Microsoft Access

1. Общие сведения о базах данных.

Базу данных использую для хранения данных и ввода данных.

2. Начало работы в приложении MS Access.

Для создания новой пустой базы данных необходимо щелкнуть на пиктограмме "Пустая база данных" в разделе "Новая пустая база данных", справа в окне приложения появится текстовое поле с именем файла: База данных1.accdb и пиктограмма папки для сохранения файла в требуемый каталог. По умолчанию указано имя файла, имя каталога и диска, в котором будет сохранен файл. Имя файла, директории и диска для хранения файла можно изменить

3, Режимы, предназначенные в Access для работы с таблицами.

Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View).

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид (View) на панелях инструментов Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet), Конструктор таблиц (Table Design), Сводная таблица (PivotTable) и Сводная диаграмма(PivotChart). Чтобы перейти из режима в режим, достаточно нажать эту кнопку.

Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:

• дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;

• выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Открыть (Open) в верхней части окна базы данных;

• щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Открыть (Open).

В любом случае на экране появится окно с содержимым таблицы

4.Типы данных предусмотрены в Microsoft Access.

Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов). Текст или числа, не требующие проведения расчётов.

·                          Числовой – тип данных для хранения действительных чисел. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

·                          Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным. Длинный текст или комбинация текста и чисел.

·                          Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени в специальном фиксированном формате.

·                          Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа. Включает денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.

·                          Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием, при добавлении новой записи в таблицу. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.

·                          Логический - тип для хранения логических данных, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

·                          Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.

·                          Мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.

·                          Поле объекта OLE – включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.