14.2. Документальне оформлення результатів інвентаризації

Порядок складення інвентаризаційних описів

Всі види документів, які супроводжують проведення інвентаризації, можна класифі­кувати на три групи, а саме:

• документація, подана комісії до початку інвентаризації;

• документація, яка ведеться під час інвентаризації (інвентаризаційні описи);

• документація в комісії на кінець інвентаризації (рис 14.3).

Інвентаризаційна комісія в присутності матеріально відповідальних осіб визначає фактичну наявність залишків матеріальних цінностей шляхом переважування, обміру, підрахунку і складає інвентаризаційні описи, в яких записуються назва товару, номен­клатурний номер, одиниці виміру, кількість, ціна і сума.

Інвентаризаційні описи складаються у 3-х примірниках, а при зміні матеріально від­повідальної особи - у 4-х. Перший примірник заповнює член комісії, другий і третій - матеріально відповідальна особа, четвертий - особа, яка приймає цінності.

На кожній сторінці інвентаризаційного опису вказується число порядкових номе­рів і загальна кількість у натуральних показниках, щоб виключити можливість внесення змін без відома комісії. Виправлення і підчистки в інвентаризаційних описах не допус­каються. Виправлення помилок здійснюється у всіх примірниках опису. При цьому неправильний запис закреслюється однією лінією (щоб його можна було прочитати), а зверху наноситься правильний запис. Всі виправлення повинні бути завірені всіма членами комісії.

Після заповнення кожної сторінки опису члени комісії звіряють правильність запи­сів, зроблених у примірниках. Описи підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальними особами.

На останній сторінці інвентаризаційного опису матеріально відповідальні особи підтверджують своїм підписом, що всі цінності перевірені, внесені в опис правильно і претензій до інвентаризаційної комісії немає. При проведенні інвентаризації товару дозволяється визначати кількість товару, який зберігається в непошкодженій упаковці постачальника, на основі документів.

До окремого опису включаються товарно-матеріальні цінності:

• оплачені покупцем, але не вивезені;

• такі, що надійшли до аптеки під час інвентаризації;

• такі, що стали непридатними.

Якщо під час інвентаризації надійшли матеріальні цінності, то на прибуткових документах матеріально відповідальна особа в присутності інвентаризаційної комісії робить відмітку “Після інвентаризації” з посиланням на дату опису, в якому вказаний цей товар.

Визначення результатів інвентаризації

Інформація із заповнених інвентаризаційних описів переноситься у зведений опис, у якому записуються підсумки за кожним інвентаризаційним листом. Процес визначення результатів інвентаризації та їх регулювання подано на рис. 14.4.

За даними переліку інвентаризаційних описів комісія складає акт результатів інвен­таризації і подає свої висновки (бланк 14.1).

Бланк 14.1

АКТ результатів інвентаризації

від “ 3 ” квітня 200Х р.

На основі наказу № 14 від “ЗО” березня 200Х р. інвентаризаційної

комісії у складі:

Голови комісії зав, аптекою Михайлюк О.Т. ,

членів комісії _заст. зав, аптекою Сеньків О. С..провізор Озарків А. М.. бухгалтер Сеник Б. П. провела перевірку даних з обліку товарів, тари, матеріальних цінностей і грошових засобів аптеки і зняла залишки перерахованих цінностей за даними обліку на “3”_квітня_200Х р. з фактичною наявністю цінностей в інвентаризаційних описах на дане число. При цьому виявилось:

Назва	Рахується за даними обліку	Фактичні залишки згідно з за­писами	Непри­ датні товари	Результат		Нарахов природ, втрат по нормах	Вико­ ристано	Оприбут ковано
				Недо­ стача	Лишки
Товари в роздрібних цінах	38503,55	38300,00		203,55	-	217,14	203,55

Висновки інвентаризаційної комісії

Інвентаризаційна комісія вважає можливим:

1. Природні втрати в межах норми на суму: 203_грн.55 коп. списати за рахунок витрат аптеки в оптових цінах

2. Недостачу товарів на суму:___________________ грн.________ коп. віднести за рахунок

3. Лишки в сумі______________ грн.____________ коп.

Голова інвентаризаційної комісії_______________________________________________________

(підпис)

Члени комісії__________________________________________________________________________________

(підпис)

Зворотна сторона бланка 14.1

РОЗРАХУНОК

норми природних втрат за міжінвентаризаційний період з 1.01.200Х р. по 1.04.200Х р.

			Норми втрати в процентах/сума
№ з/п	Назва	гри	Загальна відпові­		Роздільна відповідальність				Всього
			дальність		Рецептур­ний відділ		Відділ запасів
1	Медикаменти а) видаток медикаментів з амбулаторної екстемпоральної рецептури	2970	2,15	63,85
2	б) видаток медикаментів зі стаціонарної екстемпо­ральної рецептури	6260	2,15	134,59
3	в) видаток медикаментів на фасовку	870	2,15	18,70
4	Всього			217,14

Голова комісії

Матеріально відповідальні особи

Можливі наступні ситуації: лишки (сума фактичних залишків товару перевищує суму за даними обліку) і недостача (сума фактичних залишків товару менша, ніж за даними обліку).

