Фильтрование данных списка
Одной из проблем, присущих большим спискам, является сложность поиска и выделения из них нужной информации. Некоторую помощь оказывает сортировка, хотя все равно работать приходится с целым списком. Если необходимо определить данные, которые нужны для работы, а затем с помощью Excel вывести на экран только эти записи используют процедуру фильтрования данных.
Выделите все ячейки с данными, включая заголовки столбцов.
В меню Данные выберите Фильтр, Автофильтр. На именах полей появятся кнопки с изображением стрелок вниз. Нажимая на кнопки, можно задавать критерии фильтрации.
А
втофильтр
не позволяет вводить условия для разных
столбцов, объединенных логическим ИЛИ,
а также более сложные логические условия.
В этом случае следует команду Расширенный
фильтр из меню Данные.
Использование расширенного фильтра
Прежде чем выполнять вызов диалогового окна Расширенный фильтр, необходимо сформировать диапазон условий. Обычно его размещают перед исходным списком, т.е. в первых строках рабочего листа, что обеспечивает постоянный доступ к критерию для внесения изменений. Диапазон условий должен включать заголовки строк исходного списка и хотя бы одну строку с критериями отбора записей списка.
З
начения
условий фильтрации, размещенные в одной
строке диапазона критериев, объединяются
логической функцией И, а значения
условий, заданные в разных строках
области критериев, связываются функцией
ИЛИ. Диапазон условий должен отделяться
от исходного списка, по крайней мере,
одной пустой строкой. Формирование
диапазона условий фильтрации на одном
листе с исходным списком показано на
рис. 8.4.
Скопируйте заголовки столбцов «I», «II», «III», «Итого» в соседние ячейки.
Т.к. по полям «I», «II», «III» необходимо провести фильтрацию по двум критериям, то добавьте дополнительные столбцы (см. рис. 8.4).
З
адайте
условия фильтрации: в первой строке в
первом поле «I» задайте “>=17,5”, во
втором поле «I» - “<=25”, в поле «Итого»
“>75”; во второй строке в первом поле
«II» задайте “>=17,5”, во втором поле
«II» - “<=25”, в поле «Итого» “>75”;
аналогично оформите третью строку.
Т.о. получается логическое условие –
(тройка по I контрольной работе И итоговый
балл – хорошо или отлично) ИЛИ (тройка
по II контрольной работе И итоговый балл
– хорошо или отлично) ИЛИ (тройка по
III контрольной работе И итоговый балл
– хорошо или отлично).После ввода условий в область критериев, в меню Данные выберите команду Расширенный фильтр.
Заполните поля (рис. 8.5).
В поле Исходный диапазон укажите диапазон ячеек исходного списка. В поле Диапазон условий введите ссылку на ячейки области критериев. Это выделение можно сделать с помощью мыши.
Щелкните по кнопке ОК. В исходном списке скроются строки, не удовлетворяющие условиям критерия. .
Результат фильтрации списка можно скопировать в другую область рабочего листа, на котором находится исходный список, или на отдельный лист текущей книги. С копией отфильтрованной таблицы можно выполнить новые действия, не испортив исходный список.
Командой Данные – Фильтр - Отобразить все верните список в исходное состояние.
Когда результат фильтрации необходимо разместить в другом месте по отношению к исходному списку, то необходимо выполнить следующие правила:
- строка заголовков для результата фильтрации должна быть скопирована на тот же рабочий лист, что и диапазон условий;
- начинать фильтрацию списка надо с рабочего листа, на котором расположен диапазон условий.
В
ыделите
диапазон условий и скопируйте его на
новый лист.
Заполните окно команды Расширенный фильтр (рис. 8.6.).
В окне Расширенный фильтр щелкните в поле Скопировать результат в другое место, а в поле Поместить результат в диапазон введите ссылку на крайнюю верхнюю ячейку нового места расположения результата.
Условия и результаты фильтрации для задания 6 приведены на рис. 8.7.
Задание 7. Подведите итоги: сколько в группе отличников (итоговый балл >= 91), хорошистов (балл >= 75 и < 91), троечников (балл >= 45 и < 75) и двоечников (балл < 45).
Для создания промежуточных и общих итогов в списке применяют команду Итоги из меню Данные.