4. Запросы.

Запрос - это обращение в СУБД для выполнения каких - либо операций с данными.

Виды обработки данных:

1. выработка (отбор нужной информации)

2. создание таблицы

3. обновления (изменение данных)

4. добавление записей

5. удаление записей

6. отбор информации из нескольких связанных таблиц

7. вывести не все столбцы

8. сгруппировать записи с одинаковыми значениями в одном или нескольких полях для выполнения над ними групповых функций.

9. служат основой для форм, отчетов и других запросов

Запрос - выборка выбирает данные из одной или несокльких взаимосвязанных таблиц. Результатом его является таблица, которая существует до закрытия запроса.

Запрос действия - это запрос, который вносит изменения в саму БД.

- создание таблицы

- добавление в существующую таблицу

- обновление (изменение данных)

- перекрестный запрос. Представляет собой специальный запрос итогового типа. Он отображает результаты итоговых статистичесих расчетов над значениями некоторого поля в виде перекрестной таблицы.

Создание запросов.

Мастер: режим "вопрос - ответ"

Конструктор -

Мастера используются для создания следующих запросов:

- простого запроса на выборку полей из источника запроса и подведение итогов

- перекрестного запроса

- запрос на поиск повторяющихся записей в таблице

- создание запроса на поиск записей, не имеющих подчиненных им записей в другой таблице.

Режимы работы с запросом.

Режим таблицы - для просмотра отобранных записей.

Режим SOL - этот режим необходимо использовать для ввода инструкций, то есть то, что нельзя сделать по бланку запросов по образцу.

Режим конструктора - предназначен для создания новых и изменения существующих запросов. При создании запросв в этом режиме используется механизм - запросов по образцу.

Запрос - выборка дает возможность:

- выбирать записи, удовлетворяющие условиям отбора.

- включать результирующую таблицу поля из одной или нескольких таблиц в нужном порядке

- осуществлять вычисления над полями

- выполнять статистические расчеты для групп записей

Конструктор.

Содержит схему данных запроса. В ней представлены списки полей, выбранных в качестве источника запроса таблиц и запросов

Нижняя понель - это бланк запроса по образцу (QBE - запроса). Он представлен в виде таблицы, редназначенной для определения структуры результатирующей таблицы запроса и задания условий выбора данных из таблиц.

Поле - указывает имена полей, учавствующих в формировании запроса.

Имя таблицы - указывает имена таблиц, которым пренадлежат эти поля.

Сортировка - дает возможность отсортировать записи в результатирующей таблице запроса.

Вывод на экран - позволяет управлять отображением полей этой таблицы.

Условия отбора - служит для задания условий отбора записей.

или - позволяет объединить условия отбора логической операцией ИЛИ.

Формирования запроса с условиями отбора.

Условия отбора - это ограничения, накладываемые на запрос для определения записей, включаемых в результатирующую таблицу запроса. Они задаются выражениями в строках "Условие отбора", "Или".

Если выражения вводятся в несколько клеток одной строки, Условие отбора. то они автоматически объединяются с помощью логического оператора And. если выражения вводятся в разные строки бланка запроса, то Access объединяет их логическим оператором Or.

Построитель выражений:

1. Установить указатель в ячейку "Условие отбора"

2. Нажать кнопку "Построить" (вкладка Конструктор) или КЗМ - построить

Верхняя часть представляет поле для записи.

Нижняя часть представляет собой весь перечень объектов, операторов и функций.

Forms - формы

Reports - отчеты

Функции. 1) встроенные 2) функции пользователя (VB)

Константы - пустая строка. Истина, ложь

Операторы - - + /

Общие выражения - время, дата, нумерация страниц

Формирования запроса с вычисляемым полем.

• Для создания вычисляемого поля в пустую клетку строки Поле вводится имя вычисляемого поля с двоеточием, после которого - выражение.

• Если выражение сложное, то для его создания целесообразно использовать построитель выражений

Условия отбора

любое количество любых символов

один любой символ

любая цифра

Запрос с параметром

1. Значение. Результат отображается согласно введенному параметру (значению) в диалоговом окне ввода.

Создание:

• Создается обычный запрос

• В строке Условие отбора задается комментарий в квадратных скобках []

Запрос с параметрами может содержать несколько параметров по одному параметру в нескольких полях или несколько параметров в одном поле.

2. Назначение. Выполнение вычислений над группами записей.

В них поля делятся на два типа:

- по по которым осуществляется группировка данных.

- поля, по которым проводятся вычисления

Функции:

• (Sum) Сумма значений в поле

• ( Avg) Среднее значение в поле

• (Min/ Max) Наименьшее - наибольшее значение в поле

• (Count) Число значений в поле. Пустые. Не учитываются.

