3. Методические указания по выполнению заданий лабораторного практикума

3.1. Методические указания по выполнению заданий подготовительного этапа

Программа «БИТ: Отель 8» обслуживает процессы управления в следующих подразделениях гостиниц:

- служба бронирования;

- служба обслуживания клиентов;

- служба приема, регистрации и расчетов;

- служба эксплуатации номерного фонда;

- инженерно-эксплуатационная служба;

- финансово-бухгалтерская служба;

- служба работы с персоналом;

- коммерческая служба.

Для удобной работы с информационной базой разработчик рекомендует в первую очередь заполнить справочную информацию и вспомогательные документы. В дальнейшем можно будет легко подставлять эти значения в документы, а так же будет доступно автоматическое заполнение некоторых реквизитов при вводе новых документов, отражающих хозяйственную деятельность. В первую очередь заполняются справочники «Организации» (заводится новая организация), «Классы помещений», «Корпуса», «Этажи», «Номера» (для каждого корпуса и этажа определяются номера), «Места» (определяются основные и дополнительные места. Заполнение этой вкладки необходимо для корректной работы обработки «Рабочее место администратора»), «Доп. Помещения» (на закладке «Услуги(процедуры)» определяются ячейки, которые будут задействованы в обработке «Рабочее место администратора»), «Пакеты услуг», «Физические лица», «Виды источников заявок» (заполнение этого справочника и дальнейшее отражение в карточке бронирования предоставляет оперативную информацию отделу маркетинга), «Типы цен номенклатуры» (тарифы), «Номенклатура» (при необходимости создать группы: питание, проживание, доп. услуги, товары), «Контрагенты», «Договоры контрагентов», «Счета учета номенклатуры» и пр. в соответствии со сквозным примером, доступным при выполнении лабораторного практикума в электронном виде.

3.2. Методические указания по выполнению заданий основного этапа

1. Бронирование по классам показывает наличие свободных номеров, принадлежащих к определённым классам. Для работы необходимо включить возможность бронирования по классам: Сервис \ Установка версии поставки \ Бронирование по классам; из «РМА» запустить обработку «Бронирование по классам». В открытой форме «Бронирование по классам» установить интересующие даты и нажать на кнопку «Обновить». В табличной части отобразится информация по количеству и наличию свободных номеров. Выбрать необходимый класс номера и откроется форма документа «Карточка бронирования». У пользователя есть возможность провести и закрыть документ без указания номера. В дальнейшем к документу можно вернуться и заполнить «Номер»

2. Для работы с агентами и выставления счета с вычетом агентского вознаграждения необходимо из РМА завести документ «Карточка бронирования».

Из «Карточка бронирования» завести документ «Счёт на оплату покупателю». Произвести полную предоплату проживания. Флаг «Счёт оплачен» означает оплату услуг проживания и соответственно перевод индикации оплаты в зелёный цвет. Табличная часть документа заполняется за вычетом процентного вознаграждения агента.

3. Из РМА завести документ «Карточка бронирования». Из «Карточка бронирования» завести документ «Счёт на оплату покупателю». Произвести частичную предоплату проживания. Оплаченные дни в «Карточка бронирования» подсвечиваются зелёным. Из «Карточка бронирования» открыть обработку «Печать подтверждения брони» и вывести на экран печатную форму.

4. Из РМА завести документ «Карточка бронирования» текущим днём. Заселить гостя. Из «Карточка бронирования» завести документ «Оплата\Возврат». Осуществить полную оплату проживания.

5. Из РМА завести документ «Карточка бронирования» текущим днём. Заселить 2 гостя. Поселение и оплата происходит по местам. Если на закладке «Гости» выделить одного из гостей, то на закладке «проживание» можно отслеживать индикацию оплаты для выделенного гостя. Этот механизм разделения счетов работает при установке флага «Разделить счёт» Далее по каждому гостю можно отдельно осуществлять оплату.

6. Из РМА завести документ «Карточка бронирования» текущим днём. Заселить гостя. Гость отдыхает 5 дней. Из «Карточка бронирования» завести документ «Оплата\Возврат». Осуществить оплату первых трёх дней проживания. В документ «Карточка бронирования» добавить дополнительные услуги. Гость произвёл полный расчёт кредитной картой. Для этого из «Карточка бронирования» завести документ «Оплата кредитной картой». Завести документ «Закрытие дня» Документ предназначен для установки статуса уборки «Грязный» в номерах.

7. Из «РМА» завести документ «Карточка бронирования». Заселить гостя. Гость отдыхает 16 дней. Гость подпадает под особый тарифный план(количество дней проживания более 10), который позволяет, в зависимости от сезонности, устанавливать иные цены, нежели обычно. Через некоторое время было произведено подселение.

8. Завести документ «Карточка бронирования». На следующий день после заселения, к основному гостю планируется сделать подселение. Для этого необходимо скопировать первую строку на закладке «номера». Далее, в первой строке указать те сроки проживания, когда основной гость жил один, а во второй строке указать те сроки, когда проживают два гостя.

