Лабораторная работа №7
Эта лабораторная работа посвящена созданию отчетов, т.е. итоговых документов, которые предполагается выводить на печать. Отчеты, подобно формам, могут базироваться как на таблицах, так и на запросах. MS Access предоставляет несколько способов создания отчетов. Мы воспользуемся Мастером отчетов, а затем отредактируем внешний вид с помощью конструктора.
Порядок создания отчета с помощью Мастера.
Откройте вкладку Создание и нажмите на ленте кнопку Мастер отчетов.
В качестве источника данных выберите таблицу или запрос Далее.
Выберите поля для отчета Далее.
При необходимости установите уровни группировки, т.е. укажите, по каким признакам будут группироваться записи в отчете Далее.
Можно выбрать порядок сортировки записей в отчете по одному или нескольким полям (пропустите этот шаг) Далее.
Выберите вид макета для отчета Далее.
Задайте название отчета. Затем можно открыть отчет для просмотра либо для редактирования – выберите просмотр Готово.
Просмотрите и закройте отчет.
Затем созданный отчет можно открыть в режиме конструктора и внести необходимые изменения.
Задание 1
В базе данных Телефонная Компания с помощью Мастера создайте отчет на основе запроса о льготниках. Сохраните отчет под именем Льготники1 и просмотрите полученный результат.
Задание 2
Сделайте копию отчета Льготники1 (скопируйте и вставьте в этом же окне). Назовите полученную копию Льготники2. Откройте этот отчет в режиме конструктора для внесения изменений. В разделе Заголовок измените заголовок отчета на такой: «Абоненты, имеющие право на льготы». В разделе Примечание отчета добавьте надпись: «Ознакомлен __________ инспектор Иванов И.И.».
Для добавления надписи сначала расширьте мышью раздел Примечание отчета – он находится в самом низу и может быть вообще не виден. Затем на ленте в разделе Элементы управления выберите элемент Надпись и поместите его в разделе примечаний, как показано на рисунке 2.33. Введите в рамку нужный текст. Сохраните и закройте отчет. Просмотрите полученный результат.
Задание 3
Сделайте еще одну копию отчета Льготники1 и назовите Льготники3. Откройте этот отчет в режиме конструктора. В раздел примечаний добавьте итоговую функцию для подсчета количества льготников. Для этого в разделе Элементы управления выберите элемент Поле и поместите его в разделе примечаний. Введите в рамку, как показано на рисунке 2.34, вместо слова Поле поясняющий текст «Количество льготников», а вместо слова Свободный – формулу =count([Фамилия]). Если для поясняющего текста недостаточно места, рамки можно расширить и переместить. Сохраните и закройте отчет. Просмотрите полученный результат.
Аналогично можно использовать в отчетах другие итоговые функции – sum (сумма), avg (среднее) и т.п.
Задание 4.
На основе таблицы звонков создайте отчет с группировкой по номеру телефона. В разделе примечаний отчета вычислите среднюю продолжительность разговора.
Задание 5.
На основе той же таблицы звонков создайте отчет с группировкой по тарифному плану. Обратите внимание: в таблице звонков нет информации о тарифном плане, она находится в таблице абонентов. Для того, чтобы включить ее в отчет, нужно на этапе выбора источника данных (шаг 2 Мастера отчетов) после выбора полей таблицы звонков добавить еще одно поле из таблицы абонентов (см. рис. 2.35).
Задание 6.
Создайте отчет для предоставления абоненту информации обо всех его звонках с расчетом стоимости каждого и итоговой суммой по всем звонкам. Создавать его следует на основе запроса из задания 13 лабораторной работы №7 с добавлением итоговой суммы в разделе примечаний отчета.