2.3. Нормативная база бухгалтерского учета

2.3.1. Перечень типовых учетных документов

Документом называется письменное подтверждение выполнения той или иной хозяйственной операции и права на ее совершение. Оформление производственных, финансовых и хозяйственных операций документами называется документированием.

Документирование хозяйственных операций является вторым принципом бухгалтерского учета и представляет собой сплошное первичное отражение объектов учета и непрерывно совершающихся хозяйственных операций в первичных документах.

На основе документов, составляемых на каждую хозяйственную операцию, получают исходную информацию, используемую впоследствии для исчисления обобщающих показателей о хозяйственных процессах. Документы составляются с соблюдением определенных правил и юридических требований, что придает их данным доказательную силу. Все первичные документы должны составляться своевременно, в момент совершения операций, и содержать следующие обязательные реквизиты:

• название документа (приходный орден, накладная и т. д.);

• название и адрес организации, составившей документ;

• указание сторон, участвовавших в совершении хозяйственной операции, оформленной данным документом, дату составления документа;

• содержание хозяйственной операции и ее основание;

• измерители операции (натуральные, трудовые, денежные);

• подписи лиц, ответственных за операции и правильность их оформления в документе.

Остальные реквизиты определяются характером оформляемых хозяйственных операций. От качества первичного документа зависит правильность бухгалтерского учета и дальнейших выводов из него. Поэтому первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны проверяться по форме (полнота и правильность их оформления) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка от сходных показателей).

В документах, как в текстовых, так и в цифровых, недопустимы помарки, подчистки и т. п. Ошибки в документах исправляются чернилами путем зачеркивания неправильного текста или суммы и написания над зачеркнутым нового, т. е. правильного, текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Всякое исправление ошибки в документе должно быть оговорено на этом документе и подтверждено лицами, подписавшими неправильный документ. В кассовых и банковских документах никакие исправления и оговорки не допускаются.

Все документы, служащие основанием для бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в порядке и в сроки, предусмотренные графиком (называемым документооборотом), который разрабатывается главным бухгалтером предприятия и является одним из элементов учетной политики, разрабатываемой на отчетный год и утверждаемой приказом руководителя.

График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса. Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников (кладовщиков, мастеров и др.), сроков обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата и завершения всех работ в зачетный период вплоть до составления бухгалтерского баланса и отчетности. График утверждается и вводится в действие приказом руководителя, с тем чтобы он был безоговорочно обязательным не только для счетных, но и для связанных с учетом других работников.

К первичным документам, принимаемым к исполнению, относятся следующие.

Документы по учету основных средств и нематериальных активов (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»):

ф. № ОС‑1а Акт о приеме‑передаче здания (сооружения) – для выполнения проводки по окончании строительства и ввода объекта в эксплуатацию;

ф. № ОС‑1 Акт о приеме‑передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) – для выполнения проводки по зачислению поступивших по разным причинам основных средств или выбытию;

ф. № ОС‑2 Накладная на внутренние перемещения основных средств – при передаче объекта от одного подотчетного лица другому;

ф. № ОС‑3 Акт приемки‑сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов – для выполнения проводки по удорожанию объекта;

ф. № ОС‑4 Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) – для выполнения проводки при ликвидации любого объекта основных средств;

ф. № ОС‑4а Акт о списании автотранспортных средств;

ф. № ОС‑6 Инвентарная карточка учета основных средств – для учета зданий и сооружений;

ф. № ОС‑7 Инвентарная карточка учета основных средств (для машин, оборудования, инструмента, инвентаря);

ф. № ОС‑8 Инвентарная карточка учета основных средств (для животных и многолетних насаждений);

ф. № ОС‑9 Инвентарная карточка группового учета однородных объектов ОС;

ф. № ОС‑10 Опись инвентарных карточек по учету средств;

ф. № ОС‑11 Инвентарная книга учета основных средств;

ф. № ОС‑12 Карточка учета движения основных средств;

ф. № ОС‑13 Инвентарный список основных средств (по месту их нахождения и эксплуатации).