9. Из РМА завести документ «Карточка бронирования» текущим днём. Заселить гостя. Гость отдыхает 6 дней. Из «Карточка бронирования» завести документ «Оплата\Возврат». Осуществить оплату всех дней проживания. После 3-х дней проживания гость решил выселиться. Осуществить корректировку «Карточка бронирования». Произвести возврат клиенту ранее оплаченных дней проживания. Для этого завести документ «Оплата\Возврат». Выселить гостя. Для этого в «Карточка бронирования» установить статус выехал Завести документ «Уборка номеров» Установить статус номера убран. После ввода документа индикация состояния номера станет зелёной (чистый). Установить статус VIP клиента. Для этого в регистр сведений «Статусы клиентов» добавить новый элемент.

10. Из РМА завести документ «Карточка бронирования». Создать счёт на оплату покупателю. Отправить плательщику. Клиент осуществляет частичную оплату за проживание. Для этого из документа «Карточка бронирования» завести документ «Счёт на оплату покупателю», на закладке «БИТ:Отель Оплата услуг» перенести все услуги в поле «Услуги к оплате» и на закладке «БИТ:Отель Частичная оплата» ввести сумму оплаты.

11. Из РМА завести документ «Карточка бронирования». Механизм частичной оплаты срабатывает в два этапа. В первую очередь из документа «Карточка бронирования» заводится документ «Оплата наличными», где указывается сумма аванса.

Во вторую очередь из документа «Карточка бронирования» заводится ещё один документ «Оплата наличными». Здесь нужно перенести услуги из табличной части «Неоплаченные услуги» в табличную часть «Услуги к оплате». Производится зачёт аванса. Так же меняется индикация оплаты проживания в документе «Карточка бронирования».

12. Из РМА завести документ «Карточка бронирования» текущим днём. Заселить гостя. Гость отдыхает 6 дней. Из «Карточка бронирования» завести документ «Оплата кредитной картой». Осуществить оплату всех дней проживания После 3-х дней проживания гость решил выселиться. Осуществить корректировку «Карточка бронирования». Произвести возврат клиенту ранее оплаченных дней проживания. Для этого завести документ «Оплата кредитной картой». Выселить гостя. Для этого в документе «Карточка бронирования» установить статус «Выехал» Завести документ «Уборка номеров» Установить статус номера ремонт.

13. Из РМА завести документ «Карточка бронирования». Снять и затем восстановить бронь.

14. Из РМА завести документ «Карточка бронирования». Из «Карточка бронирования» открыть обработку «График процедур» . На все дни проживания ввести повторяющиеся процедуры в одно и то же время. Из «Карточка бронирования» открыть обработку «Напоминания». Настроить напоминание. Из «Карточка бронирования» открыть обработку «Печать счёта». Открыть печатную форму.

15. Из РМА завести документ «Карточка бронирования». Из «Карточка бронирования» завести документ «Оплата квитанцией». Оплатить 2 первых дня проживания.

16. Завести документ «Карточка группы». Установить агентское вознаграждение и полную предоплату проживания.

17. Завести документ «Карточка группы». Из «Карточка группы» завести документ «Оплата наличными». Оплатить все дни проживания. Один из гостей решил выселиться на день раньше чем планировал. Осуществить корректировку соответствующего документа «Карточка бронирования». Из «Карточка группы» открыть документ «Оплата\Возврат». Осуществить возврат клиенту ранее оплаченный один день проживания.

18. Завести документ «Кассовый отчёт». Нажать на кнопку «ЗакрытьПКО\РКО». Запустится обработка, которая позволяет сформировать регламентные документы приходные и расходные кассовые ордера. Из документа «Кассовый отчёт» открыть обработку «Закрыть ПКО и РКО». Сформировать регламентные финансовые документы.

19. Открыть обработку «Закрытие реализаций по документам «Карточка бронирования»». Данная обработка формирует регламентные документы «Реализация товаров и услуг». Сформировать регламентные документы реализации. Закрытие реализаций на карточку бронирования.

20. Открыть обработку «Закрытие реализаций по документам «Карточка бронирования»». В обработке выбрать документ «Карточка группы». Данная обработка формирует регламентные документы «Реализация товаров и услуг». Сформировать регламентные документы реализации.

21. При использовании «Курьера» или «Сферы» возможно воспользоваться «Выгрузка в АС ПСОУ Курьер». Данная обработка предназначена для выгрузки данных по иностранным гостям за определенный период. С ее помошью можно предоставить в ФМС сведения о размещенных физических лицах-иностранцах, отправив данные посредством программы «Курьер». В меню программы нужно выбрать пункт «Клиенты - Выгрузка в АС ПСОУ Курьер». Для выгрузки в форме необходимо указать период, гостиниц, файл выгрузки, далее нажать «Выполнить». После этого сформируется файл, содержание которого будет отображено в отдельном окне.

22. Выполнить обработку «СМС - Рассылка». Для работы данного сервиса необходимо зарегистрироваться на «smsprogroup.ru» и регистрационные данные завести в настройки.