Глава 1 служебное письмо, ее структура

1.1. Служеное письмо, бланк и фомуляр служебного письма

Официальные письма готовятся на специальных бланках, имеющих соответствующее название «бланк для писем». Требования к оформлению писем закреплены в СТБ 6.38-2004, а также в Указе Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Госгерба РБ».

Деловое письмо в условиях унификации – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром.

Служебное письмо – обощенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Общим признаком данных документов является их пересылка по почте (хотя они могут передаваться и с помощью факсимильной связи, электронной почты, телеграфа).

Служебное письмо относиться к группе справочно-информационных документов.

Письмо составляется в соответствии с условиями унификации, правил оформления, видов писем и международных требований к письмам. Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его стиль, словарный состав, морфологию, синтаксис, пунктуацию, форму (оформление).

Письма, как правило, пишутся от имени юридического лица, являющегося субъектом права.

Они оформляются на специальных бланках организации согласно стандарту. Письма доожны содержать комплекс обязательных элементов (реквивзитов).

Реквизит – это элемент официального документа.

Бланк – стандартный вид бумаги с нанесенными постоянными реквизитами и местами отведенными для переменных.

При изготовлении бланка для писем используются реквизиты:

- Государственный герб Республики Беларусь;

- эмблема или товарный знак (знак обслуживания) для организаций негосударственной формы собственности;

- код организации по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» для органов госвласти и управления) и ОКЮЛ (ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и предприниматели»);

- наименование вышестоящей организации;

- полное и сокращенное наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- почтовый адрес отправителя;

- коммуникационные и коммерческие данные;

- ограничительные отметки реквизитов «Дата», «Регистрационный индекс», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» и «отметка о контроле».

Могут также наноситься ограничительные отметки для размещения реквизитов «заголовок к тексту» и «адресат». Указание на бланке этих реквизитов и отметок целесообразно в том случае, если оформление документов в организации осуществляется с помощью пишущей машинки. Использование компьютерной техники делает их нанесение на бланк излишним.

Выводы: служеьное письмо – незаменимое средство общения между организациями. Оно оформляется на бланке для писем, в соответствии с требованиями стандарта.

1.2 Праивла оформления реквизитов служебных писем

Письма оформляются на бланках для писем формата А4 или А5.

Во всех организациях независимо от формы собственно­сти бланк для письма изготавливается с продольным рас­положением реквизитов на двух языках.

Инструкцией установлено, что при создании бланка на нескольких языках, на этих языках должны быть продублированы все реквизиты бланка.

При изготовлении бланка на двух языках не дублируются реквизиты "Дата", "Регистрационный индекс", "Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего докумен­та". Указанные реквизиты являются переменными и оформля­ются на бланке частично, с использованием ограничительных линий, знака "№" и слов "На № ад". Полностью указанные рек­визиты оформляются при создании конкретного документа, при этом дата указывается цифровым способом (за исключением нормативных правовых актов Республики Беларусь, при оформ­лении которых используется словесно-цифровой способ), а ин­декс - с использованием цифр или букв и цифр в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Бела­русь по делопроизводству и установленной в организации систе­мой индексации документов.

Инструкцией так же установлено, что бланк для пись­ма во всех организациях Республики Беларусь оформляется на двух языках с использованием продольного варианта распо­ложения реквизитов бланка. Аналогичная норма содержится в пункте 20 Методических указаний по практическому при­менению СТБ 6.38-2004. С примером бланка письма можно ознакомиться в приложении 1.

Изображение Государственного герба Р.Б. помещают на бланках документов государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь.

Изображение Государсвенного герба Республики Беларусь на бланках следует располагать в центре верхнего поля. Диметр изображения – не более 17 мм.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Зарегистрированных в установленном законом порядке, помещают (по усмотрению организации) на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

Организация негосударсвенной формы частной собственности помещает эмблему на верхнем поле бланка.

Код организации. Проставляют на верхнем поле документа справа.

Наименование вышестоящей организации (при наличии) и полное наименование организации помещается на бланке ниже полного наименования и применяется в случае, если оно официально зафиксировано в правовом акте о ней.

Почтовый адрес отправителя оформляют в соответствии с Правилами услуг почтовой связи, действубщими на территории Республикик Беларусь.

