2. Характеристика модуля “Бухгалтерія”.
Модуль треба налаштувати з врахуванням особливостей фінансово-господарської діяльності конкретного об’єкта управління. Для цього, в першу чергу, необхідно перевірити зміст, зкоригувати та заповнити словники.
Для виконання цієї роботи необхідно увійти в головне меню і викликати режим “Словники”.
Після виклику даного режиму на екрані відеотерміналу з’явиться меню другого рівня, в якому міститься перелік словників, що є в Системі. Перш за все треба перевірити і відкоригувати словник “План рахунків”, оскільки в модулі “Бухгалтерія” він є головним. В цьому словнику міститься інформація по всім балансовим рахункам, які використовуються для організації обліку фінансово-господарської діяльності конкретного підприємства. При заповнені запису словника вводиться назва балансового рахунку, його вид (балансовий, забалансовий), ознака валютності та вибира-ється типова форма аналітичного обліку.
Характеристика “Типова форма аналітичного обліку” визначає типову схему обробки аналітичних даних та проводок по цьому рахунку, наприклад, в яких оборотних відомостях необхідно відображати дані по цьому рахунку.
Розглянемо деякі значення типової форми аналітичного обліку, які використовуються в Системі.
Типова форма “Основні засоби” передбачає ведення аналітичного обліку по інвентарним номерам, нрахування зносу основних засобів, формування інвентарної і оборотних відомостей і т.ін..
Типова форма “Матеріали, товари (облікові ціни)” передбачає ведення обліку товарно-матеріальних цінностей по їх групам і різновидам, формування оборотної відомості наявності та руху ТМЦ в облікових цінах тощо.
Типова форма “Матеріали, товари (середні ціни)” відрізняється від попередньої тим, що всі розрахунки здійснюються в середніх цінах, які розраховуються автоматично.
Типова форма “Матеріали, товари (партійний облік)” призначена для автоматичного визначення ціни списання ТМЦ при застосуванні обліку партії ТМЦ.
Типова форма “Матеріали, товари (облік за датою надход-ження)” застосовується при використанні метода обліку ТМЦ за датою їх надходження.
Типова форма “Витрати” призначена для організації аналітич-ного обліку по бал.рахункам 80,81,82,83,90,91,92,93,94,95,96,97,98,99 (20, 44 і т.ін.), де здійснюється облік по об’єктам і статтям витрат.
Типова форма “ Реалізація”. Цю форму має бал.рахунок 70, 79 (46) . Вона передбачає формування оборотних відомостей руху відвантажених та реалізованих ТМЦ.
Типова форма “Грошові засоби” - аналітичний облік проводиться в хронологічнім порядку здійснення операцій по бал.рахункам 30, 31, 32, 33, 34, 35 (50, 51…)
Типова форма “Підзвітні особи” використовується для організації аналітичного обліку по бал.рахунку 37, (71) у розрізі підзвітних осіб.
Типова форма “Постачальники” (“Дебітори-кредитори”, “Покупці”) призначена для здійснення аналітичного обліку стану розрахунків по кожному постачальнику (дебітору, кредитору, покупцю) на певну дату.
Словник “Шаблони документів” призначено для організації збереження шаблонів Microsoft Excel i Microsoft Word , які використовую-ться в Системі для друку документів.
Шаблон – це бланк документа, який містить всі атрибути, які притаманні документу певного типу. Крім того, в шаблон включено спеці-альні поля і макроси для забезпечення зв’язку Системи з вибраним додатком.
Словник “Контрагенти” призначено для організації збереження інформації про контрагенів, під якими розуміють юридичних і фізичних осіб, що співпрацюють з підприємством (напр., підзвітні особи, постачальники, покупці і т.ін..).
Словник “Назви і курси валют” містить перелік валют, які використовуються в Системі, а також історію зміни курсів зареєстованих валют по відношенню до базової валюти.
Кількість валют, які одночасно використовуються в Системі не обмежено. Одна із зареєстрованих в Системі валют позначається як базова.
В цій валюті , в основному, виконуються всі розрахунки і формую-ться звітні документи.
Словник “Номенклатор” призначено для організації збереження і використання інформації про ТМЦ, облік руху яких здійснюється в Системі.
Словники “Зразків” призначені для збереження практично повної копії бланка документа або господарської операції, за виключенням тих полів, які є індивідуальними для кожного документа (напр., номер документа). Користувач може створювати майже необмежену кількість зразків документів (якщо це не заборонено Адміністратором Системи).
Словник “Зразки запитів” (використовується тільки в розділі “Господарські операції”) призначено для формування умов відбора інформації у вигляді зразка.
Словник “Константи” призначено для організації збереження і використання значень типу “число”, “рядок”, “дата”. Кожній занесеній до словника константі присвоюється ідентифікатор, який можна викори-стовувати при складанні формул.
Після формування словників до Системи необхідно ввести залишки засобів по балансовим рахункам. Для цього викликається режим “Облік” головного меню модуля. Залишки засобів вводяться при введені Системи в експлуатацію пр трьом групам рахунків, для чого передбачено підрежими:
залишки засобів по рахункам;
залишки матеріальних цінностей;
дебіторська/кредиторська заборгованість.
Для формування первинних документів призначено режим (розділ) “Докменти”.
В режимі виокремлено п’ять підрежимів:
банківські документи;
касові документи;
внутрішні документи;
товарні документи;
журнал платежів.
Підрежим “Банківські документи” призначено для роботи з документами, які відображають безготівкові рахунки. Їх можна створювати, заповнювати, друкувати, а потім формувати на їх основі господарські операції (проводки).
