2. Методические указания к выполнению отчёта по практике
Документирование процессов движения кадров
Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, так как она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Такая документация ведется в учреждениях, организациях, на предприятиях независимо от их организационно – правовой формы и вида деятельности в соответствии с кодексом законов о труде РФ (КЗоТ), инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, при нарушении правил хранения, использования и ведения документации руководитель может быть оштрафован на сумму от 28 до 70 минимальных окладов. В зависимости от вида организации и численности ее работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В организациях с небольшим штатом сотрудников функцию кадрового работника обычно совмещает секретарь.
В состав документации по личному составу входят различные документы: организационные (штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции и т.д.), распорядительные (приказы по личному составу), информационно – справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты и т.д.) и такие документы, как заявление, трудовой контракт, трудовая книжка, личная карточка (форма Т-2), личный листок по учету кадров и т.п. Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.
Правила приема на работу
Прием на работу производится на основании заявления гражданина. Основанием может послужить и письменный трудовой договор (контракт). Граждане, поступающие на работу, обязаны предъявить в организацию паспорт, трудовую книжку (военный билет, справку о последнем занятии), документы об образовании, профессии, в некоторых случаях другие документы (например, медицинскую справку). Ими заполняются личные листки по учету кадров, составляется автобиография. На основании заявления о приеме на работу издается приказ по личному составу. В тексте приказа обязательно должны быть указаны должность, наименование структурного подразделения, установленный размер оплаты труда, при необходимости другие сведения. Если в тексте приказа не указана дата приема на работу, то действие приказа считается с момента его подписания. После издания приказа оформляется личная карточка (форма Т-2) и делается запись в трудовой книжке. В бухгалтерии организации на основании приказа заводится лицевой счет по заработной плате, а в отделе кадров – личное дело работника.
Перевод работника на другую должность осуществляется на основании заявления работника, а в некоторых случаях (при производственной необходимости) временный перевод на другую должность может быть произведен на основании актов, докладных записок, справок, других документов.
Форма представления о переводе включает следующие реквизиты:
наименование структурного подразделения;
наименование вида документа;
дата;
регистрационный номер;
место составления;
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
подпись.
Представление о переводе, подготовленное руководителем структурного подразделения, адресуется на имя руководителя организации, а после его рассмотрения является основанием для издания приказа о переводе работника на другую должность.
В тексте приказа необходимо указать название должности, структурное подразделение, вид перевода, причину перевода и размер оплаты труда. Текст приказа должен соответствовать требованиям КЗоТ. Копию приказа о переводе направляют в бухгалтерию для внесения изменений в расчет заработной платы. После издания приказа необходимо сделать записи о переводе работника на другую должность в трудовую книжку, личную карточку (форма Т-2) и / или в личное дело (в «Дополнение к личному листку по учету кадров»).
Увольнение работников организации производится по желанию самого сотрудника, по инициативе организации или по другим причинам (см. статьи КЗоТ). Основаниями для издания приказа по личному составу являются заявление работника, истекший срок трудового контракта, докладные записки, акты и другие документы. В тексте приказа об увольнении обязательно указывается причина увольнения работника. После издания приказа об увольнении работника производится запись в его личной карточке (в личном деле) и в трудовой книжке.
Кроме приказов о приеме, переводе, увольнении отделом кадров издаются и другие виды приказов по личному составу: о командировании работников организации, о предоставлении отпусков, об изменении фамилии, имени, отчества, приказы о поощрении и др.
Составление и оформление приказов по личному составу
Приказы по личному составу составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров организации.
Реквизиты приказа по личному составу:
наименование организации;
наименование вида документа;
дата;
регистрационный номер;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
подпись.
Датой приказа является дата его подписания. Приказы по личному составу имеют нумерацию, отдельную от приказов по общим вопросам. Нумеруют приказы по порядку, начиная с номера 1, в течение календарного года.
Заголовок к тексту в приказах по личному составу оформляется следующим образом: «О приеме на работу Сидорова А.Н.», в сводных – «по личному составу».
Текст сводных и некоторых индивидуальных приказов состоит только из распорядительной части. Они начинаются с самого действия, которое необходимо произвести, выраженного глаголом неопределенной формы (НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д.). Затем указывается фамилия и инициалы работника (в приказах о приеме на работу - Ф.И.О. полностью) и другие данные в строгом соответствии со статьями КЗоТ.
