Тема 4. Управлінські рішення в системі публічного адміністрування

4.1 Проблематика у процесі прийняття управлінських рішень в системі публічного адміністрування, основні етапи та їх характеристика.

4.2 Сутність, складання та використання управлінських документів.

4.1 Проблематика у процесі прийняття управлінських рішень в системі публічного адміністрування, основні етапи та їх характеристика.

Механізм прийняття управлінських рішень, як у системі ПА, так і в адмініструванні СГД, повинен бути ідентичним залежно від цілей, масштабів поставлених завдань, глибини і деталізації розв'язуваних проблем, наслідків прийнятих рішень для бізнесу та суспільства.

У процесі прийняття рішень виділяють 4 етапи:

1. Формулювання та аналіз проблеми.

2. Прийняття рішень.

3. Виникнення проблеми.

4. Реалізація рішень

Починається I етап зі всебічного зваженого аналізу їх позицій. Метою аналізу є проникнення в суть історії сучасного стану та перспектив розвитку організації, що загрожують їй змін.

Етап збору інформації. Його головне завдання - забезпечення різнобічної інформації для подальшого планування. При цьому важлива як об'єктивна (розрахунки, звіти, стат. Інформація), так і суб'єктивна (у вигляді оцінок громадян) інформація. Аналіз можливостей, ризиків проводиться за допомогою SWOT-матриць.

Після того, як інформація про виникнення проблеми надійшла до центру прийняття рішень, починається її обговорення. При обговоренні проблеми необхідно застосовувати правила раціональної дискусії, щоб уникнути загострення конфліктів, протиборства сторін.

Ці правила включають в себе:

• правило постановки проблеми (слід перетворити кожне додаткове питання в основне і провести обговорення);

• правило репліки в дискусії (кожен виступ учасника дискусії повинний містити критику аргументів попередніх виступаючих і захист власних. Головне - не відвести дискусію в сторону);

• правило узгодження смислового значення термінів (слід домовитися про те, який сенс слід вкладати учасникам дискусії в ключові поняття з даної проблеми);

Однак, групове обговорення може піти по неконструктивному шляху, якщо не враховувати «пастки групового мислення». Найбільш поширені з них:

• обмеження дискусії до одного варіанту;

• спрощення ситуації, внаслідок чого вона сприймається схематично і однобічно;

• одностороння переоцінка / недооцінка масштабу рішення, зосередження на позитивних факторах і зневага негативними факторами вирішення проблеми;

Після завершення дискусії, настає етап прийняття рішення: вибір однієї дії з альтернативних, яке можна здійснити на основі компромісу, або шляхом голосування при виборі остаточного варіанту. Щоб уникнути конфліктів, треба оцінити всі можливі варіанти на основі єдиних об'єктивних критеріїв:

- якою буде стан проблеми після реалізації кожного з варіантів;

- скільки часу, коштів необхідно для кожного з варіантів;

- труднощі і варіанти їх подолання по кожному з варіантів рішення;

- наслідки, тобто як відіб'ються запропоновані рішення на стані соціального організму в цілому.

Механізм розробки управлінських рішень у сфері публічного адміністрування та адміністрування бізнес - структур, можна представити у вигляді схеми, яка містить чотири стадії прийняття рішення:

1. Діагноз.

2. Пошук.

3. Ухвалення рішення.

4. Фаза оцінки.

Фаза оцінки передбачає розгляд ефекту функціонування за рахунок новизни пропозиції рішення і внесення коригувань у разі потреби. Після певного часу, доцільно оцінити соціально-економічні наслідки масштабів і характеру змін, що наступили в результаті прийняття рішення, тобто визначити соціальні наслідки рішень і відповідальність за розробку і реалізацію. Це можна здійснити за допомогою інноваційних інструментів ПА:

- модель «BSC» - оцінка діяльності за допомогою системи збалансованих показників.

- модель «EFQM» - для проведення самооцінки ефективності управлінських рішень.

- модель «CAPAM» - оцінка якості та ефективності робочих органів місцевого самоврядування.

- модель електронного управління за типом «єдине вікно». Деякі з них розглянуті у темі 7.

4.2 Сутність , використання та складання управлінських документів(УД).

Управлінський документ – матеріальний об'єкт, закріплений певним способом на спеціальному носії інформації, який сформований і / або використовувався в процесі управління.

Функції управлінського документа:

- фіксація інформації;

-збереження інформації;

- передача інформації.

Особливості управлінської документації:

1. На певному етапі менеджменту вона є продуктом, на наступному етапі - предметом праці.

2. Має здатність тривалого і багаторазового використання, не втрачаючи при цьому своїх властивостей.

3. Має здатність до накопичення.

4. Має здатність до тиражування (копіювання) і одночасному використанню в багатьох місцях відразу.

5. Управлінський документ є не тільки інформаційним ресурсом, але й інформаційним потенціалом, що передбачає наявність у нього її складових:

- змістовної;

- організаційної;

- матеріально-технологічної;

- кадрово-персоніфікованою.

Змістовна складова управлінського документа характеризується інформаційною ємністю і відсутністю непередбачуваності і невизначеності. Передбачається повнота і достовірність інформації.

Організаційна складова передбачає певні вимоги до структурної побудови та організації документообігу різних систем менеджменту на всіх рівнях управління.

Матеріально-технологічна складова передбачає перетворення інформації в матеріальні об'єкти.

Кадрово-персоніфікована складова передбачає те, що кожна людина є як об'єктом, так і суб'єктом діяльності щодо створення і використання інформації.

Класифікація управлінських документів.

1. Залежно від відображених видів діяльності:

• документи по загальних адміністративних питань;

• документи по функціях управління;

2. По найменуванню.

3. За місцем складання:

• для вирішення зовнішніх питань;

• для вирішення внутрішніх питань;

4. За способом фіксації інформації:

• рукописні;

• машинописні;

5. За ступенем гласності:

цілком таємні;

• секретні;

• документи для службового користування;

• з грифом «конфіденційно»;

6. За юридичною силою:

• справжні;

• підроблені;

7. По стадіях підготовки:

• чорновий документ (відображає роботу автора);

• оригінал (оригінал), тобто це єдиний екземпляр документа, оформлений і підписаний до встановлених вимог. З оригіналу можуть бути виготовлені копії, виписки з документа, дублікат.

• Копія– ідентичне, завірене посадовою особою відтворення оригіналу.

• Виписка – завірена частина тексту документа.

• Дублікат – повторно оформлений примірник документа, що має юридичну силу.

8. По термінах виконання:

• строкові;

• нетермінові;

9. По термінах зберігання:

• постійного;

• тимчасового;

10. За походженням:

• службові;

• особисті листи громадян;

11. За ступенем обов'язковості:

• інформаційні;

• директивні (обов'язкові для виконання);

12. За ступенем уніфікації:

• індивідуальні (специфічні, разові);

• типові (посадова інструкція, правила);

• трафаретні (заготовки, бланки);

• зразкові (приклад для складання інших документів);

• уніфіковані у вигляді анкети і таблиці;

3. За характером змісту:

• первинні;

• вторинні;

14. За необхідності реєстрації:

• підлягають реєстрації;

• не підлягають реєстрації;

15. За необхідності затвердження:

• що підлягають затвердженню;

• які не підлягають затвердженню;