і реґіональних угод, колективних договорів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 05.04.1994 p. № 225, зі змінами і доповненнями.

Сукупність документів, в яких зафіксовані етапи трудової діяльності працівників, називається документацією з особового складу, або кадровою документацією. Документи з особового складу є складними і вимагають особливої ретельності й акуратності при оформленні, веденні та зберіганні протягом тривалого часу.

Типові форми документів з обліку особового складу наведено в таблиці 7.1.

Таблиця 7.1

Типові форми документів з обліку особового складу

Типова форма	Назва документа
П-1	Наказ (розпорядження) про приймання на роботу
П-2	Особова картка
П-3	Алфавітна картка
П-4	Особова картка спеціаліста з вищою освітою, який виконує науково-дослідні, проектно-конструкторські й технологічні роботи
П-5	Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу
П-6	Наказ (розпорядження) про надання відпустки
П-7	Список №__ про надання відпустки
П-8	Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)
П-9	Книга обліку бланків трудових книжок та вкладок до них
П-10	Книга обліку руху трудових книжок та вкладок до них
П-11	Акт на списання бланків трудових книжок та вкладок до них

Як правило, на підприємствах накази оформляють у спрощеній формі, що містить обов’язкові реквізити типових форм. Конкретний перелік реквізитів для кожного наказу залежить від його виду.

Текст наказу складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.

У констатуючій частині викладають мету та завдання дій, щодо яких видано наказ, і підстави для наказу. У наказах щодо особового складу констатуючої частини, як правило, нема.

Кожному наказу надають порядковий номер (з початку кожного календарного року), що, крім цифри, може містити літерне позначення, наприклад, № 12-н.

На відміну від наказів щодо основної діяльності, накази щодо особового складу не містять дієслова «Наказую», а починаються дієсловом: «Прийняти», «Призначити», «Перевести», «Надати», «Відрядити», «Звільнити» тощо.

Розпорядча частина наказу починається із зазначення прізвища, імені, по батькові та посади працівника, далі викладають зміст дії стосовно особи, про яку видають наказ.

Після розпорядчої частини у наказі наводять посилання на документ, що послужив підставою для видання наказу (заява, довідка, медичний висновок та ін.).

Накази щодо особового складу оформляють у двох примірниках. Один залишають у відділі кадрів, а інший передають до бухгалтерії підприємства.

Усі оригінали наказів необхідно розташовувати у хронологічному порядку і зберігати в окремій папці.