Написание проекта: пошаговая технология
С самого начала необходимо понять, что грант – это целевые средства, предоставляемые безвозмездно на реализацию конкретного проекта, не ориентированного на получение прибыли. Поэтому, приступая к написанию проекта, необходимо уяснить, что конечной целью должен быть не факт получения денег, а реальное выполнение задуманного.
Итак, вы решили, что будете писать проект, но не очень хорошо представляете, с чего начать.
Внимательно ознакомьтесь с условиями конкурса, с требованиями, предъявляемыми к участникам. Независимо от вида и уровня конкурсов, все проекты должны строиться по определенной схеме (структуре).
Структура проекта обычно состоит из таких основных частей, как:
титульный лист, или сведения об организации
краткая аннотация или совсем краткое содержание проекта (в 2-3 строки)
введение – краткие сведения об опыте работы организации по заявленному направлению
постановка проблемы
цели и задачи
методы выполнения проекта или планируемая деятельность с календарным планом работы
оценка эффективности
дальнейшее финансирование
детальный бюджет с пояснением всех статей расходов
Для того, чтобы написать рабочий вариант, сосредоточимся на его смысловой части, то есть на сути.
Шаг первый. Введение.
Именно здесь нужно описать деятельность вашей организации, связав её с интересами грантодателя или с конкурсными приоритетами. Напишите о целях и задачах учреждения, о том, сколько времени оно существует, какими ресурсами обладает; что уже сделано, какая финансовая поддержка уже получена и для каких проектов или программ; кто будет выполнять заявляемый проект и какова квалификация этих сотрудников. При необходимости такое описание можно перенести отдельно в приложение («Информационная карта»). Текст должен быть чётким, кратким, простым по форме, по возможности без применения специальных терминов.
Рекомендуемый объём – до 1 страницы.
Шаг второй. Постановка проблемы.
В этом разделе описывается объективная ситуация в стране, в регионе, в городе, вызвавшая ту конкретную проблему, которая может быть решена с помощью заявляемого проекта или программы. Излагается проблема, далее объясняется, почему её решение действительно необходимо и как оно может изменить ситуацию в лучшую сторону. Эта проблема не должна быть порождением только внутренних трудностей в вашей организации.
Помните, что о ней вообще могут и не подозревать, так что пишите доходчиво, по возможности просто. При этом не забывайте о необходимости доказать вашу компетентность в данном вопросе.
Приведите статистические данные, выдержки из научных работ и обзоров, цитаты из выступлений в прессе. Задачи, решаемые вашей организацией, должны быть логически связаны с теми, что будут решаться в проекте. При этом необходимы реальные сроки и ссылки на имеющиеся у организации ресурсы. Одной из крайностей часто бывает заявка «мировой» проблемы, с которой невозможно справиться в короткие сроки и силами, имеющимися у вашей организации.
Насколько вы будете убедительны в постановке проблемы, зависит от правильного её понимания вообще – не путайте проблему с задачами, с путями её решения.
При этом не забывайте о соответствии критериям оценки раздела. Обратите внимание на формулировки - всё, что вы напишите, должно выглядеть значимым и для тех людей, нуждам которых служит ваша организация.
Рекомендуемый объём раздела – от 1 до 3 страниц
Итак, формулировка социальной проблемы:
Сжато, очень конкретно характеризует не удовлетворяющую Вас ситуацию, которая требует изменений
Показывает круг тех, кого она касается
Дает количественную информацию
Определяет цели деятельности
После описания проблемы эксперт должен понять, что этот проект нужен. Проблема может иногда содержать прогноз дальнейшего негативного развития ситуации.
Из хорошо сформулированной проблемы вытекает весь проект.
Шаг третий. Цели и задачи проекта.
Цель проекта есть основное направление решения проблемы. Целей может быть несколько, они могут быть краткосрочными и долгосрочными, но обязательно взаимосвязанными. От достижения краткосрочных целей, как правило, зависит достижение долгосрочной цели.
Основное отличие цели от задачи: цель не может быть оценена количественно, задача оценивается количественно и является шагом на пути достижения цели.
