- •Министерство образования республики коми
- •«Воркутинский горно-экономический колледж» Отчет
- •Тема 1. Организация документооборота на предприятии
- •1.Понятие документооборота – бумажного, электронного, значение в деятельности, влияние на финансовые результаты п/п
- •Табель унифицированных форм документов отдела управления Федеральной Миграционной службы по Ямало-Ненецкому автономному округу в г. Салехард
- •Тема 2. Оформление первичных кассовых документов
- •Кассовая книга
- •Поручение на покупку иностранной валюты № 48 от “_30_” ____мая____ 20_14_ г.
Табель унифицированных форм документов отдела управления Федеральной Миграционной службы по Ямало-Ненецкому автономному округу в г. Салехард
Наименование формы документа |
Код формы документа (ОКУД) |
Код формы документа |
Кем и когда утверждена |
Периодичность составления |
Составитель |
Внутреннее согласование |
Внешнее согласование |
Подпись |
Утверждение |
Оттиск печати |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
Положение об отделе |
02489366 |
|
Утверждено Приказом УФМС России по ЯНАО от 17.01.2008 № 7 |
По мере необходимости (не реже 1 раза в 5 лет) |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
Главный юрисконсульт управления |
|
Начальник УФМС России по ЯНАО |
Начальник Управления |
|
Должностная инструкция |
0248900 |
|
Утверждена Приказом УФМС России по ЯНАО от 17.01.2008 № 7 |
По мере необходимости (не реже 1 раза в 5 лет) |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
Главный юрисконсульт управления |
|
Начальник УФМС России по ЯНАО |
Начальник Управления |
|
План работы отдела на квартал |
|
|
|
Каждый квартал |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
Начальник УФМС России по ЯНАО |
Начальник Управления |
|
План работы отдела на год |
|
|
|
Каждый год |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
Начальник УФМС России по ЯНАО |
Начальник Управления |
|
Инструкция о документационном обеспечении управления |
|
|
Утверждена приказом ФМС России от 07.01.2008 №22 |
По мере необходимости |
ФМС России |
Все структурные подразделения, начальники территориальных органов |
|
Начальник УФМС России по ЯНАО |
Начальник Управления |
|
Табель унифицированных форм документов отдела |
|
|
|
Декабрь года |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
Начальник УФМС России по ЯНАО, заведующий архивом |
|
Начальник УФМС России по ЯНАО |
Начальник Управления |
|
Альбом унифицированных форм документов отдела |
|
|
|
Декабрь года |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
Начальник УФМС России по ЯНАО, заведующий архивом |
|
Начальник УФМС России по ЯНАО |
Начальник Управления |
|
Номенклатура дел отдела |
|
|
Утверждена Приказом УФМС России по ЯНАО от 17.01.2008 № 7 |
Каждый год |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
Начальник УФМС России по ЯНАО |
|
|
Начальник Управления |
|
Документ удостоверяющий личность |
|
|
|
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
специалист 1 разряда |
|
|
Заявление о регистрации по месту жительства |
|
|
Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 |
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
специалист 1 разряда |
|
|
Документ являющийся основанием для проживания |
|
|
|
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
специалист 1 разряда |
|
|
Карточка регистрации |
|
|
Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 |
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
Ведущий специалист |
|
|
Поквартирная карточка |
|
|
Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 |
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
Ведущий специалист |
|
|
Домовая (поквартирная)книга |
|
|
Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 |
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
Ведущий специалист |
|
|
Адресный листок прибытия |
|
|
Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 |
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
Ведущий специалист |
|
|
Листок статистического учета прибытия |
|
|
Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 |
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
Ведущий специалист |
|
|
Документ удостоверяющий личность |
|
|
|
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
специалист 1 разряда |
|
|
Заявление о регистрации по месту пребывания |
|
|
Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 |
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
специалист 1 разряда |
|
|
Документ являющийся основанием для пребывания |
|
|
|
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
специалист 1 разряда |
|
|
Свидетельство о регистрации по месту пребывания |
|
|
Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 |
|
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
Ведущий специалист |
|
|
Адресный листок прибытия |
|
|
Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 |
|
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
Ведущий специалист |
|
|
Документ удостоверяющий личность иностранного гражданина |
|
|
|
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
специалист 1 разряда |
|
|
Вид на жительство или разрешение на временное проживание |
|
|
|
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
специалист 1 разряда |
|
|
Документы, подтверждающие право пользования жилым помещением |
|
|
|
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
специалист 1 разряда |
|
|
Заявление о регистрации |
|
|
Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 |
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
специалист 1 разряда |
|
|
Протокол |
|
|
|
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
Председатель комиссии,секретарь |
|
|
Акт |
|
|
|
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
Председатель, члены комиссии |
|
|
Докладная записка |
|
|
|
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
Начальник Управления |
|
|
Справка |
|
|
|
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
Начальник Управления |
|
|
Телеграмма |
|
|
|
По мере необходимости |
|
|
|
|
|
|
Доклад |
|
|
|
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