• (St Dev) Среднеквадратичное отклонение от среднего значения поля в группе

• (Var) Дисперсия значений в поле

• значение поля из первой или запроса

• значения поля из последней записи табл. или запроса

Содержание:

- создать запрос-выборку, перенести поля, в которых следует выполнить вычисление

- выбрать на вкладке КОНСТРУКТОР , в группе Скрыть/Отобразить команду "Итоги"

- В бланке появится строка "Групповые операции". Для каждого поля - запроса появится элемент - группировка.

- выбрать соответствующую групповую операцию

Каждое поле, включенное в итоговый запрос должно быть либо группирующим, либо итоговым (содержать итоговые вычисления).

Записи могут быть сгруппированы по нескольким полям.

Acces группирует поля в порядке включения слева направо.

В итоговых полях можно определить условия отбора:

1. Определение услови, которые выполняют сначала вычисления, а затем отбор.

2. Определение условий, которые выполняют сначала отбор, а затем вычисления.

Для этого необходимо:

- Выбрать на вкладке Конструктор в группе Скрыть/Отобразить команду Итоги.

- Выбрать условие в ячейке Групповые операции под полем, в которое следует ввести условие отбора. Снимите флажок Вывод на экран для этого поля.

- В ячейку Условие отбора ввести нужное выражение.

Перекрестный запрос.

Перектестный запрос - это разновидность запроса на выборку, который позволяет преставить большой объем данных в виде удобном для восприятия анализа и сравнения.

Создание перекрестных запросов.

В окне Конструктор запросов в бланк запроса последовательно

перетаскиваются:

• поля, значения которых будут заголовками строк перекрестной таблицы

• поле, значения которого будут заголовками столбцов перекрестной таблицы

• поле, по которому подводится итог с использованием статистической функции.

Затем выполняется команда Конструктор-->Типа зпроса: Перекрестный

В результате в бланке запроса появятся две новые строки : Групповые операции и Перекрестная таблица.

В строке Перекрестная таблица для полей со значениями в роли заголовков строк выбирается из раскрыающегося списка значение Заголовка строк, а для поля со значениями в роли заголовков столбцов - заголовки столбцов.

В строке Групповая операция для поля по которому подводится итог, из раскрывающегося спика выбирается необходимая статистическая функция.

Результаты выполнения перекрестного запроса выводятся в виде таблицы, структура, которой отличаетсяот обычной таблицы.

Запросы действия.

Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц БД. Этот запрос полезен в случае:

- создания таблицы для экспорта в другую БД Acces

- Создания резервной копии таблицы

- создания архивной таблицы, содержащей старые записи.

Создание:

1. Создать запрос - выборку, добавив поля, которые следует включить в новую табоицу, и определив условия отбора.

2. Ввести команду Конструктор-->Типа запроса---> Создание таблицы

3. В окне Создание таблицы указать имя создаваемой таблицы и куда её следует поместить - в текущую БД или в другую БД

4. Выполнить запрос

Запросы действия.

Запрос на удаление записей.

Удаляет группу записей из одной таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц БД, для которых задано каскадное удаление связанных записей.

Создание:

1. Создать запрос - выборку(включить в него таблицу, из которой следует удалить записи, и любые другие таблицы, предназначенные для определения условий отбора).

2. Выбрать Тип запроса --> Удаленеие

3. перенесите в бланк QBE

• звездочку из списка полей таблицы, из которой следует удалить записи. В ячейке Удаление под этим полем появится надпись Из.

• из списка полей таблицы перетащить поля, участвующие в услоии отбора, удаляемых записей и для них в строке Удаление появится значение Условие. После этого задаются условия отбора удаляемых записей.

4. Выполнить запрос.

Запрос на добавление записей.

производит добавление записей из таблицы с результатами запроса в таблицу БД.

Записи таблицы-источника должны содержать такие же поля, что и пополняемая таблица БД.

Создание:

1. При открытии окна конструктора - запроса в качестве источника запроса указать таблицу, из которой добавляются записи в другую таблицу.

2. Выбрать Тип запроса --->Добавление

3. Указать поля пополняемой таблицы и где эта таблиц находится - в текущей БД или в другой БД.

4. Перетащить те поля из списка полей таблицы - источника, которые совпадают с полями пополняемой таблицы.

Запрос на обновление записи.

служит для изменения информации в полях таблицы БД.

1. Создать запрос - выборку, выбрать Тип запроса ---> Обновление

2. В ячейки Обновление соответствующие полям, которые следует обновить, введите новые выражения или значения для этих полей.

Настройка "группировка".

- указывает, как должны быть сгруппированы данные. По полному значению можно сгруппировать поля следующих типов: текстовый, счетчик, дата/время, числовой, денежный.

Кроме того, текстовые поля можно сгруппировать по определенному числу первых символов, а счетчик , денежные и числовые - по диапазону значений.

Настройка "Интервал".