Лишки. Матеріальні цінності, що виявилися у надлишку, підлягають оприбутку­ванню (взяттю на облік) та зарахуванню відповідно на результати фінансово-госпо­дарської діяльності або збільшення фінансування з подальшим встановленням причин виникнення лишків і винних у тому осіб (табл. 14.3).

Таблиця 14.3

№ з/п	Зміст господарської операції	Рахунки №№, назва
		Дебет	Кредит
1	Оприбутковані лишки товарів, які виявлені під час інвентаризації, з віднесенням на результати фінансово-господарської діяльності	282 Товари 719 інші доходи	719 інші доходи 791 Результат основної діяльності

Недостача. У випадку виявлення недостачі у виробничих аптеках розраховуються норми природних втрат, а у невиробничих - сума недостачі покривається матеріально відповідальними особами.

У виробничих аптеках найбільш поширеною причиною виникнення недостач є природні втрати. Вони виникають внаслідок всихання, випаровування, розпилювання, вивітрювання, витікання тощо. Визначити заздалегідь розмір таких втрат неможливо, тому остаточний розрахунок суми природного убутку слід робити лише після прове­дення інвентаризації цінностей і лише в тому випадку, коли фактичні залишки ціннос­тей менші за величину залишків за даними бухгалтерського обліку. Однак не для всіх цінностей встановлені норми природних втрат.

При списанні недостач запасів, що утворилися за рахунок природних втрат, необ­хідно враховувати умови, за яких здійснюється списання, і дотримуватися певних пра­вил (рис.14.5).

Методика розрахунку природних втрат залежить від виду запасів, умов їх руху і порядку встановлення норм. Розрахунок природних втрат товару базується на прийня­тих нормах (табл. 14.4).

Таблиця 14.4

Норми природних втрат товару в аптеках

Назва	Норми втрати, %
	В аптеках, які не мають самостійного відділу запасів	В аптеках із самостійним відділом запасів
		Рецептурно- виробничий відділ	Відділ запасів
1. Медикаментів (грн) (за винятком отруйних і нар­котичних речовин, готових лікарських засобів про­мислового виробництва і вагових медикаментів, відпущених в оригінальній (фабричній) упаковці):
1.1. Лікарські засоби індивідуального виготовлення та внутрішньоаптечна заготовка і фасовка	2,15	1,7
1.2. Відважування і відмірювання в аптечну тару без додаткових технологічних операцій	-	-	0,65
5. Медичні п’явки (грн )	7,6

1. До готових лікарських засобів промислового виробництва і вагових медикаментів в оригінальній (фабричній або складській) упаковці норми втрати не застосовуються.

2. Норми природних втрат медикаментів в аптеках включають втрати медикаментів, аптечної посуди і встановлюються до вартості індивідуально виготовлених ліків, вну- трішньоаптечних заготовок і фасовки.

3. Норми природних втрат отруйних, наркотичних лікарських засобів в аптеках вста­новлюються до використаних кількостей цих медикаментів.

4. Визначення розміру природних втрат медичних п’явок при зберіганні в апте­ках проводиться від вартості п’явок, одержаних у міжінвентаризаційний період, та їх залишку на момент попередньої інвентаризації за відрахуванням залишку на момент поточної інвентаризації.

Наведені розміри природних втрат (2,15 %, 1,7 %, 0,65 %) застосовуються до вартості використаних за міжінвентаризаційний період лікарських засобів для індивідуального виготовлення та внутрішньоаптечних заготовок.

Недостачі товару в межах норм природних втрат списуються на витрати аптеки. Недостачі понад норми природних втрат, а також недостачі таких матеріальних цін­ностей, по яких не може бути природного убутку, слід відносити на винних осіб, якщо такі виявлені, в інших випадках - на фінансові результати діяльності господарюючого суб’єкту. Остаточне рішення про списання недостачі приймає власник або керівник, при цьому його рішення не повинне суперечити чинним нормативно-правовим актам.

У бланку 14.1 (зворотна сторона) наведено приклад розрахунку природних втрат для умови, наведеної у бланку 4.2.

Отже, за показниками роботи аптеки і встановленою нормою природних втрат, сума нарахованих природних втрат склала 217 грн 14 коп., а сума використаних природних втрат - 203 грн 55 коп. (у розмірі недостачі).

Проведений розрахунок дає право записати у видатковій частині товарного звіту (бланк 14.2) суму використаних природних втрат у рядку 43 і привести у відповідність фактичний залишок з обліковим.

Кореспонденція рахунків по даних прикладу наведена у таблиці 14.5

Бланк 14.2