Типи даних, що використовуються в табличному процесорі Excel. Редагування даних.

В клітки таблиці Microsoft Excel можна заносити дані таких типів:

-         числа, включаючи дату і час;

-         текст;

-         формули.

Числа використовуються у формі: цілі, дійсні, з експонентою, дробові.

Цілі – використовуються цифри 0, 1, ....9, знаки + та - .

Дійсні – включають десяткову крапку, що розділяє цілу і дробову частину.

Числа з експонентою – мантису і порядок числа розділяє латинська буква  e (E) (3Е + 8; 0.624 Е-23)

Дробові числа – вводиться ціла частина числа, символ пробілу, чисельник, знак / (ділення) і знаменник.

Дата вводиться у форматі – ДД/ММ/РРРР, час – ГГ:ХХ:СС.

Якщо дані вводяться не у форматі числа, то Microsoft Excel сприймає їх як текст. Якщо введені числа чи формули потрібно інтерпретувати як текст, то їх введення повинно починатися із апострофа ('), наприклад: '1234.

Формула починається із символу = і являє собою сукупність операндів, з'єднаних знаками операцій і круглих дужок. Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреса клітинки або посилання на неї, функція. В полі клітинки після введення формули може відображатися або формула, або значення, обчислене за формулою.

Для цього потрібно виконати команди: Сервис → Параметры → Вид і включити прапорець у полі Формулы.

Для введення або редагування даних будь-якої клітки таблиці, слід її зробити активною.

Для редагування даних активної клітки натиснути F2 або двічі клацнути мишею по ній. Натискуванням клавіші Enter закінчується введення або редагування даних у клітці.

Особливістю введення в Excel є Автозаполнение. Ця функція працює при встановленому прапорці Автозаполнение значений ячеек вкладки Правка діалогового вікна Параметры (команди Сервис). При введенні даних в цьому режимі Excel намагається угадати, що вводити і допише свій варіант до кінця. Якщо ви згодні, то натисніть Enter, інакше продовжіть введення.

Виділення діапазону кліток:

-         мишею;

-         для виділення колонки або рядка – клацнути мишею по заголовку колонки або номеру рядка;

-         для виділення несуміжного діапазону кліток утримувати натиснутою Ctrl.

Виділений фрагмент можна вилучити, очистити, вставити, перемістити, скопіювати. Для цього використовують буфер обміну.

 Форматування кліток і діапазонів. Для форматування кліток чи виділеного діапазону кліток використовують команду Формат чи кнопки панелі Форматування.

Поняття формату включає такі параметри:

-         шрифт (тип, розмір, накреслення, колір);

-         формат чисел;

-         спосіб вирівнювання;

-         розміри (ширина і висота) кліток;

-         обрамлення кліток;

-         візерунок фону.

Автоформат. Встановити формат активної клітки чи діапазону виконати команду: Формат→Автоформат.

Формат чисел. Excel автоматично розпізнає формат чисел при введенні (якщо введення починається з символа $ – грошовий). Щоб встановити формат чисел виділеного діапазону: Формат → Формат ячеек →Число ...

Формат даних. Дані в Excel виводяться на екран у певному форматі. За замовчуванням інформація виводиться у форматі Общий. Можна змінити формат подання інформації у виділених комірках. Для цього виконаєте команду Формат/Ячейки. З’явиться вікно діалогу Формат ячеек, у якому потрібно вибрати вкладку Число.

У лівій частині вікна діалогу Формат ячеек у списку Числовые форматы наведені назви всіх використовуваних у Excel форматів (рис. 8.14). Для формату кожної категорії наводиться список його кодів. На малюнку зі списку Числовые форматывибраний рядок (усі формати). У правому вікні Тип ви можете переглянути всі форматні коди, що використовуються для подання на екрані інформації.

 

Для подання даних ви можете використовувати вбудовані форматні коди Excel чи ввести свій (користувацький) код формату. Для введення форматного коду виберіть рядок (усі формати) і введіть символи форматного коду в поле введення Тип.