Например, цель – повышение уровня преподавания математики в средней школе; одна из задач – проведение еженедельных тренингов по обучению специальной методике преподавания математике для 25 учителей 5-8 классов.
Итак, цель должна быть:
Конкретна
Измеряема
Локализована
Реалистична
Определена во времени.
Цели или ясны, конкретны, измеряемы… или их нет!
Задачи должны быть максимально конкретизированы и направлены на получение конкретных результатов. Задач бывает много (от 3 до 10), в зависимости от объёма заявляемого вами проекта. Результатами могут быть методические рекомендации, обученные на семинарах специалисты, публикации в прессе и т.п.
Этот этап достаточно труден, но вам надо научиться формулировать цели и задачи.
Общая схема рассуждений: от общего к частному, от проблемы к общим целям и конкретным задачам. Потом – обратно, то есть проверка того, будет ли выполнение конкретных задач служить достижению целей и решению сформулированной проблемы или её части. Помните при этом, что для выполнения конкретных задач нужны определённые ресурсы (имеющиеся и запрашиваемые). В большей степени опирайтесь на имеющиеся ресурсы.
Вы можете указать в заявке, что ваш проект является частью общей программы, которую ваша организация намерена осуществить или уже осуществляет не один год с целью решения определённой проблемы. Хорошо также отметить, что отдельные этапы этой программы уже выполнены – самостоятельно или с помощью другой организации, что выполнение этих этапов, по вашему мнению, и указало на необходимость поиска дополнительных ресурсов. Объём раздела – не более 1 страницы.
Итак, задачи проекта – пошаговые действия для достижения цели.
Задачи - необходимые и достаточные условия для достижения цели.
К моменту, когда вами подготовлен материал для грантодателя о том, кто вы, что делает организация, над чем собирается работать, каковы цели, достижение которых может помочь снять или смягчить остроту поставленной проблемы, какие задачи необходимо решить для этого, - вы уже хорошо разбираетесь в структуре заявляемого проекта. Очень важно, чтобы теперь вы сами были уверены в том, что всё это можно выполнить, используя имеющиеся ресурсы и финансовую поддержку в виде гранта.
В случае выделения гранта в размере меньшем, чем предполагалось (может быть, в два и даже три раза), вы должны быть готовы сократить количество задач без изменений общей цели, направленной на решение проблемы.
Шаг четвёртый. Методы выполнения проекта или планируемая деятельность с календарным планом работы.
В этом разделе описываются те виды деятельности или мероприятия, которые необходимы для получения планируемых результатов с помощью имеющихся и запрашиваемых ресурсов. Должно стать ясным, что будет сделано, кто будет осуществлять деятельность, как, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут использованы.
На данном этапе нужно доказать преимущество вашей методологии перед другими используемыми в проектах, аналогичных вашему. Следовательно, вы должны знать об этих проектах и дать сравнительный анализ разных методов выполнения сходных задач. Необходимо обосновать сделанный выбор стратегии достижения результатов и объяснить, почему именно такая стратегия или методика является наиболее реалистичной. Примером конкретного мероприятия может быть обучающий семинар специалистов по одному из направлений работы вашей организации или подготовка и издание методического пособия по проведению какого-либо праздничного мероприятия.
Очень важно уметь составить календарный план работы, то есть перечень мероприятий. При этом дополнить его конкретными датами, в зависимости от условий конкурса, расписать сроки выполнения каждого этапа и последовательность мероприятий. Не увлекайтесь большим количеством дел, поскольку у вас будут ограниченные сроки выполнения проекта и рамки общей его стоимости.
Не забудьте также, что часть намеченных мероприятий, возможно, будет выполняться за счёт только ваших ресурсов. Не перегружайте проект, помните о возможностях организации, о том, кто реально будет в нем занят. Составляйте блоки мероприятий так, чтобы в случае выделения финансовой поддержки в размере, меньшем в полтора-два раза заявленного, можно было отказаться от выполнения отдельных пунктов без ущерба для достижения общей цели. Практика показывает, что при выделении грантовой поддержки подобные корректировки планов работы происходят очень часто. Лучше быть готовым к этому и не тратить много времени и сил на составление новых. В календарных планах указываются конкретные исполнители каждого мероприятия или этапа работы.
