1. Постановка задачи, анализ существующих решений, разработка функциональных элементов схемы

1.1 Постановка задачи

Агентство недвижимости «Аренда коттеджей НСК» существует с начала 2013 года, было создано с целью продажи объектов недвижимости и оформления заказов.

Главная задача, которая стояла перед компанией в то время – стать крупным агентством недвижимости города Киева.

Агентство недвижимости «Аренда коттеджей НСК» специализируется на оказании полного спектра услуг по оформлению документов на недвижимое имущество и прочие виды имущественных прав.

Услуги предоставляются физическим и юридическим лицам. Агентство недвижимости «Аренда коттеджей НСК» работает только на основании договора покупки/продажи недвижимости, с обязательным оформлением актов приема-передачи недвижимости в эксплуатацию. Отлаженный механизм работы, основанный на профессиональном опыте, позволяет минимизировать сроки выполнения работ.

Организационная структура управления агентства недвижимости «Аренда коттеджей НСК» приведена на рисунке 1.1.

Общее руководство агентством недвижимости осуществляет директор в непосредственном подчинении, которого, находится зам. директора агентства недвижимости, который является исполнительным органом агентства недвижимости.

В подчинении зам. директора агентства недвижимости «Аренда коттеджей НСК» находится группа риэлторов, распределенная в зависимости от характера недвижимости: объекты жилой недвижимости, земельные участки и объекты коммерческой недвижимости.

Рисунок 1.1 - Организационная структура управления агентства недвижимости «Аренда коттеджей НСК»

Обеспечение бесперебойной работы компьютерной сети и программного обеспечения агентства недвижимости «Аренда коттеджей НСК» осуществляет отдел информационных технологий.

Ведение делопроизводства осуществляет секретарь, а также имеется замерщик и оценщик объектов недвижимости для осуществления сделок купли продажи.

В агентстве недвижимости «Аренда коттеджей НСК» все процессы заключения договоров и выписки счетов для клиентов представляют собой совокупную работу нескольких сотрудников и живой очереди из ожидающих клиентов.

Для начала клиент может приехать в агентство недвижимости «Аренда коттеджей НСК», или просто позвонить риэлтору, он выбирает наиболее интересный вариант обслуживания. Затем риэлтор добавляет информацию о клиенте в ИС, а именно заносит: наименование и реквизиты предприятия, номер договора, ФИО риэлтор. Далее риэлтор формирует заявку на услугу и выписывает счет для клиента.

Часть данного процесса, а именно регистрацию и внесение реквизитов нового клиента, а также формирование заявки и выписка счета, планируется автоматизировать.

Процесс обслуживания клиентов, непосредственно связан с бухгалтерией, по вопросам фактических оплат счетов и др. финансовой информации. Так же непосредственное взаимодействие происходит со службой технического контроля, для контроля.

Направление по непосредственному взаимодействию структурных подразделений компании с клиентами является одним из самых важных процессов агентства недвижимости «Аренда коттеджей НСК», поскольку всегда показывает общее представление о компании всем ее партнерам.

Поэтому именно оно было выбрано в качестве автоматизации, а также возможности сокращения производимых клиентом действий и перенос части процессов в Интернет, что позволило бы повысить эффективность данного направления компании.