29. Контроль у системі менеджменту

Сутність, принципи і функції управлінського контролю

Управлінський контроль є одною із основних функцій менеджменту, ціль якої кількісна і якісна оцінка праці та облік результатів роботи організації. Головними інструментами реалізації цієї функції є спостереження, перевірка всіх сторін діяльності, облік та аналіз. В загальній системі управління контроль виступає як елемент зворотнього зв'язку. За результатами контролю проводиться корегування раніше прийнятих рішень, планів, норм і нормативів. Ефективно поставлений контроль має стратегічне спрямування, орієнтується на кінцеві результати, здійснюється своєчасно і достатньо є простим. Остання вимога особливо важлива в сучасних умовах, коли організація прагне будувати роботу на принципі довіри до людей, що веде до суттєвого скорочення контрольних функцій, які виконуються безпосередньо менеджерами. За таких умов контроль стає менш жорстким і більш економічним.

Контроль виступає одним з головних інструментів розвитку організації. В менеджменті без контролю неможливий управлінський процес. Контроль - це обов'язкова функція менеджменту, є заключною стадією управлінського процесу і відіграє роль зв'язуючої ланки між керуючою і керованою системами.

Існують декілька причин які обумовлюють необхідність управлінського контролю:

по-перше - необхідність спостерігати за тим, чим працюючі зайняті, що і як вони роблять. Сукупний ефект навіть дрібних помилок може суттєво вплинути на зниження потенціалу діяльності організації;

по-друге - постійні зміни в оточуючому середовищі з якими організація та їх менеджери стикаються, вимагає відповідного реагування. Зміни вимагають керування не тільки намічених планів, а навіть цілей організації. Добре організований контроль допомагає менеджерам своєчасно пристосовуватися до змін;

по-третє - це постійно зростаюча складність роботи організацій, які займаються бізнесом, внаслідок росту їх розмірів і масштабів виробництва. Зі зростанням виробництва менеджери, які відповідальні за виконання всіх задач організації, не можуть персонально спостерігати за кожним видом діяльності, а також змінами умов на ринку і особисто вирішувати виникаючи проблеми. Тому їм необхідна формальна система контролю.

Діяльність організації вимагає щоб контроль і планування були щільно зв'язані між собою та були безперервними. Сутність контролю полягає в трьох основних елементах [1, с.115-117; 10, с.353]:

встановлення контрольованих стандартів діяльності;

аналіз результатів діяльності за допомогою контролю;

корегування технологічних, господарських та інших процесів у відповідності до обґрунтованих висновків і прийнятих рішень.

Менеджери починають здійснювати функцію контролю з того моменту, коли вони визначили ціль і створили організацію. Без контролю починається хаос і об'єднати діяльність працюючих стає неможливо. Зміна законів, технологій, умов конкуренції та інших зовнішніх факторів можуть перетворити реальні плани в недосяжні. Для своєчасного реагування на подібні зміни в організаціях повинен бути налагоджений ефективний контроль.

Контроль - це процес забезпечення організацією своїх цілей. Цілі контролю будуть досягнуті тільки у тому випадку, якщо вони здійснюватимуться у відповідності з визначеними принципами.

Принципи контролю - це основні елементи науково - обґрунтованої системи контролю [11, с.193-194]. Контроль повинен відповідати таким вимогам:

всеохоплюючим, тобто утримувати в полі зору основні сфери діяльності організації - зовнішню ситуацію і внутрішні процеси. Але це не означає, що контроль повинен бути тотальним, фіксувати всі події в організації. Необхідно домагатися науково - обґрунтованого підходу, який би дозволяв мати достатньо повну і об'єктивну інформацію. До його здійснення необхідно залучати весь персонал організації та максимально розширювати повноваження працюючих;

постійним і оперативним, тобто повинен здійснюватися постійно з певними інтервалами часу і обов'язково своєчасно або з деяким випередженням, в цілях усунення виявлених недоліків;

об'єктивним і безперервним, означає щоб висновки контролерів були аргументованими, будувалися на достовірних фактах, встановлених за допомогою доказів і свідчень, а сам процес контролю здійснювався постійно;

масовим і гласним, що передбачає всеосяжність контролю, поширення його на всі види діяльності, структурні підрозділи і усіх працюючих в організації;

дієвим і плановим, означає, що за результатами контрольних перевірок повинні вживатись заходи, спрямовані на ліквідацію виявлених недоліків. Плановість необхідна для уникнення як зайвого контролю так і безконтрольності за деякими видами діяльності або працівниками;

мати кінцеві результати, тобто контроль розглядається як засіб досягнення цілей;

гнучким, тобто контроль повинен бути тісно зв'язаний з плануванням, системою управління, зі змінами в структурі організації, інакше він буде запізнюватися і стане недієздатним;

орієнтованим на людину, передбачає не тільки об'єктивність контролю, але його доброзичливість, виключення будь якого стеження за людиною, що істотно може погіршити морально-психологічний клімат в колективі;

економічним, означає, що користь від контролю повинна перевищувати витрати на його проведення. З цієї причини необхідно скоротити до мінімуму всі пов'язані з контролем витрати на технічні засоби, збір, переробку і зберігання інформації.