Пример
УВОЛИТЬ:
Иванова И.И., старшего мастера, 20.02.98. по собственному желанию.
Основание: заявление Иванова И.И.
Текст приказа заканчивают ссылкой на документ, послуживший основанием для его издания.
Проект приказа по личному составу визируют юрисконсульт организации, другие заинтересованные лица. Приказ подписывает руководитель организации или замещающее его должностное лицо. Регистрируют приказы по личному составу в специальных журналах или на регистрационных карточках, заносят следующие данные: дату приказа, регистрационный номер приказа, кем подписан приказ.
На основании КЗоТ необходимо каждый приказ по личному составу доводить до сведения всех поименованных в нем лиц под расписку.
При формировании приказов по личному составу в дела необходимо учитывать, что они имеют разные сроки хранения. Например, приказ о командировании хранится 3 года, а приказ о приеме на работу – 75 лет, поэтому приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группируют в самостоятельные дела.
Заявление
Заявление – это документ, адресованный на имя руководителя организации и составленный в виде просьбы, который часто пишется от руки, но некоторые организации имеют трафаретные бланки для заявлений определенных видов.
Реквизиты заявления:
адресат;
автор;
наименование вида документа;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись;
дата.
В реквизите «адресат» указывается должность, наименование организации, фамилия и инициалы адресата.
Если заявление от руки пишет работник организации, то в реквизите «автор» указывается фамилия и инициалы работника и занимаемая им должность. В остальных случаях в реквизите «автор» указывают Ф.И.О. (полностью) и домашний адрес (иногда – номер телефона, паспортные данные). Заявления рекомендуется оформлять на бумаге формата А-4, что обеспечивает одноформатность листов личного дела, куда заявление подшивают после резолюции руководителя.
Пример составления заявления представлен в Приложении В
Трудовой контракт
Трудовой контракт – это договор, который фиксирует письменное соглашение между организацией и частным лицом об установлении трудовых отношений и регулирует эти отношения. Трудовой контракт составляется в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранится у работника, другой – в организации.
Реквизиты заявления:
наименование вида документа;
дата;
регистрационный номер;
место составления;
текст;
подписи;
печать.
Текст договора должен подробно указывать условия работы, оплату труда, права и обязанности работника, условия отдыха, социального страхования, дату начала и окончания работы. Контракт может содержать и другие условия (например, испытательный срок). Трудовой контракт, подписанный руководителем организации и работником, хранится в личном деле работника.
Трудовая книжка
Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности граждан. Прием на постоянную работу без трудовой книжки не разрешается. На лиц, поступающих на работу впервые, заводится трудовая книжка не позднее недельного срока с начала их работы. Первое заполнение книжки должно происходить в присутствии работника на основании представленных документов: паспорта, справки о последнем занятии, документов об образовании (профессии, специальности).
На титульный лист трудовой книжки вносят сведения о работнике: Ф.И.О. (полностью), дата рождения (на основании паспорта или свидетельства о рождении) содержит число, месяц, год (например, 12 декабря 1971г.), сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее) и сведения о профессии, специальности (на основании диплома, аттестата, сертификата, удостоверения). Запись о незаконченном образовании (среднем, высшем) делают на основании справок из учебных заведений. На этом же листе, после указания даты заполнения трудовой книжки, работник личной подписью заверяет правильность внесенной информации. Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, на нем ставится печать организации. На следующих страницах трудовой книжки указываются сведения о работе. Начинают запись с наименования организации, написанного от руки или проставленного с помощью специального штампа. Затем заполняют графы таблицы:
Графа 1 – номер записи;
Графа 2 – дата (число, месяц, год начала действия приказа по личному составу);
Графа 3 – сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона);
Графа 4 – на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).
При приеме на работу в графе 3 указывают само действие (Принят), наименование структурного подразделения, наименование должности (профессию, разряд). Пример
Принята на должность преподавателя профиля «Бухгалтерский учет».
В дальнейшем при любых изменениях (например, при повышении разряда, изменении названия должности и др.) это должно быть внесено в трудовую книжку работника.
