Выполнение действий, которые необходимо записать

Когда макрорекордер начинает записывать действия, выполняемые пользователем, на экране появляется значок магнитофонной кассеты, как части указателя мыши, а в строке состояния приложения кнопка Запись макроса меняет свой вид и подсказку на Идет запись макроса. Щелкните, чтобы остановить запись (см. Рис. 5).

Рис. 5 – Индикатор строки состояния

Остановка макрорекордера

Макрорекордер сохраняет каждое выполняемое пользователем действие, пока запись не будет остановлена или не будет сделана пауза. Для этого необходимо нажать соответствующую кнопку, в группе Код на вкладке Разработчик (см. Рис. 6).

Рис. 6 – Остановка макрорекордера

Как только все необходимые действия будут выполнены пользователем и записаны макрорекордером, считается, что макрос создан. Следующим этапом является вызов созданного макроса.

Запуск макроса при помощи кнопок на Ленте:

Самый простой, но не самый удобный способ – воспользоваться окном Макрос, которое вызывается через вкладку Разработчик, группа Код, кнопка Макросы либо комбинацией клавиш Alt+F8 (см. Рис. 7 или Рис. 8).

Рис. 7 – Диалоговое окно Макрос в MS Word

Рис. 8 – Диалоговое окно Макрос в MS Excel

Из этого окна с помощью кнопки Выполнить можно запустить макрос на выполнение; с помощью кнопки Изменить – открыть макрос, чтобы внести в него изменения, а также по нажатию на соответствующие кнопки можно создать или удалить макрос, а также внести изменения в описание макроса и назначенное для вызова сочетание клавиш.

Если макрос используется постоянно, то можно использовать клавиатурную комбинацию его вызова (есть смысл назначать только те макросы, которые используются каждый день).

Назначение сочетание клавиш макросу

Назначение сочетания клавиш макросу в Word выполняется с помощью диалогового окна Настройка клавиатуры, вызываемого как при запуске макрорекордера, так и из окна Макрос на вкладке Разработчик по кнопке Организатор.

Назначение сочетания клавиш макросу в Excel выполняется аналогичным образом: при запуске макрорекордера с помощью диалогового окна Запись макроса на вкладке Разработчик, задав комбинацию клавиш в сочетании с клавишей CTRL, в поле Сочетание клавиш нужно ввести любую строчную или прописную букву.

Назначение кнопки на панели быстрого доступа макросу

Достаточно удобным и быстрым способом вызова макроса является использование кнопки на панели быстрого доступа. Для этого необходимо выполнить следующие действия по настройке указанной панели (для Word и Excel они практически идентичны): нажатием кнопки Office вызывается главное меню, на котором выбирается кнопка Параметры Word (Параметры Excel). Нажатием на эту кнопку вызывается одноименное диалоговое окно, в котором выбирается пункт Настройка. Далее выбирается группа команда Макросы. Из списка доступных макросов кнопкой Добавить ссылка на нужный макрос перемещается на панель быстрого доступа. Обратное действие можно выполнить кнопкой Удалить. Кнопкой Изменить вызывается диалоговое окно Изменение кнопки, с помощью которого можно задать желаемую пиктограмму и для кнопки на панели быстрого доступа, а также отображаемое имя макроса. Нажатие на кнопку Ок подтверждает вышеописанные действия. Рядом с кнопкой Изменить расположена кнопка Сброс, которая дает возможность восстановить используемое по умолчанию содержимое общей для всех документов панели быстрого доступа.

Сохранение документа с записанным макросом

MS Word (способы сохранения документа с записанным макросом):

1. Нажать кнопку Office, выбрать пункт меню Сохранить как, в окне Сохранить копию документа выбрать Другие форматы и выбрать тип файла *.docm или *.doc

или нажать клавишу F12 и выбрать тип файла *.docm или *.doc (см. Рис. 9) Рис. 9 – Выбор типа файла для сохранения документа с записанным макросом

2. Нажать кнопку Office, выбрать пункт меню Сохранить, в окне Сохранение документа и выбрать тип файла *.docm или *.doc

или нажать клавишу Ctrl+S и выбрать тип файла *.docm или *.doc

ПРИМЕЧАНИЕ: если при сохранении документа будет выбран формат *.docx, то по нажатию на кнопку Сохранить появится окно с предупреждением (см. Рис. 10).

Рис. 10 – Предупреждающее окно при сохранении документа, содержащего макрос

Необходимо выбрать кнопку НЕТ, иначе макрос в документе не будет сохранен.

MS Excel (способы сохранения документа с записанным макросом):

1. Нажать кнопку Office, выбрать пункт меню Сохранить как, в окне Сохранить копию документа и выбрать:

• Другие форматы и выбрать тип файла *.xlsm или *.xls (см. Рис. 11)

или

• Сохранение копии в формате, полностью совместимом с Excel 97-2003 и выбрать тип файла *.xls (см. Рис. 11)

или

• Книга Excel с поддержкой макросов и выбрать тип файла *.xlsm или *.xls (см. Рис. 11)

или нажать клавишу F12 и выбрать тип файла *.xlsm или *.xls (см. Рис. 11)

Рис. 11 – Выбор типа файла для сохранения книги с записанным макросом

2. Нажать кнопку Office, выбрать пункт меню Сохранить, в окне Сохранение документа и выбрать тип файла *.xlsm или *.xls

или нажать клавишу Ctrl+S и выбрать тип файла *.xlsm или *.xls

ПРИМЕЧАНИЕ: если при сохранении книги будет выбран формат *.xlsx, то по нажатию на кнопку Сохранить появится окно с предупреждением (см. Рис. 12).

Рис. 12 – Предупреждающее окно при сохранении книги, содержащей макрос

Необходимо выбрать кнопку НЕТ, иначе макрос в книге не будет сохранен.

Можно использовать макрорекордер в Word или Excel для записи действий в макрос и затем воспроизводить их, однако записанный макрорекордером макрос может только воспроизводить без отклонений каждое действие в той же последовательности, в которой первоначально выполнялись действия. Для улучшения макросов, записанных макрорекордером можно использовать VBA, значительно повышая их мощь и возможности.

Порядок выполнения работы

1. Прочитать теоретический материал.

2. Выполнить практическую часть работы в соответствии с вариантом.

3. Оформить отчет о выполнении лабораторной работы.

Содержание отчета:

• Титульный лист, оформленный по образцу;

• Постановка задачи (оформляется как заголовок, шрифт Times New Roman 14, начертание полужирный, выравнивание по центру, межстрочный интервал одинарный, интервал перед и после абзаца 6 пт, отступ слева и справа 0 пт);

(в постановке задачи написать, что нужно было сделать в лабораторной работе: содержимое практической части и скопированные задачи своего варианта);

• Порядок выполнения работы (оформляется как заголовок, параметры форматирования как у постановки задачи)

(в порядке выполнения работы описать последовательность выполнения основных этапов работы согласно постановке задачи);

• Результат выполнения работы (оформляется как заголовок, параметры форматирования как у постановки задачи)

(в качестве результата выполненной работы предоставить код записанных в MS Word и MS Excel макросов, а также код макросов, в которые были внесены изменения; в комментариях указать, какие именно были внесены изменения; при оформлении содержимого этого пункта отчета использовать для макросов шрифт Courier New 10, начертание обычный, межстрочный интервал одинарный, выравнивание по левому краю).

• Выводы (оформляется как заголовок, параметры форматирования как у постановки задачи).