2.4. Організаційні діаграми

Для зображення ієрархічної залежності між окремими елементами системи (наприклад, у структурі управління підприємством, адміністративній системі управління державою, при розбитті складного завдання на більш прості тощо) у презентаціях використовують ОД.

П обудову ОД у PowerPoint здійснюють за допомогою додатка Microsoft Organization Chart.

Для початку роботи з Organization Chart потрібно під час створення слайда вибрати розмітку «Организационная диаграмма», а потім двічі клацнути мишею на відповідному місцезаповнювачі.

Усі дії під час створення і редагування ОД здійснюються в робочій області; при цьому найчастіше використовують команди, що задаються кнопками панелі інструментів.

К ожний елемент ієрархії подається прямокутною фігурою, що в термінах Organization Chart називається рамкою. Вміст кожного з текстових полів заміняється потрібною текстовою інформацією. Для введення тексту досить клацнути мишею на рамці, і після того, як з’явиться курсор, увести необхідний текст.

Для додання нової рамки треба на панелі інструментів клацнути мишею на кнопці з зображенням відповідної рамки, а на діаграмі – на тій рамці, до якої приєднується нова рамка.

Для вилучення зайвої рамки досить клацнути мишею на ній і натиснути на клавішу <Delete>.

Інші засоби редагування та форматування текстової інформації (вид, розмір, колір шрифту, ліній тощо) такі самі, як і у Word.

2.5. Вставлення малюнків

Малюнки в бізнес-презентаціях використовують:

• для демонстрації зовнішнього вигляду зразка виробу, товару, будинку, карти тощо;

• для додання емоційного забарвлення самій презентації (привернути увагу, зняти напругу і т.д.).

У першому випадку застосовують малюнки, креслення, ескізи, фотографії, підготовлені фахівцями конкретної предметної області, які зберігаються у графічних файлах фірми. У другому випадку використовують малюнки, що входять у такі стандартні додатки, як Microsoft Clip Gallery, Coral Draw, AutoCAD та ін., а також зберігаються на різних Web-сторінках в Internet.

Для вставлення малюнка з файлу потрібно з меню Вставка вибрати команду Малюнок – Из файла і за допомогою діалогового вікна «Добавить малюнок» вибрати потрібний файл.

Після вставки малюнка його можна відформатувати: змінити масштаб, обрізати, змінити контрастність, яскравість тощо.

Для вставлення малюнка з колекції Clip Gallery треба створити слайд із графічним місцезаповнювачем і потім двічі клацнути мишею на ньому. При цьому на екрані з’являється вікно Clip Gallery. З його допомогою можна вставити будь-який малюнок із колекції кліпів Clip Gallery. Тут можна також знайти і добавити нові малюнки з папок на даному комп’ютері, а також малюнки, що знаходяться на інших комп’терах в Internet.

2.6. Вставлення звуків і фільмів

Крім малюнків Clip Gallery, можна також працювати з такими видами кліпів, як звуки і фільми, кожний з яких розташований на окремій вкладці.

З вуковий супровід належить не до якогось конкретного місцезаповнювача, а до всього слайда. Щоб вставити звук з колекції Clip Gallery у слайд, необхідно з меню Вставка вибрати команду Фильмы и звук-Звук из коллекциий у вікні Clip Gallery у вкладці «Звуки» вибрати потрібний кліп.

Якщо вставлення звука здійснюється з файлу, що не входить до складу Clip Gallery (компакт - або жорсткий диск на даному чи будь-якому іншому комп’тері мережі), то треба скористатися командою Вставка – Фильмы и звук – Звук из файла.

PowerPoint дає змогу також самостійно записати мовний супровід слайда. Для цього комп’ютер повинен мати звукову карту, мікрофон і колонки. Щоб записати звуковий супровід потрібно:

• перейти до слайда, в який буде записано звуковий супровід;

• у меню Вставка вибрати команду Фильмы и звук – Записать звук;

• для початку запису клацнути мишею на кнопці «Запись»;

• після завершення запису клацнути мишею на кнопці «Остановить»;

• у поле « Название» ввести назву звука і клацнути мишею на кнопці «ОК».

На слайді з’являється значок звука. Для відтворення звука під час демонстрації слайда треба клацнути мишею на його значку.

Якщо на час чергового показу презентації потрібно вимкнути мовний супровід, то для цього слід виконати команду Показ слайдов – Настройка презентации і в діалоговому вікні «Настройка презентации» ввімкнути індикативний перемикач «Без речевого сопровождения».

Для вставлення фільму у слайд з колекції кліпів Clip Gallery необхідно використати команду Вставка – Фильмы и звук – Фильмы из коллекции, а для вставлення фільму з інших джерел- команду Фильмы и звук – Фильм из файла. Після вставлення фільму розмір зображення можна змінити.