Начальник Управления |
|
|
Телефонограмма |
|
|
|
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
|
|
|
Факсограмма |
|
|
|
По мере необходимости |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
|
|
|
Журнал учета заявлений о регистрации по месту пребывания и выдачи свидетельств о регистрации по месту пребывания |
|
|
|
Каждый год |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
|
|
|
Журнал учета заявлений о регистрации по месту жительства и выдачи свидетельств о регистрации по месту жительства |
|
|
|
Каждый год |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
|
|
|
Книга учета протоколов об административных правонарушениях |
|
|
|
Каждый год |
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
|
|
|
|
|
Опись дел отдела временного хранения |
|
|
Инструкция по архивной работе в системе МВД России Приказ от 24.12.2003 №1022 |
|
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
Заведующий архивом |
|
|
|
|
Опись дел отдела постоянного срока хранения |
|
|
Инструкция по архивной работе в системе МВД России Приказ от 24.12.2003 №1022 |
|
Отдел Управления Федеральной миграционной службы |
Заведующий архивом |
|
|
|
|
Приложение 1.4
Требования по оформлению первичных документов
Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Запрещается использовать для записи простой карандаш.
Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.
В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке.
В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.
Первичные документы должны быть заверены личными подписями руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными лицами.
Первичные документы должны содержать расшифровки подписей уполномоченных лиц.
Первичные документы должны быть скреплены печатью организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.
Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить в форме приказа перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Приложение 1.5
Правила оформления первичных документов
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется:
по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа);
по содержанию (арифметическая проверка, при которой определяют правильность подсчетов в документе, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций, логическая увязка отдельных показателей).
Типичные ошибки при работе с первичными документами:
использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
отсутствие в документах, не являющихся унифицированными или специализированными, обязательных реквизитов;
отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
исправления в кассовых документах;
записи простым карандашом;
отсутствие прочерков в свободных строках;
арифметические ошибки при таксировке документов.
Типичной ошибкой при заполнении первичных кассовых документов является попытка бухгалтера внести изменения, подчистить или подтереть в расходном кассовом ордере или в приходном кассовом ордере какие-либо записи. Этого делать нельзя. После подобных изменений документ с исправлениями может быть либо не признан проверяющими, либо признан фальсифицированным.
Типичной ошибкой при заполнении расходных кассовых ордеров на выдачу денег своим сотрудникам является не подтверждение распиской получателя в расходном кассовом ордере получения денежных средств. В этом случае выданная, но не оформленная должным образом сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.
Еще одна типичная ошибка — подписание документа не уполномоченным на то лицом. Любые бумаги (акты о выполнении работ, накладные, счета и т.п.) должен подписывать руководитель или должностные лица, уполномоченные им. Документ, подписанный другим человеком, не обладает юридической силой.
Исправление ошибок в первичных документах
Банковские документы и кассовые документы, (приходные и расходные кассовые ордера).
Исправления, подчистки и помарки, а также использование корректирующей жидкости в банковских документах, приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются (п.19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 N 40).
При обнаружении ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.
Испорченные или неправильно заполненные кассовые документы не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны.
Остальные первичные документы.
В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Правила внесения исправлений в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских):
зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре;
над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма;
на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ (п.5 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»), а также проставляется дата исправления. При необходимости подписи заверяются печатью организации;
если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.
Бухгалтер не может заверить своей подписью сделанные в документе исправления, если они не были надлежащим образом заверены должностными лицами, ответственными за совершение операции.
Не допускаются помарки, подчистки или применение корректирующей жидкости («штрих») для закрашивания ошибочного текста.
Предельные сроки внесения исправлений в первичные документы не установлены законодательством, поэтому первичные документы исправляются по мере выявления ошибок. После внесения исправлений в первичные документы, вносятся исправления в бухгалтерский учет, бухгалтерскую и налоговую отчетность в соответствии с ПБУ 22/2010.
Если исправление в документе не было заверено надлежащим образом, оно является недействительным и не должно приниматься во внимание.
Финансовые потери организации в результате нарушения правил оформления первичных документов
При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом.
Все ошибки в первичных документах условно можно разделить на две группы, когда хозяйственная операция:
не оформлена документами вообще;
оформлена, но с нарушением порядка заполнения документов (заполнены не все поля, реквизиты и пр.).
Оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным.
Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовыми потерями.