Будь-яка послідовність введених в осередок символів, що не може бути інтерпретована Excel як число, формула, дата, час дня, логічне значення чи значення помилки, інтерпретується як текст. Уведений текст вирівнюється в комірці по лівому краю.

Щоб увести текст, виділіть комірку та наберіть текст за допомогою клавіатури. Комірка може вміщати до 255 символів. Можна форматувати окремі символи чи фрагменти тексту в комірці та вводити текст у формулах, діаграмах, текстових вікнах.

Для форматування розташування тексту в комірці використовується закладка Выравнивание в діалоговому вікні Формат ячеек.

 Тут ви можете розташувати текст для читання нагорі, внизу, вирівнювати по правому, лівому, нижньому чи верхньому краю комірки, можете переносити слова тексту в межах комірки.

За допомогою інших закладок можете відформатувати шрифт, параметри рамки навколо комірки, способи заливання комірки різним кольором чи зняти захист з комірки.

Вирівнювання даних у клітках. За замовчуванням Excel  вирівнює вміст клітки по нижньому краю, текст – по лівій границі колонки; число – по правій.  Змінити вирівнювання: Формат → Формат ячеек →Выравнивание (а також Орієнтацію).

Розміри колонок і рядків: Формат → Строка →Высота   і    Формат → Столбец →Ширина (або мишею).

Границі виділеного діапазону: Формат → Формат ячеек → Рамка. (Встановлення фону: Формат → Лист → Подложка )

Використання формул у Excel. Формула – це сукупність операндів, з'єднаних між собою знаками операцій і круглих дужок.Формулою в Excel називається послідовність символів, що починається зі знака рівності =. У цю послідовність символів можуть входити постійні значення, посилання на комірки, імена чи функції оператора. Результатом роботи формули є нове значення, що виводиться як результат обчислення формули за вже наявними даними.

У формулах розрізняють арифметичні операції і знаки відношень. При обчисленні формули спочатку виконуються операції у круглих дужках, потім арифметичні операції, за ними – операції відношень.

   Якщо значення в комірках, на які є посилання у формулах, міняються, то результат зміниться автоматично.

     Як приклад введемо формули, що обчислюють корені квадратного тричлена: ax² + bx + c = 0. Вони ведені в комірки A2 і A3 та мають такий вигляд:

= (–B1 + КОРЕНЬ(B1*B1 – 4*A1*C1))/2/A1

= (–B1 – КОРЕНЬ(B1*B1 – 4*A1*C1))/2/A1

      У комірках A1, B1 і C1 перебувають значення коефіцієнтів a, b  і с, відповідно. Якщо ви ввели значення коефіцієнтів a = 1, b = –5 і с = 6 (це означає, що в комірках A1, B1 і C1 записані числа 1, 5 і –6),то в комірках A2 і A3, де записані формули, ви одержите числа 2 і –3. Якщо ви зміните число в комірці A1 на –1, то в комірках з формулами ви одержите числа –6 і 1.

Посилання. У Excel можливі посилання на клітки таблиці: відносні, абсолютні і змішані посилання.

Посилання, яке включає назву колонки і номер рядка, є відносним. При копіюванні формули, а також редагуванні листа таке посилання буде модифікуватись.

В абсолютних посиланнях перед назвою колонки і номером рядка стоїть символ $. Такі посилання не модифікуються.

У змішаних посиланнях абсолютною є назва колонки і відносною – номер рядка або навпаки. У них модифікується тільки відносна частина посилання. У формулі можуть бути посилання на діапазон клітинок.

Excel містить більше ніж 400 вбудованих функцій. Функція має ім'я і список аргументів у круглих дужках

Функції в Excel використовуються для виконання стандартних обчислень у робочих книгах. Значення, що використовуються для обчислення функцій, називаються аргументами. Зна­чення, що повертаються функціями як відповідь, називаються результатами. Крім убудованих функцій, ви можете використовувати в обчисленнях користувальницькі функції, що створюються за допомогою засобів Excel.