В этом разделе вы можете контролировать логику взаимодействия частей проекта, то есть цепочку – цель – задача - метод.
Рекомендуемый объём – не более 2 страниц.
Шаг пятый. Оценка эффективности или оценка результатов.
В этом разделе необходимо доказать грантодателю, что вы можете оценить степень эффективности всех приложенных усилий, что работа по проекту будет выполнена рационально и в срок. Вы должны объяснить, какие факторы помогут достижению результата. Иногда требуется провести мониторинг проекта, то есть оценку хода его выполнения. Таким образом, грантодатель получает возможность отслеживать отдельные этапы проекта, а не только оценивать конечный результат. Важно при этом понимать, каким образом вы сами будете контролировать правильность выбранных методов выполнения – и всей работы в целом, и отдельных её частей.
Определите конкретные способы оценки результатов, которые позволят проверяющему судить о степени выполнения работ по проекту.
В этом разделе предстоит ещё раз проверить правильность оценки ресурсов, необходимых для проведения всех задуманных мероприятий. Итак, в этом разделе вы даёте план оценки результатов и возможной корректировки методов выполнения проекта. Как правило, в этом же разделе указывается и форма отчётности.
Рекомендуемый объём раздела – от 0,5 до 1 страницы.
Шаг шестой. Бюджет проекта.
Бюджет проекта должен быть обоснованным. Затраты на оборудование и административные расходы – действительно необходимыми для осуществления проекта, а не рассчитанными из общих нужд организации.
Бюджет, или смета расходов, возможно, один из самых главных разделов проекта.
При получении проекта Экспертный совет конкурса в первую очередь обращает внимание:
на общую стоимость проекта
запрашиваемые средства
вклад самой организации в расходы по его реализации
привлечённые средства спонсоров и т.д.
Еще до того, как обдумывать разделы бюджета, руководитель проекта должен произвести оценку возможностей организации и конкретизировать долю учреждения в стоимости проекта. Она может находиться в разных статьях расходов бюджета: оплате труда, аренде помещения, которое будет использовано в процессе реализации проекта, расходных материалах, транспортных расходах и т.д. Естественно, что все эти расходы напрямую связаны с реализацией заявляемого проекта, но очень часто не учитываются при составлении его бюджета. Если эти неизбежные траты не будут профинансированы грантодателем – либо по условиям конкурсов, либо по условиям самого грантодателя – то руководителю проще будет распределить свои финансовые ресурсы по этим статьям расходов.
Приложения
Итак, бюджет подготовлен, написаны комментарии к нему и содержание проекта. Теперь необходимо подготовить приложения. В каждом Положении о каждом конкурсе существует свой перечень документов и материалов, которые должны быть представлены в Приложении. Остановимся подробнее на некоторых из них:
Письма поддержки могут быть очень полезны для проекта. Правильно составленные, они служат дополнительным подтверждением серьёзности намерений учреждения осуществить проект и решить насущную для общества проблему. В письме-поддержке обязательно должно содержаться обращение к конкретному грантодателю и правильное название заявляемого проекта. Письма должны подаваться на конкурс в одном пакете с заявкой и проектом. Приветствуются письма поддержки от местных органов власти, которые могут оценить социальную значимость заявляемого проекта, а также от специалистов в проблемной области.
Такие письма указывают на то, что деятельность учреждения направлена на решение реальных проблем, что оно является представителем активной части общества.
Аннотации проекта, то есть краткое описание сути проекта может потребовать грантодатель. Для того чтобы её написать, руководителю необходимо из содержательной части проекта выбрать наиболее яркие фразы, отражающие актуальность проблемы, цели, основные задачи, способность учреждения выполнить проект. Объём аннотации – не более 5 предложений, максимум – полстраницы.
Сопроводительное письмо, в котором должны быть перечислены все документы и материалы, представленные в пакете, с указанием страниц.