1.3 Коротка характеристика ms Access

MS Access - не просто засіб для створення класичних баз даних. Цей простий інструмент дозволяє швидко створювати веб-додатки для роботи з базами даних, що полегшують ведення бізнесу. Дані автоматично зберігаються в базі даних SQL, завдяки чому це рішення стало більш безпечним і масштабованим, ніж будь-коли раніше.

Microsoft Office Access або просто Microsoft Access - реляційна СУБД корпорації Microsoft. Має широкий спектр функцій, включаючи пов'язані запити, зв'язок із зовнішніми таблицями і базами даних. Завдяки вбудованому мови VBA, в самому Access можна писати програми, що працюють з базами даних.

Основні компоненти MS Access :

1 будівник таблиць;

2 будівник екранних форм;

3 будівник SQL - запитів ( мова SQL в MS Access не відповідає стандарту ANSI) ;

4 будівник звітів , що виводяться на друк .

Вони можуть викликати скрипти на мові VBA , тому MS Access дозволяє розробляти програми і БД практично «з нуля» або написати оболонку для зовнішньої БД.

Microsoft Jet Database Engine (англ.), яка використовується як движка бази даних MS Access є файл- серверної СУБД і тому застосовна лише до додатків , що працюють з невеликими обсягами даних і при невеликому числі користувачів , що одночасно працюють з цим даними. Безпосередньо в Access відсутній ряд механізмів , необхідних в багатокористувацьких базах даних , таких , наприклад , як тригери .

Об'єктами бази даних є:

Таблиці - сукупність записів , де зберігається основна інформація .

Форма являє собою спеціальний формат екрану , використовуються для введення даних в таблицю і перегляду однієї записи .

Запит - це інструмент для аналізу , вибору та зміни даних. За допомогою Access можуть створюватися декілька видів запитів.

Звіти - це засіб організації даних при виведенні на друк .

З усіх типів об'єктів тільки таблиці призначені для зберігання інформації. Решта використовуються для перегляду, редагування , обробки та аналізу даних - інакше кажучи , для забезпечення ефективного доступу до інформації.

Догляд за БД:

Навіть якщо в процесі роботи з файлом бази даних не застосовувався режим «Конструктор» і нові дані в базу даних не додавалися (тобто якщо база даних тільки проглядалася), то все одно файл бази даних має тенденцію з часом, в процесі роботи з ним, все більше і більше збільшуватися в розмірі. Дуже сприяє збільшенню розміру файлу застосування нових сортувань і фільтрів (особливо якщо було застосовано кілька різних, сильно відрізняються один від одного сортувань / фільтрів) .

Це прирощення розміру файлу є , фактично , порожнечею , але ця порожнеча лежить всередині файлу , збільшуючи його обсяг.

Щоб повернути файлу бази даних нормальний (мінімальний) обсяг (тобто щоб прибрати з файлу порожнечу ) , в Access є кнопка « Стиснути та відновити базу даних» - цю кнопку потрібно час від часу натискати ( при натисканні цієї кнопки ніяка інформація , ніякі дані з файлу бази даних не видаляються ) . Так само базу даних можна запустити з параметром / compact , що виконає стиснення автоматично і закриє базу по закінченні процесу .

MS Access володіє виключно потужними, зручними і гнучкими засобами візуального проектування об'єктів, і це дає можливість користувачеві при мінімумі попередньої підготовки досить швидко створити повноцінну ІС на рівні таблиць, форм, запитів-вибірок і звітів.