При переводе работника на другую работу в трудовой книжке делают новую запись, где в графе 3 указывают само действие (переведен), наименование структурного подразделения, наименование должности.
Пример
Переведен на должность зам. директора.
При увольнении с работы, делая запись в трудовой книжке, необходимо указать причину увольнения и сделать ссылку на статью, пункт закона. Например,
Уволена по собственному желанию, ст. 31 КЗоТ РФ.
Помимо перечисленных выше записей, в трудовые книжки работников вносятся на основании приказов по личному составу сведения о награждениях и поощрениях. При этом в графе соответствующего раздела указывают кем и за какие достижения был поощрен работник организации и вид поощрения.
Любая запись в трудовую книжку производится в соответствии с приказом по личному составу, аккуратно, без помарок. Все исправления в трудовой книжке заверяются подписью и печатью. Исправляются не только ошибочные записи, но изменения могут быть в фамилии, имени, отчестве работника. Они вносятся на основании паспорта, свидетельства о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии и т.д. на титульный лист трудовой книжки, а ссылки на документ (основание для изменений) – на внутреннюю обложку книжки, где заверяются подписью и печатью.
В случае заполнения всей трудовой книжки к ней подшивают вкладыш, на самой книжке делается запись «Выдан вкладыш серия ______ № ___».
При утере трудовой книжки работнику выдается дубликат, при этом в правом верхнем углу титульного листа делают запись «Дубликат».
Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации, в сейфе. При необходимости работник может получить трудовую книжку на короткий срок под расписку. При увольнении из организации администрация обязана в тот же день выдать работнику его трудовую книжку с записью об увольнении. Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного должностного лица и печатью.
Пример заполнения трудовой книжки представлен в Приложении Г.
Личная карточка
Личная карточка (форма Т-2) заводится после подписания приказа по личному составу на работников, принятых на постоянную или временную работу. Ее заполняет работник отдела кадров организации в одном экземпляре на основании представленных документов: паспорта (или свидетельства о рождении), трудовой книжки, военного билета, документов, подтверждающих образование, квалификации.
Личная карточка состоит из следующих разделов:
Общие сведения.
Сведения о воинском учете.
Назначения и перемещения.
Отпуска.
Дополнительные сведения.
Дата и причина увольнения.
Все сведения вносятся в личную карточку без сокращений. В графе «Общие сведения» указываются Ф.И.О. работника, дата и место рождения, образование (подробные сведения), общий и непрерывный стаж работы, семейное положение, паспортные данные, домашний адрес и телефон. Внося сведения о семейном положении, используют следующие формулировки: женат, замужем, вдовец, вдова, холост, не замужем, после чего указывают Ф.И.О. и год рождения каждого члена семьи. Записывая в карточку сведения об образовании, указывают высшее, незаконченное высшее, среднее, среднее специальное, неполное среднее, начальное. Специальность и квалификацию указывают на основании диплома или свидетельства; профессия работника должна соответствовать ее названию в Едином тарифно – квалификационном справочнике работ и профессий, должность служащих – штатному расписанию. Заканчивается эта графа личной подписью работника и датой.
Данные о военнообязанных и призывниках заносят во второй раздел личной карточки.
Третий раздел карточки содержит сведения о назначениях и перемещениях по службе и увольнении. При этом каждая запись визируется работником.
В четвертом разделе фиксируются все виды отпусков с указанием их дат и ссылкой на номер и дату приказа по личному составу.
В разделе «Дополнительные сведения» делаются отметки о наличии второй профессии, результатах аттестации, другие сведения.
При увольнении работника из организации в личной карточке обязательно заполняется отметка о дате и причине увольнения.
Личные карточки работников, как и трудовые книжки, должны храниться в сейфах. При оформлении карточек для хранения в архиве их подшивают в отдельное дело с обязательной внутренней описью.
Личное дело
Личное дело – это совокупность документов, содержащих сведения о трудовой деятельности работника.
Формируют личные дела после издания приказа по личному составу на руководящих работников, ведущих специалистов. Для других категорий работников достаточно оформить личные карточки.
В личные дела помещают следующие документы: заявление о приеме на работу, анкету, автобиографию (или личный листок по учету кадров), копии документов об образовании, копию документа об утверждении в должности (или выписку из него), характеристику, рекомендательные письма, трудовой контракт, копию приказа о приеме на работу. В дальнейшем в дело подшивают и другие документы: характеристики, аттестационные листы, копии документов, подтверждающих изменения биографических данных и т.д.
