Просмотр схемы данных

После добавления подстановочного поля Microsoft Access установит связь между двумя таблицами, сделав их полноправными компонентами базы данных. Данные из связанных таблиц можно объединять с помощью запросов, форм и отчетов.

Все таблицы входящие в базу данных, и установленные между ними связи отображаются в окне «Схема данных» (рис.2). Чтобы открыть это окно перейдите в окно базы данных, а затем нажмите кнопку «Схема данных»

Кнопка «Схема данных»

Каждая таблица представлена списком полей. Линии, соединяющие списки полей, показывают связи, установленные между таблицами.

Рис.2 Окно «Схема данных»

Чтобы повысить достоверность сведений, содержащихся в таблицах, следует задать соответствующие параметры связей. Для этого дважды щелкните по линии связи между таблицами «Альбомы» и «Поставщики» и включите флажки:

• обеспечение целостности данных

• каскадное обновление связанных полей

Создание / изменение ключа

В Microsoft Access поддерживаются три типа ключей: ключевое поле счетчика, простой ключ и составной ключ.

Ключевое поле счетчика – поле типа «Счетчик», при добавлении каждой новой записи автоматически вводится уникальный последовательный или случайный номер. Определение такого поля как ключевого является простейшим способом создания ключа в таблице. Если при первом сохранении новой таблицы ключевое поле не определено, Microsoft Access выводит приглашение автоматически создать ключевое поле. При нажатии кнопки «Да» создается ключевое поле счетчика.

Простой ключ – поле в таблице, содержащее заведомо уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, может быть определено как ключевое. При попытке назначить ключевым полем поле, содержащее повторяющиеся или пустые значения, ключ создан не будет.

Составной ключ – в случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого отдельного поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух других таблиц в отношении «многие-ко-многим «.

Чтобы создать индекс по одному полю, откройте таблицу в режиме конструктора и выберите поле, для которого вы хотите создать индекс. Щелкните по строке Свойства «Индексированное поле», расположенной в нижней части окна таблицы, чтобы раскрыть список значений этого свойства.

Чтобы создать составной индекс (рис.3), необходимо открыть окно таблицы в режиме конструктора и затем открыть окно «Индексы», щелкнув по кнопке «Индексы».

Кнопка «Индексы»

Переместите курсор вниз на пустую строку и введите имя индекса. В поле «Имя поля» выберите нужное поле, пользуясь раскрывающимся списком полей таблицы. Для того чтобы добавить в этот индекс следующее поле, поместите курсор на следующую строку и укажите имя нужного поля.

Рис. 3 Окно «Индексы»

Существует одно ограничение на использование составных индексов: только последнее условие поиска может быть неравенством, таким как <,<=,>,>=.

Чтобы изменить ключ, в режиме конструктора таблицы выделите поле или поля, определяемые как ключевые.

Для выделения одного поля выберите область выделения строки нужного поля. Для выделения нескольких полей нажмите и удерживайте клавишу CTRL и выберите область выделения строки для каждого поля. Нажмите кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов.

Кнопка «Ключевое поле»

Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Сортировка записей осуществляется в соответствие с порядком ключевых полей в бланке в режиме конструктора таблицы. Если необходимо указать другой порядок сортировки без изменения порядка ключевых полей, то вначале определите ключ, как это описано выше, а затем откройте окно Индексы и укажите другой порядок полей для индекса с именем «PrimaryKey».

Чтобы удалить существующий индекс, надо щелкнуть правой кнопкой мыши по строке, в которой определен этот индекс, и в появляющемся контекстном меню выбрать «Удалить поле».