30. Сутність делегування полягає в передачі завдань і повноважень особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання. Це засіб, за допомогою якого керівництво розподіляє серед співробітників численні завдання, котрі потрібно виконати для досягнення цілей організації. Якщо істотне завдання не делеговано іншій особі, його змушений виконувати керівник. Це, звичайно, в багатьох випадках неможливо, адже час та здібності керівника обмежені. М.П. Фоллет, один із класиків менеджменту, зазначила, що сутність управління полягає в умінні добиватися виконання роботи іншими. Тому делегування — це акт, що перетворює людину на керівника.

Основними елементами процесу делегування є відповідальність та організаційні повноваження.

Відповідальність — зобов'язання виконувати завдання та відповідати за їх задовільне вирішення.

Під поняттям зобов'язання ми розуміємо те, що від індивіда очікують виконання конкретних робочих вимог, коли він займає певну посаду в організації. Фактично індивід укладає контракт з організацією на виконання завдань певної посади в обмін на отримання винагороди. Відповідальність означає, що працівник відповідає за результати виконання завдання перед тим, хто передає йому повноваження.

Делегування реалізується тільки у разі прийняття повноважень, і власне відповідальність не може бути делегованою.

Якщо допускається, що певна особа бере на себе відповідальність за задовільне виконання завдання, організація має надати йому потрібні ресурси. Керівництво здійснює це шляхом делегування повноважень разом із завданнями.

Повноваження — обмежене право використовувати ресурси організації та спрямовувати зусилля деяких її співробітників на здійснення певних завдань.

Повноваження делегуються посаді, а не індивіду, який займає її. Межі повноважень звичайно визначаються політикою, процедурами, правилами та посадовими інструкціями, що викладаються у письмовому вигляді або передаються підлеглому усно. Особи, що виходять за ці межі, перевищують свої повноваження навіть тоді, коли це необхідно для виконання делегованих завдань.

Межі повноважень розширюються у напрямі вищих рівнів управління організації. Більша частина повноважень керівника визначається традиціями, вдачею, культурними стереотипами та звичаями суспільства, в якому організація функціонує.

Поняття повноваження та владу часто плутають. Повноваження розглядаються як делегування — обмежене, притаманне певній посаді право використовувати ресурси організації. На відміну від цього, влада — це реальна здатність діяти або можливість впливати на ситуацію. Можна мати владу, не маючи повноважень. Тобто повноваження визначають, що саме особа, яка займає певну посаду, мас право робити; влада — що вона справді може зробити.

Повноваження завжди обмежені. У деяких випадках ці межі настільки змінюють характер повноважень, що слід розглядати зв'язки між рівнями повноважень, що виявляються у вигляді двох загальних типів. Розрізняють лінійні й апаратні (штабні) повноваження, причому обидва типи можуть застосовуватися в різних формах.

Типи повноважень

Лінійні повноваження — це повноваження, що передаються безпосередньо від начальника підлеглому і далі іншим підлеглим. Такі повноваження надають керівникові узаконену владу для спрямування діяльності безпосередніх підлеглих на досягнення поставлених цілей. Керівник, який має лінійні повноваження, також має право приймати певні рішення та діяти в певних ситуаціях без узгодження з іншими керівниками в межах, визначених організацією, законом або звичаями.

Делегування лінійних повноважень створює ієрархію рівнів управління організації. Процес створення ієрархії називається скалярним процесом; у результаті створюється скалярний ланцюг, або ланцюг команд.

Ланцюг команд, створений шляхом делегування повноважень, є характерною ознакою всіх формальних організацій, окрім найменших.

31. Підприємство - це первинна ланка суспільного виробництва, яка забезпечує виготовлення певних товарів чи надання послуг і здійснює процес відтворення на основі самоокупності й самостійності. Для створення підприємства передбачено певний порядок. Він включає акт державної реєстрації підприємства як юридичної особи. Останнє означає, що господарюючий суб'єкт отримує права й обов'язки щодо всіх самостійних дій. Водночас реєстрація підприємства як юридичної особи передбачає отримання ним певних атрибутів господарюючого суб'єкта. До них слід віднести:

o найменування підприємства, а у випадку промислового виробництва - ще й власний товарний знак;

o печатку даного підприємства;

o самостійний баланс;

o розрахунковий та інші рахунки в банку.

За законами України, підприємницьку діяльність можна здійснювати і без створення юридичної особи. У цьому випадку громадянин реєструє себе як фізичну особу, що займається підприємницькою діяльністю, і отримує відповідне державне свідоцтво на здійснення вказаної в ньому підприємницької діяльності.

Під підприємництвом розуміють господарську діяльність, що здійснюється для досягнення економічних і соціальних результатів та з метою одержання прибутку, а суб'єкти підприємництва — підприємцями. Господарська діяльність може здійснюватись і без мети одержання прибутку (некомерційна господарська діяльність). Під господарською діяльністю розуміється діяльність суб'єктів господарювання у сфері суспільного виробництва, спрямована на виготовлення та реалізацію продукції, виконання робіт чи надання послуг вартісного характеру, що мають цінову визначеність.