В связи с длительным сроком хранения личного дела все его документы должны быть тщательно оформлены и расположены в хронологическом порядке внутри дела. Личное дело должно иметь внутреннюю опись.
Личные листки по учету кадров, помещаемые в личное дело работника, представляют собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, семейном положении, пребывании за границей и др. Их оформляют на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании. Ответы должны быть правильно сформулированы, полные, без исправлений и сокращений. Не разрешается делать пропуски и писать слово «нет».Заполняют и подписывают личные листки по учету кадров лица, поступающие на работу.
В «Дополнении к личному листку по учету кадров» заносятся сведения о прохождении службы работниками организации: в первый раздел – сведения о перемещениях, увольнении (с указанием причин); во второй раздел - данные об изменениях в образовании, семейном положении, о повышении квалификации сотрудника, участии его в выборах, награждениях и др.
Иногда личный листок по учету кадров заменяет анкета, которая по своему составу близка к нему. Анкету подписывает не только лицо, поступающее на работу, но и сотрудник организации, подтверждающий правильность указанных в анкете сведений.
Автобиография – документ, содержащий краткое описание основных этапов жизни и трудовой деятельности работника.
Реквизиты автобиографии:
наименование вида документа;
текст;
подпись;
дата.
В тексте указывают Ф.И.О. работника, дату и место рождения, затем в хронологической последовательности сообщают о полученном образовании (когда, в каких учебных заведениях) и о местах работы (где, когда, в какой должности, причины перехода), отмечают свое участие в общественной жизни, указывают сведения о семейном положении. Можно указать паспортные данные, домашний адрес, телефон.
В настоящее время при устройстве на работу (особенно в инофирму) оформляется резюме – своеобразная визитная карточка работника, в которой должны быть кратко отражены анкетные данные, информация об образовании и профессиональных навыках. В отличие от автобиографии, где приводятся сведения биографического характера в хронологической последовательности, в резюме автор может указать свои пожелания: на какую должность он претендует, сферу деятельности, в которой хотел бы себя реализовать и т.п.
Реквизиты резюме:
автор (ф.и.о., домашний адрес и телефон);
наименование вида документа;
текст;
подпись;
дата.
Правила оформления резюме
Резюме должно иметь ярко выраженную структуру и простой язык изложения. У работодателя должно уйти минимум времени на просмотр резюме и принятие решения по нему. В тексте должны бросаться в глаза ваши ключевые способности, достижения, опыт.
Резюме должно быть правильно оформленным. При его чтении не должно рассеиваться внимание. Необходимо сочетать аккуратные промежутки, ровные поля и не пренебрегать абзацами.
Резюме должно быть кратким. Оптимальный объем – 1 страница. Останавливайтесь подробно на вашем опыте за последние 5-7 лет.
Резюме должно быть продуманным. Его содержание должно полностью соответствовать направлению работы, на которую вы претендуете. Если вы можете занимать разнее должности , отправляйте несколько резюме.
Резюме должно быть доказательным Приведите результаты вашей последней работы, используя числа и проценты, покажите реальный результат вашей деятельности.
Резюме должно быть внешне привлекательным. Используйте качественную бумагу, желательно белую. Шрифт должен быть хорошо читаемым, как правило в диапазоне от 12 до 14 пунктов.
Резюме должно быть простым. Не увлекайтесь графическими рисунками, вычурными рамками, виньетками. Не усложняйте текст аббревиатурами, которые могут быть неизвестны работодателю. Полностью пишите названия школ, институтов, городов.
Резюме должно быть энергичным. Используйте глаголы действия, характеризуя свой опыт: «устроил», «организовал», «наладил» и т.д.
В тексте резюме указывают персональные данные (дату рождения, семейное положение, состав семьи); образование (учебное заведение, сроки обучения, название полученной специальности); опыт работы (чаще в обратном хронологическом порядке): когда и в какой организации работал, должность и должностные обязанности. Можно указать дополнительные навыки (знание иностранных языков, водительские права и др.), пожелания.
Форма составления резюме представлена в Приложении Д.