Щоб використовувати функцію, потрібно ввести її як частину формули в комірку робочого аркуша. Послідовність, у якій мають розташовуватися використовувані у формулі символи, називається синтаксисом функції. Всі функції використовують однакові основні правила синтаксису. Якщо ви порушите правила синтаксису, Excel видасть повідомлення про те, що у формулі є помилка.

Якщо функція з’являється на самому початку формули,  їй повинен передувати знак рівності, як і в усякій іншій формулі.

Аргументи функції записуються в круглих дужках відразу за назвою функції та відокремлюються один від одного символом крапка з комою «;». Дужки дають Excel змогу визначити, де починається і де закінчується список аргументів. Усередині дужок повинні розташовуватися аргументи. Пам’ятайте про те, що під час запису функції мають бути дужки, що відкриваються і закриваються, при цьому не слід вставляти пробіли між назвою функції і дужками.

Як аргументи можна використовувати числа, текст, логічні значення, масиви, значення помилок чи посилання. Аргументи можуть бути як константами, так і формулами. У свою чергу ці формули можуть містити інші функції. Функції, що є аргументом іншої функції, називаються вкладеними. У формулах Excel можна використовувати до семи рівнів вкладеності функцій.

Вхідні параметри, що задаються, повинні мати припустимі  для даного аргументу значення. Деякі функції можуть мати необов’язкові аргументи, що можуть бути відсутніми під час обчислення значення функції.

Типи функцій. Для зручності роботи функції в Excel розбиті по категоріях: функції керування базами даних і списками, функції дати і часу, DDE/Зовнішні функції, інженерні функції, фінансові, інформаційні, логічні, функції перегляду і посилань. Крім того, присутні такі категорії функцій: статистичні, текстові та ма­тематичні.

За допомогою текстових функцій є можливість обробляти текст: витягати символи, знаходити потрібні, записувати символи в суворо визначене місце тексту і багато чого іншого.

За допомогою функцій дати і часу можна вирішити практично будь-яке завдання, пов’язане з урахуванням дати чи часу (наприклад, визначити вік, обчислити стаж роботи, визначити число робочих днів за будь-який проміжок часу).

Логічні функції допомагають створювати складні формули, що, залежно від виконання тих чи інших умов, робитимуть різні види обробки даних.

У Excel широко представлені математичні функції. Наприклад, можна виконувати різні операції з матрицями: множити, знаходити зворотну, транспонувати.

За допомогою статистичних функцій можливо проводити статистичне моделювання. Крім того, можливо використовувати елементи факторного та регресійного аналізу.

У Excel можна розв’язувати задачі оптимізації та використовувати аналіз Фур’є. Зокрема, в Excel реалізований алгоритм швидкого перетворення Фур’є, за допомогою якого ви можете побудувати амплітудний і фазовий спектри.

Майстер функцій. Excel містить понад 400 вбудованих функцій. Тому безпосередньо вводити з клавіатури у формулу назви функцій і значення вхідних параметрів не завжди зручно. У Excel є спеціальний засіб для роботи з функціями — Мастер функций  або натиснути кнопку Мастер функции панелі інструментів Стандартная. Під час роботи з цим засобом вам спочатку пропонується вибрати потрібну функцію зі списку категорій, а потім у вікні діалогу пропонується ввести вхідні значення.

 Коли встановлено автоматичний режим обчислень (цей режим встановлюється за замовчуванням), зміна вмісту комірки веде до перерахунку формул, які використовують ці комірки. Для встановлення ручного режиму обчислень слід у вкладинці Вычисления діалогового вікна Параметры у блоці Производить перерасчет встановити режим Вручную. У цьому режимі Excel виводить слово Вычислить у рядок стану всякий раз, коли в листі з'являється  не обчислена формула. Для переобчислення формул слід натиснути клавішу [F9].

Якщо при обчисленні формули сталася помилка, то в комірку виводиться повідомлення про помилку, яке починається з символу "#".