Для прискорення заповнення банківських документів призначені зразки ба
Підрежим (розділ) “Касові операції” призначено для роботи з документами, які відображають рух готівки.
Прийоми підготовки касових документів і порядок їх реєстрації в журналі господарських операцій такі ж, як і при роботі з банківськими документами.
Підрежим (розділ) “Внутрішні документи” призначено для формування документів, в яких фіксуються операції переміщення матері-альних цінностей між рахунками бухгалтерського обліку і матеріально-відповідальними особами. Внутрішні документи містять спеціфікацію – список ТМК, над якими здійснюється операція.
Прийоми підготовки внутрішніх документів і порядок їх реєстрації в журналі господарських операцій такі ж, як і при роботі з платіжними документами.
Підрежим (розділ) “Товарні документи” призначено для роботи з такими типами документів як:
прибуткові ордери;
рахунки на оплату;
накладні на відвантаження;
документи на повернення товарів постачальникам;
документи на повернення товарів від покупців;
документи на внутрішнє повернення товарів.
Вказані документи реєструються в модулі “Реалізація і склад”. В модулі “Бухгалатерія” їх можна тільки переглянути і відпрацювати в господарському обліку. Крім того, на основі прибуткових ордерів можна сформувати вхідні податкові накладні, а на основі рахунків на оплату і накладних на відвантаження – касові документи.
Порядок обробки товарних документів в обліку:
у формі для завдання умов відбора для розділу “Товарні доку-менти” в поле “Розділ” вибрати із списка значення, яке відповідає типу товарних документів, з яким працює користувач;
у вікні, що з’явилося на екрані, відмітити документ і вибрати із контекстного меню пункт “Отработать в хозяйственном учете”.
вибрати зразок господарської операції і натиснути кнопку “ОК” форми;
у вікні журнала господарських операцій перевірити і зкоригувати зареєстровану операцію;
натиснути на кнопку “ОК”.
Відомо, що факт господарювання на конкретному об’єкті відображається у певному документі. Цей документ можна зареєструвати в Системі, але документ можна і не реєструвати, лише перенести з нього необхідні дані до “Журналу обліку господарських операцій”.
Журнал обліку господарських операцій – є головним обліковим регістром Системи.
Однією з відмінностей ІС “Парус Підприємство” є присутність характеристики Сума в заголовці господарської операції. Сума господар-ської операції не вводиться користувачем, а визначається Системою автоматично. Якщо проводка одна, сума в заголовці співпадає з цією єдиною проводкою. Якщо ж в господарській операції декілька проводок, в якості суми у заголовці господарської операції Система використовує максимальну суму оборота по дебету або кредиту одного із рахунків, які присутні в проводкі ( напр.,якщо господарська операція включає такі проводки як: Д-т 51 К-т 76 1200 грн.; Д-т 76 К-т 68/02 200грн, то в заголовці господарсь-кої операції характеристика поля “Сума” прийме значення 1200 грн.).
Іншою відмінністю ІС є та, що всі операції з обліку інвентарних об’єктів по балансовим рахункам 10, 11 (01) і 12 (04) виконуються в інвентарній картотеці Системи. Це означає, що дані про введення до експлуатації, переміщення, ліквідацію інвентарних об’єктів та ін. реєструються в інвентарній картотеці і переносяться до журналу обліку господарських операцій автоматично. В разі потреби зареєстровані проводки можна зкоригувати.
Особливості реєстрації проводок господарських операцій з матеріальними цінностями полягають у тому, що вікно розділу має дві вкладки:
проводка;
номенклатура.
Склад полів першої вкладки не відрізняється від полів інших розділів режиму “Господарські операції”. Вкладка “Номенклатура” доступна лише у випадках, коли в проводці присутні балансові рахунки матеріальних цінностей, по яким здійснюється аналітичний облік. Саме по цій вкладці задаються всі характеристики, які є специфічними для проводок, що віідображають рух матеріальних цінностей.
Заповнення другої вкладки вимагає наявності низки словників (напр., рахунків, номенклатури ТМЦ, контрагентів та ін.), які можна заповнювати під час реєстрації проводки.
При реєстрації господарської операції, яка відображає рух ТМЦ, Система може автоматично визначати ціну. Для цього потрібно натиснути на кнопку “Цена”.
Для контроля за залишками та рухом ТМЦ в Системі передбачено формування і друк низки відомостей, напр., оборотну відомість руху МЦ.
Для формування податкових накладних, а також для складання на їх основі книг покупок і книг продаж в Системі використовуються розділи “Вхідні податкові накладні” “Вихідні (Исходящие) податкові накладні.
Податкова накладна складається із заголовка і специфікації. Заголовок містить загальні реквізити податкової накладної (номер, дату реєстрації, реквізити постачальника і покупця тощо). В позиціях специфіка-ції відображаються характеристики товарів або послуг ( назва, кількість, податкова група, ціна реалізації і т.ін.). Кожна податкова накладна може включати безмежну кількість позицій товарів та послуг.
Операції з вхідними податковими накладними. Робота з вхідними податковими накладними (тобто з подптковими накладними, в яких відображені поставки товарів і послуг сторонніми організаціями) здійснюється в розділі “Вхідні податкові накладні” режиму “Документи”. Головне вікно розділу містить дві таблиці. В одній таблиці наводиться список податкових накладних, в іншій – список позицій специфікації податкової накладної, поміченої у першому списку.
Книга покупок – це зведення даних , що містяться у вхідних податкових накладних,. Одній податковій накладній відповідає один рядок (запис) книги покупок . По сукупності цих записів визначається сума податку на додану вартість, яка підлягає заліку.
В Системі передбачено автоматичний режим формування книги покупок, на основі даних, що містяться у вхідних податкових накладних.