Lucrarea de laborator Nr.2 Tema: Formularea problemei şi analiza domeniului de studiu

Obiective urmărite:

• Prezentarea organizaţiei şi definirea corectă a obiectului/domeniului supus studiului;

• Analiza şi expunerea corectă a structurii sistemului informaţional în care urmează să fie implementat sistemul informatic;

• Analiza proceselor de activitate corespunzător fiecărui nivel funcţional al organizaţiei;

• Studiul, analiza şi prezentarea sistemului informaţional actual al întreprinderii;

• Evidenţierea rolului sistemului informaţional în activitatea organizaţiei;

• Construirea organigramei.

Cerinţe:

1. Prezentarea domeniului/firmei/instituţiei/organizaţiei studiate.

   1. Descrierea organizaţiei;

   2. Prezentarea sistemului informaţional al organizaţiei.

2. Specificarea principalelor (sub)sisteme informaţionale.

   1. Evidenţierea corespondenţei: componentă a organizaţiei (birou, departament, compartiment, oficiu, director) şi subsistem informaţional;

   2. Prezentarea nivelului de informaţizare/automatizare a proceselor de prelucare a datelor;

   3. Descrierea aplicaţiilor şi a componentelor hardware utilizate deja în procesele de activitate ale sistemului informaţional (în cazul în care sunt deja utilizate sisteme informatice – se vor descrie acestea).

3. Prezentarea structurii organizaţionale.

   1. Descrierea componentelor organizatorice (componenta financiar-contabilă, componenta pentru managementul resurselor umane, componenta pentru managementul resurselor materiale, componenta de evidenţă a producţiei/serviciilor, componenta de evidenţă a vânzărilor, componenta de gestiune a comenzilor etc.) şi a responsabilităţilor acestora;

   2. Evidenţierea principalelor roluri în activitatea fiecărei componente organizatorice;

   3. Construirea organigramei.

Noţiuni necesare a fi cunoscute pentru realizarea lucrării:

Printre componentele funcţionale de bază ale întreprinderii pot fi menţionate:

• componenta de administrare (responsabilă de luarea deciziilor) a întreprinderii;

• componenta de cercetare şi dezvoltare tehnologică;

• componenta de aprovizionare, responsabilă de achiziţia resurselor materiale consumate în întreprindere;

• componenta de producere – responsabilă de crearea producţiei/serviciilor întreprinderii;

• componenta de desfacere, responsabilă de vânzarea produselor întreprinderii;

• componenta de depozitare, responsabilă de păstrarea producţiei (uneori poate coincide cu componenta de desfacere);

• componenta “personal”, responsabilă de selectarea personalului şi managementul resurselor umane ale întreprinderii;

• componenta finaciar-contabilă, responsabilă de planificarea şi gestiunea resurselor financiare ale întreprinderii [1].

Aceste, componente funcţionale menţionate, vor sta la baza evidenţierii subsistemelor informaţionale ale întreprinderii.

Rezultatul organizării structurale (gruparea funcţiilor, activităţilor, atribuţiilor şi sarcinilor în baza anumitor criterii) în cadrul unei organizaţii reprezintă structurarea organizatorică a acesteia. Structura organizatorică a unei organizaţii reprezintă ansamblul persoanelor şi ale entităţilor organizatorice constituite astfel încât să asigure realizarea obiectivelor organizaţiei. În cadrul structurii organizatorice pot fi evidenţiate două substructuri principale: structura managerială (corespunzătoare sistemului de conducere) şi structura de producţie (corespunzătoare sistemului operaţional). Postul reprezintă cea mai simplă subdiviziune organizatorică şi se defineşte ca ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor, care revin spre exercitare unui salariat al organizaţiei. Totalitatea posturilor cu aceleaşi caracteristici principale formează o funcţie. Se deosebesc două tipuri principale de funcţii: manageriale şi de execuţie.

Organigrama este reprezentarea schematica a structurii organizatorice a unei întreprinderi, a unei institutii, a subordonării compartimentelor acestora, a tipurilor de legături între aceste compartimente. În mod obişnuit organigrama este alcătuită din dreptunghiuri ce reprezinta posturi de conducere sau compartimente şi din linii care reflectă legăturile organizatorice.

Observaţie: Organigramele pot fi construite pentru:

• întreaga organizaţie - organigrame generale sau de ansamblu, în care se reprezinta grafic structura organizatorica a intregii unitati economice;

• pentru o careva componentă a organizaţiei - organigrame parţiale care reflectă detaliat un compartiment sau o grupa de compartimente ale structurii organizatorice respective.

Principalele reguli necesare a fi respectate la construirea organigramelor:

1. marimile dreptunghiurilor şi grosimile contururilor acestora se coreleaza cu obiectul, sarcinile, autoritatea si responsabilitatea implicate, cu alte cuvinte patrulaterele pentru servicii trebuie sa fie mai mari si cu contururile mai groasee decat cele pentru birouri etc;

2. situarea in organigrama a dreptunghiurilor si liniilor trebuie sa reflecte raportul de subordonare ierarhica, toate posturile si compartimentele care alcatuiesc un nivel ierarhic inscriindu-se pe aceeasi orizontala;

3. organigramele complexe, indeosebi cele care exprima mai multe tipuri de relatii organizatorice, trebuie sa cuprinda legende cu semnificatia simbolurilor utilizate.

Observaţie: Pentru a construi organigrama poate fi utilizat orice editor grafic sau unul special care are deja elementele încorporate, precum MS Visio.