1.3. Организация работы с организационно- распорядительной и договорно- правовой документацией

Документооборот является обязательной составляющей эффективного управления организацией. Документооборот- это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

К общим принципам организации документооборота можно отнести следующие :

• оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;

• обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;

• исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

Таким образом, главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени.

Существуют 3 формы организации делопроизводства в системе управления:

1. Централизованная - здесь сосредотачиваются все технологические операции, от создания документа, его приема, обработки, до регистрации, контроля за исполнением, подготовки документов для передачи на хранение. Такая форма делопроизводства применяется в небольших организациях с малым документооборотом.

2. Децентрализованная - применяется в крупных организациях, расположенных за пределами центрального офиса. В каждом структурном подразделении создается собственная система обработки документов (самостоятельно ведут регистрацию, контроль, организуют хранение).

3. Смешанная - самая распространенная и эффективная. При этой системе основные технологические операции (регистрация, контроль, доставка, копирование и хранение) проводятся в одном месте; второстепенные операции (подготовка документов, их исполнение, формирование дел) - в структурном подразделении. Такое разделение труда позволяет специализировать сотрудников, эффективно использовать технические средства.

Исходя из форм организации делопроизводства, принятой в организации, количества документов, масштабов деятельности выбирается структура делопроизводственных служб, в задачу которых входит организация делопроизводства и его совершенствование.

Для установления и закрепления единого порядка составления документов и организации работы с ними в учреждении рекомендуется разрабатывать инструкции по делопроизводству. Если в организации по каким-либо причинам еще не разработана инструкция по делопроизводству, то при работе с документами можно использовать Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденную приказом Минкультуры России от 08.11.2005 №536, или на ее основе разработать свою.

График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации. В график документооборота включаются следующие разделы: порядок создания документа (количество экземпляров, ответственный за выписку, за оформление, за исполнение, а также срок исполнения); порядок проверки документа (ответственный за проверку, кто представляет, порядок и срок представления); порядок обработки документа (исполнитель, срок исполнения); порядок передачи документа в архив (исполнитель, срок передачи).

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

• предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрация документов;

• контроль за исполнением;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

• отправка или направление в дело.

В делопроизводстве выделяют следующие документопотоки: входящие, исходящие, внутренние. Входящие документы - это документы, которые поступили в учреждение от внешних партнеров. Внутренние документы оформляются в организации и имеют внутреннее применение. Исходящие документы являются ответом на соответствующие входящие документы. Данная работа направлена на рассмотрение организационно- распорядительной и договорно- правовой документации, которая относится к внутренним документам.

Все отправляемые (исходящие) документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм.  В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами, такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации». После регистрации  и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Таким образом, нормативно-правовые акты регламентирующие процессы документационного обеспечения управления являются основополагающей делопроизводства. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических процессов конкретной организации.

Учреждение организует свою работу в основном при использовании организационно-распорядительной и договорно- правовой документации. Организационно- распорядительная документация фиксирует реализацию решений в управленческой деятельности учреждения. Это наиболее широко используемый вид документации. Также, своевременное и качественное исполнение договора во многом обеспечивается мерами, установленными законодательством и соглашениями сторон.

Документооборот - один из важнейших компонентов, необходимый для построения деятельности организации. Выстраивание эффективного документооборота необходимо как для успешной работы учреждения в целом, так и организации деятельности подразделений и взаимодействия между ними.