8. Хранение цифровых копий архивных документов в архиве

8.1. Хранение цифровых копий в архиве представляет собой комплекс мер по обеспечению их сохранности.

8.2. Машинные носители с цифровыми копиями в порядке возрастания их инвентарных номеров хранятся в специальных контейнерах (коробках), размещаемых в сейфах или металлических шкафах. Каждый машинный носитель помещается в пластиковый чехол (бокс).

8.3. В архиве в целях контроля сохранности цифровых копий осуществляется проверка наличия и состояния цифровых копий и машинных носителей (далее – проверка наличия и состояния).

Проверки наличия и состояния подразделяются на плановые и внеочередные (единовременные).

Плановая проверка наличия и состояния проводится по состоянию на 1 января не реже одного раза в три года.

В случае стихийного бедствия, установления факта утраты или дефекта машинного носителя и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены машинные носители или цифровые копии проводится внеочередная (единовременная) проверка наличия и состояния.

8.4. Проверка наличия и состояния включает:

установление соответствия фактического количества машинных носителей их количеству по учетным документам;

сверку инвентарных номеров машинных носителей, указанных в журнале учета машинных носителей и на этикетках машинных носителей;

установление фактического количества цифровых копий на носителях их количеству, указанному в перечнях цифровых копий;

последовательный просмотр информации на машинных носителях и сравнение названий папок, файлов и их объемов с данными файла описания цифровых копий;

проверку воспроизведения цифровых копий путем визуального просмотра файлов на машинных носителях;

контроль срока годности машинных носителей по журналу учета машинных носителей.

8.5. По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния машинных носителей (далее – акт проверки) согласно приложению 9.

В акт проверки заносятся количество файлов, находящихся на машинном носителе и числящихся по перечням цифровых копий за данным машинным носителем; несовпадающие имена папок, файлов и их объемы, содержащиеся на машинном носителе и указанные в файле описания; количество и имена дефектных файлов цифровых копий, номера дефектных носителей.

8.6. На основании акта проверки архивом оформляется заказ на выдачу копий из Фонда цифровых копий архивных документов согласно приложению 10, в который включается перечень файлов цифровых копий.

8.7. В случае истечения срока годности машинных носителей архивом выполняется копирование цифровых копий и их файлов описания на другие машинные носители.

8.8. После получения цифровых копий из ФЦК, а также при копировании архивом цифровых копий и их файлов описания на другие машинные носители в учетные документы вносятся необходимые изменения.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭМК

Департамента по архивам

и делопроизводству

Министерства юстиции

Республики Беларусь

14.11.2008 № 5

Приложение 1

Наименование государственного архива

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК (ЭМК)______________ (наименование _________________________________ (структурного подразделения по архивам и делопроизводству главного управления юстиции областного исполнительного комитета, республиканского государственного архива) от _______________№__________

ПЕРЕЧЕНЬ

архивных документов,

подлежащих оцифровыванию

№ п/п	Номер фонда	Номер описи	Номер дела (аудиовизуального документа)	Количество листов дела	Количество листов описи (книги учета и описания аудиовизуальных документов)1	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В перечень внесено _____________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

на ______________________________листах;

(цифрами)

________________________________________ аудиовизуальных документов;

(цифрами и прописью)

____________________________________________________описей (книг

(цифрами и прописью)

учета и описания аудиовизуальных документов) на _______________ листах.

(цифрами)

Наименование должности составителя перечня Дата

Подпись

Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭМК ___________________________

_наименование государственного (областного, зонального) государственного архива)

____________ № ____________