3. Каковы цели и задачи службы делопроизводства?

Основной целью службы делопроизводства является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

• Постоянное совершенствование форм и методов работы с док;

• Обеспечение единого порядка документпрования, организации работы с док, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки док к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими гос нормативно-методическими документами;

• Сокращение документооборота;

• Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

4. Какие основные функции выполняет служба делопроизводства?

СЕКРЕТАРИАТ структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариат выполняет следующие функции:

• Предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающий на его имя док;

• Подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование;

• Организация и документационное обслуживание совещаний, проводимыми руководителем.

• Бездокументное обслуживание руководителей (подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной)

ПРОТОКОЛЬНАЯ ГРУППА создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно-действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

• Подготовка проектов нормативно- распорядительных док (редактирование, оформление, выпуск) руководства органа местного самоуправления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

• Анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

• Организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

• Прием, регистрация, организация хранения, рассылка принятых док и их доведение до управляемых объектов.

ОТДЕЛ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА может носить названия: ДОУ, НОТ, НОУТ, методический сектор. Его функции:

• Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологий делопроизводства;

• Разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, памяток)

• Разработка трафаретов;

• Разработка справочников (номенклатура дел, перечни док со сроками их хранения);

• Организация и проведение мероприятий по совершенствованию классификации работников службы.

ЭКСПЕДИЦИЯ специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

• Доставку док в структурные подразделения;

• Обработку, упаковку и отправку отправляемых док;

• Количественный учет поступающих и отправляемых док.

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ПО УЧЕТУ И РЕГИСТРАЦИИ ДОК выполняет:

• Регистрацию входящих и исходящих внутренних док;

• Формирование и ведение справочно–информационного массива;

• Контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних док.

ГРУППА КОНТРОЛЯ (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:

• Контроль за сроками исполнения док;

• Контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

• Анализ исполнительной дисциплины;

• Информирование руководства о ходе выполнения док и поручений.

ГРУППА ПИСЕМ (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведает:

• Прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

• Контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях;

• Извещеия заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

• Формирование и хранение дел с документами по обращениям;

• Анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

• Организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

АРХИВ осуществляет:

• Прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказанием их методической помощи;

• Учет, систематизацию, хранение и организацию использования док;

• Подготовку дел к передаче на гос хранение.