Поняття "підприємництво" надзвичайно широке і містке. У ньому переплітається сукупність економічних, юридичних, політичних, історичних, моральних і психологічних відносин. Воно склалося протягом значного часу, змінюючись під впливом базисних і надбудовних інститутів, психології людей тощо.Сутність підприємництва акумулюється у впливі ініціативної, новаторської, самостійної діяльності. Підприємець — це суб'єкт, який поєднує в собі новаторські, комерційні та організаторські здібності для пошуку і розвитку нових видів, методів виробництва, нових благ та їх нових якостей, нових сфер застосування капіталу. А звідси підприємництво — це тип господарської поведінки підприємців з організації розробок виробництва і реалізації благ з метою отримання прибутку і соціального ефекту.

Разом із тим підприємництво — це не будь-яка господарська діяльність, а особливий вид діяльності, і ця особливість характеризується такими відчутними (суттєвими, конкретними) ознаками.

По-перше, це самостійна діяльність, діяльність "за свій рахунок". Основою підприємницької діяльності є власність підприємця.

По-друге, це ініціативна творча діяльність. В основі здійсненій підприємницької діяльності лежить власна ініціатива, творчо-пошуковий, інноваційний підхід.

По-третє, це систематична діяльність. Підприємницька діяльність — бути постійною, пов'язаною з відтворювальним процесом і обов'язково офіційно зареєстрованою.

По-четверте, це діяльність, яка здійснюється на власний ризик. Підприємницька діяльність здійснюється під власну економічну (майнову) відповідальність.

По-п'яте, метою цієї діяльності є одержання прибутку або власного доходу.

32. Функція координації управління - це процес зміни напряму дій без зміни поставленої мети (координація шляху досягнення мети), або із змінами мети залежно від зміни ситуації (координація мети). Координація мети і завдань організації залежить від динаміки розвитку подій і зміни ситуації, що впливає на поставлену мету і завдання. Головне завдання координації процесу управління - досягнення погодженості в діяльності всіх підсистем (елементів) організації шляхом установлення оптимальних комунікацій (зв'язків) між ними. Для виконання цієї функції менеджменту використовуються документальні матеріали (звіти організацій, аналітичні дані), результати обговорення проблем на зборах, нарадах, семінарах, а також технічні засоби зв'язку тощо. За допомогою цих та інших форм встановлюється раціональна взаємодія між всіма підсистемами організації, здійснюється маневрування ресурсами, узгодження всіх стадій процесу управління.

Важливе значення при налагодженні діяльності організації має розподіл функцій управління по горизонталі, тобто за структурними одиницями, і розділення робіт по вертикалі, а саме залежність працівників організації в її управлінській структурі (ієрархічні сходи).

найбільш загальному плані основними функціями менеджменту є: аналіз зовнішнього економічного середовища, в якому має діяти підприємство; визначення та аналіз міцних та слабких сторін його діяльності; розробка стратегії підприємства, спрямованої на реалізацію довгострокових перспективних рішень і питань оперативної діяльності; взаємодія з іншими суб'єктами ринку, державними органами, фінансово-кредитними установами тощо.

У процесі реалізації цих функцій досліджуються питання державного регулювання економічної діяльності суб'єктів ринку, аналізується стан економіки, кон'юнктури ринку, прогнозуються важливі показники, що пов'язані з діяльністю підприємницьких структур, здійснюється оцінка і вибір конкретних партнерів, розробляється система альтернативних управлінських рішень.

Субординація – це узгодження функцій по вертикалі, підпорядкованість функцій одних компонентів іншим і всіх компонентів системи загалом.

33. Об'єкт управління - це те, нащо спрямований свідомий, планомірний, організований, систематичний вплив суб'єкта управління. Метою такого впливу є спрямування об'єкта шляхом певного розвитку, надання йому стану впорядкованості, якісного визначення, відповідності певним вимогам чи ознакам. Об'єкт управління можна розглядати в двох аспектах: елементно-структурному - як сукупність людей (персонально), виробничих, галузевих утворень і груп, а також функціональному - як діяльність, поведінку індивідів і конкретних груп людей.

Об'єкт управління, тобто той, ким керують, - це, передусім, колектив працівників організації чи підприємства, а в органах внутрішніх справ об'єктом управління є також матеріальні, фінансові та трудові ресурси.

Суб'єкт управління - це структурно-організований колектив державних службовців чи один державний службовець, або інший компетентний суб'єкт, сукупність характерних правомочностей котрого зумовлюють можливість (в деяких випадках обов'язок) останнього вчиняти владно-розпорядчу діяльність, спрямовану на організацію та дискурсування безпосереднього об'єкта управління, в межах та порядку, передбачених чинним законодавством. Суб'єкт і об'єкт управління, їх окремі компоненти вступають у взаємостосунки з питань організації, всіх сторін життєдіяльності установи чи підприємства. Ці взаємостосунки утворюють таким чином систему управління. Між суб'єктом і об'єктом управління встановлюється прямий (директива, наказ, розпорядження) і зворотний (доповідь, звіт, інформація про виконання) зв'язки.