- указывает величину интегралов, на которые должны ыть разбиты значения в группирующем поле.

Итоги:

- могут быть добавлены в несколько путей, а так же для одного поля можно рассчитть несколько типов итогов.

Многотабличные отчеты

1. Простые. Основаны на данных одной таблицы или запроса

2. Составные. Включают главный и подчиненный (подчиненные) отчеты

Подчиненный отчет - это отчет внутри другого отчета. Внешний отчет называется главным, а отчет, расположенный внутри главного - подчиненный.

Вместе они называются - составным отчетом.

Главный отчет ожет быть присоединенным или свободным, т.е. использовать или не использовать таблицу или запрос в качестве источника данных.

Несвязанный главный отчет мжно использовать для размещения несвязанных подчиненных отчетов.

Для создания связанного главного отчета, его необходимо делать на основе базовой таблицы (запрос)

Создание подчиненного отчета мастером

1. Создать отдельно главный и подчиненный отчет

2. Открыть отчет, который должен использоваться в качестве главного отчета в режиме конструктора.

3. Убедиться, что на вкладке Конструктор в группе Элементы управления установлен флажок "Использовать мастер"

4. В группе "Элементы управления" нажать кнопку "Подчиненная форма/отчет"

5. Следовать инструкциям мастера

Создание подчиненного отчета без мастера

1. Создать отдельно главный и подчиненный отчеты.

2. Открыть главный отчет в режиме конструктора

3. Перетащить подчиненный отчет в главный отчет

4. Связать подчиненный с главным (открыть бланк свойств ЭУ - подчиненного отчета и определить свойства "основные поля" и "Подчиненные поля")

4. Макросы.

Макросы - это набор макрокоманд.

макрокоманда описывает действие, которое надо выполнить в определенной ситуации:

- открытие и закрытие таблиц, отчетов, форм

- выполнение щапроса

- установка значений полей

- поиск данных

- печать данных

- сообщения пользователю

Событие (для запцуска макроса)

- действия пользователя (клавиатура, мышь)

- внутреннее событие (открытие и закрытие формы изменение записи и тд)

Классификация макросов.

1. Макрокоманды для работы с данными в формах и отчетах (например, найтизапись)

2. Макрокоманды выполнения (например, Открыть запрос)

3. Макрокоманды импорта/экмпорта (например, ОтправитьОбъект)

4. Макрокоманды для работы с объектами БД (например, КопироватьОбъект) и др.

Макрос, в котором макрокоманды выполняются последовательно, одна за другой, называется линейным.

Макрос, в котором отдельные макрокоманды или их наборы выполняются в зависимости от выполнения некоторого условия (задаваемого логическим выражением) называется макросом с условием.

Если в одном макросе Объединены несколько логически связанных макросов, то такой макрос называется групповым.

Создание макроса:

На вкладке "Создание" в группе другие выбрать "Макрос"

Верхняя часть окна макроса используется для ввода макрокоманд и примечаний, поясняющих их назначение

Нижняя часть окна используется для определения аргументов макрокоманд.

Запуск макроса

1. Из режима конструктор (нажать кнопку выполнить в группе Сервис)

2. Из области переходов - 2 раза по макросу щелкнуть

3. На вкладке Работа с базами данных в группе Макрос кнопка Выполнить макрос

Проектирование реаляционной базы данных.

Этапы проектирования реляционной базы данных.

1. Концептуальное проектирование тражает обобщенную модель предметной области. Для которой создается БД.

2. Логическое проектирование. Описывается как выбранные взаимосвязи будут представлены в структурах записей базы данных.

3. Физическое проектирование. Определение особенностей, хранения данныз, методов доступа и тд.

1. Процедуры концептуального проектирования

- Определение сущностей

- определение связей между сущностями

- создание ER - модели предметной области

- определение атрибутов

- определение значений атрибутов

- определение первичных ключей для сущностей

Конечный результат этапа концептуального проектирования - информационно - логическая модель данных предметной области (концептуальная модель)

Книга продаж

Дата

Наименование

ИНН

Стоимость продаж включая НДС

В том числе: Стоимости без НДС и сумма НДС

Итого

Отчет о продукции (наименование продукции)

Код грузополучателя

Грузополучатель

Дата

Количество

Стоимость продаж с учетом НДС, руб.

Итого

Отчет за (дата)

Наименование продукции

Единица измерения

Стимость продаж без НДС, руб.

Итого

Счет фактура №___от(дата)

Грузополучатель_____ Грузополучатель___

Адрес_____ Адрес___

Телефон____ Телефон___

Расчетный счет____ Расчетный счет__ ИНН___

Всего в конце

Наименование продукции

единица измерения

количество

цена, руб

Стоимость продаж без НДС

Ставка НДС

Сумма НДС

Стоимость продаж, включая НДС