2. Інформаційна технологія обробки даних Характеристика й призначення

Інформаційна технологія обробки даних призначена для рішення добре структурованих завдань, по яких є необхідні вхідні дані й відомі алгоритми й інші стандартні процедури їхньої обробки. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавської) діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операцій управлінської праці. Тому впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу, звільнить його від рутинних операцій, можливо, навіть приведе до необхідності скорочення чисельності працівників.

На рівні операційної діяльності вирішуються наступні завдання:

- обробка даних про операції, проведені фірмою;

- створення періодичних контрольних звітів про стан справ у фірмі;

- одержання відповідей на всілякі поточні запити й оформлення їх у вигляді паперових до­ку­мен­тів або звітів.

Приклад. Приклади рутинних операцій:

операція перевірки на відповідність нормативу рівня запасів зазначених товарів на складі. При зменшенні рівня запасу видається замовлення постачальникові із вказівкою потрібної кількості товару й строків поставки;

операція продажу товарів фірмою, у результаті якої формується вихідний документ для покупця у вигляді чека або квитанції.

Приклад контрольного звіту: щоденний звіт про надходження й видачі наявних засобів банком, формований з метою контролю балансу наявних засобів.

Приклад запиту: запит до бази даних по кадрах, що дозволить одержати дані про вимоги, пропонованих до кандидатів на заняття певної посади.

Існує кілька особливостей, пов'язаних з обробкою даних, що відрізняють дану технологію від всіх інших:

виконання необхідних фірмі завдань по обробці даних. Кожній фірмі предпи­ сано законом мати й зберігати дані про свою діяльність, які можна використовувати як засіб забезпечення й підтримки контролю на фірмі. Тому в будь-якій фірмі обов'язково повинна бути інформаційна система обробки даних і розроблена відповідна інформаційна технологія;

- рішення тільки добре структурованих завдань, для яких можна розробити алгоритм;

- виконання стандартних процедур обробки. Існуючі стандарти визначають типові процедури обробки даних і пропонують їхнє дотримання організація­ми всіх видів;

- виконання основного обсягу робіт в автоматичному режимі з мінімальною учас­тю людини;

- використання деталізованих даних. Запису про діяльності фірми мають де­тальный (докладний) характер, що допускає проведення ревізій. У процесі реві­ зії діяльність фірми перевіряється хронологічно від початку періоду до його кінця й від кінця до початку;

- акцент на хронологію подій;

- вимога мінімальної допомоги в рішенні проблем з боку фахівців інших рівнів.

Основні компоненти

Представимо основні компоненти інформаційної технології обробки даних і приведемо їх характеристики.

Збір даних. По мірі того як фірма виробляє продукцію або послуги, кожна її дія супроводжується відповідними записами даних. Звичайно дії фірми, що зачіпають зовнішнє оточення, виділяються особливо як операції, вироблені фірмою.

Обробка даних. Для створення з даних, що надходять, інформації, що відбиває діяльність фірми, використаються наступні типові операції:

класифікація або групування. Первинні дані звичайно мають вигляд кодів, складаючись з одного або декількох символів. Ці коди, що виражають певні ознаки об'єктів, використовуються для ідентифікації та групування записів.

Приклад. При розрахунку заробітної плати кожний запис містить у собі код (табельний номер) працівника, код підрозділу, у якому він працює, займану посаду й т.п. Відповідно до цих кодів можна зробити різні угруповання.

сортування, за допомогою якого впорядковується послідовність записів;

обчислення, що включають арифметичні й логічні операції. Ці операції, що виконуються над даними, дають можливість одержувати нові дані;

укрупнення або агрегування, що служить для зменшення кількості даних і реа­лізується у формі розрахунків підсумкових або середніх значень.

Зберігання даних. Багато даних на рівні операційної діяльності необхідно зберігати для наступного використання або тут же, або на іншому рівні. Для їхнього зберігання створюються бази даних.

Створення звітів (документів). В інформаційній технології обробки даних необхідно створювати документи для керівництва й працівників фірми, а також для зовнішніх партнерів. При цьому документи можуть створюватися як по запиті або у зв'язку із проведеною фірмою операцією, так і періодично наприкінці кожного місяця, кварталу або року.