На бланке для письма ниже реквизитов «Наименование организации» и «Наименованиеструктурного опдразделения» помещают почтовый адрес отправителя, коммуникационые данные (телеграфный адрес, номера телефора, с включением кода автоматической междегородней (междкнародной) телефонной связи, адрес электронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.).

Реквизиты, характеризующие сам документ, место, которое занимает документ в пространстве и времени. Так реквизиты наименование организации, адресат, коммуникационные и коммерческие данные, почтовый адрес указывают на положение документа в пространстве, его географическое положение, иерархическое положение, указывают путь, который документ уже прошел или который ему предстоит пройти.

Реквизит «Адресат» указывает на то, кому предназначена информация, содержащаяся в письме.

Располагается в правом верхнем углу рабочей площади документа сразу под надписями бланка, на уровне реквизитов «Дата» и «Индекс документа», печатается от 4-го положения табулятора.

Все составные части реквизита печатают 14 шрифтом межстрочный интервал точно 14 рт.

При адресовании организации в целом указывается название организации в им.п. Если документ адресуется структурному подразделению, то сначала указывается наименование организации, затем – структурного подразделения. Все в им.п. Если документ адресуется конкретному лицу, то сначала указывается наименование организации в им.п., а затем должность с указанием структурного подразделения, и ф.и.о. в дат. п. Инициалы всегда следуют за фамилией.

Если адресуется руководителю организации, то наименование организации входит в наименование должности руководителя. То же самое для заместителя.

На одном документе указывается 4 адресата. Первым указывается основной корреспондент. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.

Не допускается указывать несколько адресатов, если документ направляется в вышестоящий орган.

При наличии более 4 адресатов составляется лист рассылки, на каждом экземпляре указывается только одни адресат. Лист рассыки подписывается исполнителем документа.

Данный список после отправки всех экземпляров письма подшивается вместе с отпуском в дело.

Если письмо отправляется большому количеству однородных организаций, то допускается обобщенный адресат.

В данном случае также составляется список на рассылку. Список на рассылку допускается составлять лишь в том случае, если документ адресуется всем без исключения организациям, обозначенным в реквизите «адресат» обобщенно, а перечень данных организаций имеется в осуществляющей рассылку экспедиционной службе.

При адресовании документа частным лицам указывается почтовый адрес. Не проставляется адрес, при направлении документа в правительственные организации, постоянным корреспондентам, организации своей системы.

Положение документа во времени характеризуется такими реквизитами как дата. Он показывает в какой момент создан документ. Датой сопровождаются и другие реквизиты, т.е. они датируются: гриф утверждения, согласования, визы, отметка об исполнеии направлении в дело, резолюция, отметка о поступлении. Дата является одним из основных реквизитов, поскольку она придает документу юридическую силу.

Дата указывается конкретная, словесно-цифровым или цифровым способом. Датой письма является дата подписания. Проставляет дату на письме, лицо, подписавшее его.

Целевое назначение документа характеризуется такими реквизитами как, заголовок к тексту, текст, коды по ОКУД и ОКГУ и ОКЮЛП.

Заголовок к тексту должен быть кратким, четким, лаконичным и отрадающим содержание документа. Начинается с педлога «О», «Об» затем следует отглагольное существительное и существительное в предложном падеже (Об оказании методической помощи аспирантуре БелНИИДАД). Точка в конце заголовка не ставится. На формате А5 заголовок не оформляется. Заголовок рекомендуется составлять до написания текста письма.

Заголовок является одним из поисковых признаков документа, он облегчает обработку документа при регистрации. Рекомендуется составлять сразу, до составления текста письма.

Наличие реквизита «текст» свидетельствует о том, что речь идет о совершенно конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации. Он несет основную функциональную нагрузку и будет иметь свои особенности в зависимости от письма.

Общие требования к составлению текста письма:

-должно быть посвящено одному вопросу;

-письмо не одлжно быть большим по объему (1 стр.);

-если необходимо решить несколько вопросов, желательно составить по каждому вопросу отдельное письмо.

Оформляется в официально-деловом стиле, для которого характерна простота, ясность, точночть.

Применяется прямой порядок слов. При этом определение должно стоять перед определяемым словом, дополнение – после управляющего слова, обстоятельственные слова – ближе к тому слову, к которому они относятся. Вводные слова - в начале предложения. Примеры сочетаний слов в деловом стиле представлены в таблице.

