Контрольные вопросы
1. Основные операции редактирования документов в текстовом процессоре MS Word.
2. Способы и приемы форматирования документов в текстовом процессоре MS Word.
3. Основные операции при поиске слов в текстовом процессоре MS Word.
4. Способы задания параметров страниц документа.
5. Использование справки MS Word.
6. Порядок работы с редактором формул Microsoft Equation.
Тема 9.2. Форматирование текстовых документов в текстовом процессоре ms Word
Цель занятия – ознакомиться особенностями правописания и форматирования документов в текстовом процессоре MS Word 2010, отработать основные приёмы форматирования текста.
Теоретические сведения
1. Поля. Проверка правописания
Поле документа. В документах Word предусмотрен особый структурный элемент – поле, предназначенный для автоматического ввода определенного типа информации, перечень которой определен в открывающемся списке категорий. Этой информацией могут быть имя файла, автор, номер страниц, колонтитул, дата и время, строка подписи, оглавление и т.д. Например, если вводится в текст поле Date, на месте этого поля при открытии документа будет автоматически появляться текущая дата, а если ввести в строку поле Index –Word автоматически включит значение этого поля (которое набирается или указывается) в предметный указатель.
Существует девять категорий полей, которые условно разделяются на группы:
поля результата – используется для вычисления или получения информации (относятся поля вычисления формул, отображения даты и времени, гиперссылок, поля, которые позволяют вставлять рисунки, текст и т.д.);
поля действия – выполняют определенные действия, не имея видимых значений. Действие выполняется при двойном нажатии на поле или при его обновлении (например, поля ASK и FILLIN требуют от пользователя ввода текста, а поле MACROBUTTON запускает соответствующий макрос);
поля пометки – отмечают место в документ (например, текст для оглавления или указателя) и хранят информацию.
Любое поле можно ввести с помощью команды Поле на панели Текст вкладки Вставка. Однако для наиболее важных типов полей (например, для номера страницы, даты, оглавления и предметного указателя) предусмотрены отдельные команды на вкладке Вставка, например, Номер страниц, Верхний / Нижний колонтитул, Дата и время, Строка подписи, Оглавление на панели Ссылки вкладки Вставка и другие.
С помощью переключателей на вкладке Файл Параметры Дополнительно поставить галочку Показывать коды полей вместо их значений можно выводить поля на экран и (или) на печать. Каждое поле характеризуется своим кодом и значением. Поле выводится на экран и печать в фигурных скобках, причем сначала указывается код, а затем значение поля, например: ХЕ «Окно: документа». С помощью полей ведется, в частности, непосредственный обмен данными в приложениях Windows.
Проверка правописания. В текстовом процессоре MS Word 2010 имеются мощные средства проверки правописания и правки текста.
Проверка на наличие орфографических и грамматических ошибок выполняется по ходу ввода текста, и возможные ошибки выделяются (орфографические – подчеркиванием неправильно набранного слова красной волнистой линией, стилистические – подчеркиванием предложения зеленой волнистой линией) непосредственно в документе.
Для
проверки правописания в строке состояния
располагается индикатор
Проверка
правописания,
указывающий на наличие ошибок в документе
(
)
или их отсутствие (
).
При щелчке мышкой по нему автоматически
предлагаются возможные варианты
правильного написания – для выбора
правильного варианта необходимо щелкнуть
на выделенный вариант левой кнопкой
мыши. Если считаете, что слово написано
правильно, можно выбрать всплывающем
окне пункт Добавить
в словарь
– Word
запомнит это слово и больше не будет
его подчеркивать. По желанию пользователя
при проверке орфографии пропускаются
слова, состоящие из прописных букв и/или
содержащие цифры, а также пропускаются
имена файлов и адресов Интернета.
Общую проверку правописания с учетом грамматических правил возможно осуществить командой Правописание на вкладке Рецензирование либо клавишей F7. При этом можно выполнить проверку любой части документа – для этого достаточно её предварительно выделить. Word будет автоматически останавливаться на каждом сомнительном слове, предлагая его исправить. Если предлагаемых вариантов есть правильный, выберите его и нажмите Заменить – Word автоматически перейдет к следующему ошибочному слову. Можно также пропустить слово или добавить его в словарь (если оно написано правильно).
Существуют два способа проверки правописания:
• по мере ввода текста с помощью индикатора Проверка правописания с пометкой возможных орфографических и грамматических ошибок; для исправления ошибок выбирается правильный вариант написания в ниспадающем окне;
• после завершения работы осуществляется проверка документа на наличие орфографических и грамматических ошибок с помощью команды Правописание на вкладке Рецензирование – обнаруженная ошибка исправляется, после чего поиск ошибок продолжается.
Настройка параметров проверки правописания. Настройка проверки орфографии и грамматики выполняется на вкладке Файл в диалоговом окне Параметры Word на вкладке Правописание.
В разделе При исправлении орфографии в программах MS-Office находятся настройки орфографии:
пропускать слова из прописных букв – отсутствие проверки для слов, состоящих только из прописных букв;
пропускать слова с цифрами – пропуск тех слов, в которых встречаются цифры;
пропускать адреса Интернета и имена файлов – исключение из проверки орфографии определенных слов или адресов Интернета (например, http://www.yahoo.com);
помечать повторяющиеся слова – пропуск повторяющихся слов (например, если установлен этот параметр, средство проверки правописания не будет помечать слова привет привет как ошибку);
русский: использовать ё – будут подчеркиваться слова, в которых вместо, буквы «ё» введена «е».
Раздел При исправлении правописания в Word позволяет осуществить настройку проверки орфографии и грамматики только для документов Word:
автоматически проверять орфографию – включение или отключение постоянной проверки правописания (параметр включает или отменяет подчеркивание незнакомых слов красной волнистой линией);
использовать контекстную проверку орфографии – автоматический вывод списка вариантов правильного написания слов с ошибками во время проверки орфографии;
автоматически проверять грамматику – автоматическая проверка грамматики во вводимом тексте и пометка возможных ошибок.
также проверять орфографию – проверка только орфографии (флажок недоступен, если не установлена программа проверки грамматики для языка выделенного фрагмента);
статистика удобочитаемости – отображение диалогового окна Статистика удобочитаемости после завершения проверки орфографии;
набор правил – выбор набора грамматических и стилистических правил, которые будут использоваться при проверке грамматики в документе. Для этого следует нажать кнопку Настройка и в открывшемся диалоговом окне установить требуемый набор правил (чтобы создать свой собственный набор правил необходимо выбрать По выбору пользователя из списка Используемый набор правил);
повторная проверка – запуск повторной проверки правописания в документе, который уже проверялся.
В разделе Исключения для файла можно отключить автоматическую проверку орфографии и грамматики путем установки флажков в соответствующих полях. Кроме того, данные опции могут применяться к текущему файлу либо ко всем новым документам (в последнем случае нужно в выпадающем списке выбрать пункт Все новые документы).