Документы по учету сырья и материалов (утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а):

ф. № М‑1 Журнал учета поступающих грузов;

ф. № М‑2 Доверенность;

ф. № М‑2а Журнал учета выданных доверенностей;

ф. № М‑3 Приходный складской ордер однострочный – для оприходования поступающих на склад материалов;

ф. № М‑4 Приходный складской ордер многострочный – для оприходования поступающих на склад материалов;

ф. № М‑7 Акт о приемке материалов;

ф. М‑10 Требования однострочные – для отпуска материалов в производство;

ф. № М‑11 Требования многострочные – для отпуска материалов в производство;

ф. № М‑12 Накладная однострочная – на перемещение материальных ценностей со склада на склад;

ф. № М‑13 Накладная многострочная – на перемещение материальных ценностей со склада на склад;

ф. № М‑14 Накладная однострочная – на отпуск материалов на сторону;

ф. № М‑15 Накладная многострочная – на отпуск материалов на сторону;

ф. № М‑17 Карточка складского учета материалов;

ф. № М‑18 Реестр приемки‑сдачи документов;

ф. № М‑20 Ведомость учета остатков материалов на складе;

ф. № М‑34 Сигнальная справка об отклонениях фактических остатков от установленных норм запаса.

Документы по учету кассовых операций (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»):

№ КО‑1 Приходный кассовый ордер – для оформления операций поступления наличных средств в кассу по любым основаниям от одного лица;

ф. № КО‑2 Расходный кассовый ордер – для оформления выдачи наличных средств из кассы на любые нужды одному лицу;

ф. № КО‑3 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

ф. № КО‑4 Кассовая книга;

ф. № КО‑5 Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;

ф. № Т‑53 Платежная ведомость – для выплаты зарплаты и других платежей одновременно нескольким лицам.

Документы по учету банковских операций:

ф. № 0401002 Платежное поручение – для оформления операций на банковских счетах предприятия (зачисление или списание);

ф. № 872‑а Сводное платежное поручение – для оформления операций на банковских счетах предприятия (зачисление или списание) одновременно в адреса нескольких получателей, обслуживаемых одним банком;

ф. № 0401004 Инкассовое платежное поручение – для безакцептного списания средств со счета предприятия в случаях, установленных законодательством;

ф. № 0401005 Заявление на аккредитив – это перечисление по поручению предприятия определенной суммы в банк поставщика для оперативной оплаты по предъявлении отгрузочных документов поставщиком в свой банк.

Реестр чека – для передачи в свой банк одного или нескольких чеков из лимитированной чековой книжки покупателей и снятия со специальных счетов покупателей в их банках определенных сумм для зачисления на расчетный счет продавца.

Мемориальный банковский ордер – служит для списания или зачисления на счет предприятия безналичных средств по распоряжению обслуживающего банка.

Документы по учету коммерческих операций:

счет или счет‑фактура – это документ, выписываемый продавцом на отгружаемую продукцию, в котором указывается количество отгружаемой продукции по каждому наименованию, цена, сумма, накладные расходы и общая сумма, подлежащая оплате покупателем.

Документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»):

ф. № Т‑1 Приказ (распоряжение) о приеме на работу;

ф. № Т‑2 Личная карточка работника;

ф. № Т‑5 Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;

ф. № Т‑6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

ф. № Т‑8 Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;

ф. № Т‑12 Табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда – для учета явки на работу или причин отсутствия для начисления оплаты работникам по окладам или тарифным ставкам;

Сдельный наряд, служащий основанием для начисления зарплаты за конкретный вид работы по установленным расценкам;

Листок нетрудоспособности – для оплаты за время отсутствия на работе по причине заболевания;

ф. № Т‑51 Расчетная ведомость;

ф. № Т‑53 Платежная ведомость;

ф. № Т‑54 Лицевой счет;

ф. № АО‑1 Авансовый отчет – для зачета использованных средств, полученных под конкретные цели. Их образцы приведены в постановлении Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации» № АО‑1 «Авансовый отчет».

Всего применяется в зависимости от объема продукции номенклатуры выпускаемых изделий (работ, услуг), количества работающих и сложности применяемой оплаты труда около 182 видов первичных документов, являющихся основанием для выполнения записей информации на бухгалтерских счетах. В переходный период к международным стандартам в бухгалтерском учете любое предприятие с численностью до полутора тысяч человек и при небольшой номенклатуре видов продукции может вести учет, используя из рекомендуемого перечня не более тридцати документов.