Таблица - Сочетаемость отдельных слов деловом стиле

Желательно	Нежелательно
предоставить в пользование	предоставить для пользования
направить на рассмотрение	выслать на рассмотрение
передать в управление оказывать содействие осуществлять контроль	передать для управления оказывать помощь вести контроль
предоставить кредит	выдать кредит
обладать правом	владеть правом
вступать в силу	входить в силу

В тексте необходимо аккуратно применять сокращения, используются только общепринятые сокращения.

Не следует использовать личные местоимения в письме, кроме местоимений «Вы», «Вам» и т.п

С точки зрения композиции все письма делятся на простые и сложные.

Простые письма создаются в случаях, когда не требуется детального описания сложившейся ситуации, раскрытия организационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма. Тексты простых писем имеют одну или две смысловые части. К ним относятся, например, тексты сопроводительных писем.

«Направляем для исполнения постановления Департамента по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 13.01.2008 № 25 «Об утверждении Положения о порядке присвоения квалификационных категорий работникам государственных архивов и архивных учреждений».

К типу простых писем относятся также сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма. Текст письма, состоящего из двух смысловых частей, включает в себя краткое обоснование (причины, мотив) и заключение (просьбу, отказ, предложение).

«В соответствии с поручением Совета Министров Республики Беларусь от 21.09.2007 № 109/15 прошу подготовить справку о задолженности Гсоударственного архива Минской области по коммунальным платежам и представить ее в Депаратамент по архивам и делопроизводству до 15.12.2007.»

Сложные письма создаются в случаях, требующих детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых вопросов, изложения доказательств, причины принятия соответствующего решения или подготовленного предложения. Сложные письма состоят из трех или более самостоятельных смысловых частей: вступления, основной части и заключения.

Вступление содержит тему письма, объясняющую причины письма или повод его написания.

В основной части тема раскрывается через описание сложившейся ситуации, а также дается ее анализ. В этой части приводятся также доказательства, позволяющие сделать вывод (предложения) и/или высказать просьбу в заключительной части письма.

Заключение – это итог изложения темы или предмета письма. В заключении формулируются выводы, предложения просьбы.

В некоторых случаях, текст сложного письма может дополняться еще одной частью – опровержением. Оно используется тогда, когда у адресата может возникнуть ощущение неубедительности приведенных доказательств, фактов.

Эти части могут также дополняться обращением, которая обязательно в коммерческой переписке, а также желательно при составлении письма конкретному лицу.

При обращении к высшим должностным лицам государства, а также должностным лицам высших и центральных органов госвласти, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, допускается обращение с указанием должности без фамилии. Обращение следует использовать при адресовании письма частным лицам. В то же время в текущей деловой переписке при решении служебных вопросов, связанных с исполнением законодательства, поручений вышестоящих органов, часто употреблять обращения не стоит.

Основную смысловую нагрузку несут вступление, основная часть (иногда их объединяют в одну) и заключение.

Излагается текст от первого лица мн. числа.

Завершать текст рекомендуется заключительной формулой вежливости. Она используется в том случае, если использовано обращение.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые сведения о документе. Отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный документ или не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с другими прилагаемыми к нему документами.

При наличии прилагаемых к письму документов оформляется реквизит «отметка о наличии приложения». Печатается под текстом через 2 интервала. Слово «Приложение:» от нулевого положения табулятора. Перечисленные приложения (если их несколько) в столбик через один межстрочный интервал.

Реквизиты подпись, печать удостоверяют подлинность документа.

Подпись является обязательным реквизитом, т.к. она придает документу юридическую силу.

Должность печатается от нулевого положения табулятора. Расшифровка подписи - от 6. В расшифровке подписи вначале идут инициалы, а затем фамилия. Пробел между ними не ставится. Если должность занимает несколько строк, подпись и ее расшифровка располагаются на последней строке напротив должности. Если документ оформляется на бланке, допускается сокращенная должность.

Генеральный директор ЗАО

Директор завода

Ректор университета.

При оформлении документа не на бланке, наименование организации входит в состав должности.

Если письмо подписывается несколькими лицами (например, гарантийное письмо), то подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью.

Если подписывают лица равные по должности, то их подписи располагаются на одном уровне.

Выводы: корневые правила для письма, это краткость, точность, лаконичность, простота, ясность. Текст письма составляется по-разному, в зависимости от вида письма. Реквизиты необходимо офоомлять по требованиям инструкции по делопроизводству.