3.2. Організація збирання і передавання первинної інформації
Збір інформації традиційно супроводжується одночасно і її реєстрацію, переважно в носіях документальних форм. До недавнього часу збір інформації здійснювався вручну, і відповідно була ручна та машино-ручна реєстрація первинних документів (одночасне формування машинного носія інформації). У випадку оснащення банку технічними засобами та автоматизації процесів обробки даних, тобто при роботі спеціалістів в умовах АРМ передбачена можливість машино-ручного (реєстрація може бути ручна, машино-ручна та автоматична) збору інформації. Це полягає в роботі з первинним друкованим вхідним документом, його ручним заповненням та переносом інформації з документу до масиву, або отримання екранної форми цього документа з автоматичним вводом інформації в документ та масив з одночасним виводом його на друк в заповненому вигляді. При роботі АРМ технологія в багатьох випадках залежить від побудови програмного забезпечення.
Варіант передачі інформації залежить від того, яким чином була зареєстрована інформація. Якщо інформація була зареєстрована в первинному документі, то передача здійснюється кур'єрським способом. Якщо при реєстрації формується і документ, і машинний носій, то на обробку передається машинний носій, а документи формуються в пачки і передаються до місця їх зберігання. Якщо технічні засоби, за допомогою яких реєструються документи, поєднані каналами зв'язку, то передача здійснюється автоматично. Можливий також варіант машино-ручної передачі. В цьому випадку інформація, зареєстрована в документі, набирається на клавіатурі і після перевірки передається по каналам зв'язку.
Реалізація операцій запису та передачі інформації по каналам зв'язку в ЕОМ має наступні переваги:
Спрощується процес формування інформації та її контролю.
Реалізується принцип однократної реєстрації інформації в первинному документі та на машинному носії.
Механізуються та автоматизуються операції по підготовці первинних даних.
Забезпечується висока вірогідність інформації, яка надходить до ЕОМ.
Підвищується ефективність використання ЕОМ.
Тепер організація зберігання ведеться з застосуванням різних технічних засобів. Зберігання даних будується по інформаційним масивам, а в середині їх — по значенням показників або реквізитів-ознак. Зберігання може бути коротко - або довгостроковим. Короткострокове зберігання також називається оперативним чи поточним. Так зберігається багато первинних даних та результатна інформація (деякі масиви та вихідні відомості). Для довгострокового зберігання інформації потрібен ретельний вибір носіїв, які здатні забезпечити довгострокове зберігання даних. Довгостроковому зберіганню належить значна частина інформації, в першу чергу це нормативно-довідкова, від організації зберігання якої та швидкості її пошуку багато в чому залежить ефективність машинної обробки даних.
3.3. Побудова системи класифікації та кодування
Важлива складова інформаційного забезпечення — система класифікації та кодування.
Класифікація — обов’язковий етап попередньої підготовки економічних даних до автоматизованого оброблення, а також передумова раціональної організації інформаційної бази та моделювання інформаційних процесів.
Її можна визначити як складову інформаційного забезпечення будь-якої інформаційної системи, що належить до мовних засобів управління. Тому класифікація є основою для кодування інформації та наступного її пошуку.
Система класифікації — це сукупність методів і правил розподілу множини об’єктів (М) на підмножину(Мij) відповідно до ознак схожості або несхожості.
Об’єкт класифікації — елемент класифікаційної множини.
Класифікаційне групування — підмножина об’єктів, отриманих у результаті класифікації.
Розрізняють два методи класифікації — ієрархічний і фа-
сетний.
Ієрархічний метод класифікації — це послідовний поділ множини об’єктів на підлеглі класифікаційні угруповання.
Переваги: логічність побудови, чіткість визначення ознак, великий обсяг інформації, зручність використання.
Недоліки: жорстка структура, брак резервного обсягу.
Фасетний метод класифікації — паралельний поділ множини об’єктів на незалежні класифікаційні угруповання.
Фасет — набір значень однієї ознаки класифікації. Фасети взаємно незалежні. Кожний об’єкт може одночасно входити в різні класифікаційні угруповання.
Переваги: гнучкість структури (пристосування до змін у задачах), дає можливість вводити нові фасети чи видаляти старі.
Недоліки: недостатньо повне використання обсягу.
Рис. 1. Ієрархічна класифікація
ФАСЕТИ
Рис. 2.2. Фасетна класифікація
Kодування — процес присвоєння умовного позначення різним позиціям номенклатури.
Код — це знак чи сукупність знаків, прийнятих для позначення класифікаційного угруповання чи об’єкта класифікації.
Для кодування інформації в інформаційних системах застосовують порядковий, серійно-порядковий, послідовний та паралельний методи кодування.
Порядковий метод кодування — найпростіший і найпоширеніший. Побудова кодів виконується в міру зростання або спадання ознак без пропуску номерів.
Серійно-порядковий метод кодування на кожну групу ознак має серію порядкових номерів із резервом номерів.
Послідовний метод кодування передбачає виокремлення певних розрядів коду під певні ознаки.
Паралельний метод кодування теж передбачає виокремлення розрядів, але значення ознаки, записаної на будь-якому розряді коду, не залежить від значення ознак, записаних на інших розрядах.
Вибір методів класифікації та кодування об’єктів передбачає:
можливість розширення кодової множини об’єктів і внесення відповідних змін;
однозначність ідентифікованих об’єктів;
мінімальну довжину коду;
можливість оброблення інформації за допомогою ЕОМ;
простоту методу кодування;
застосування загальноприйнятих позначень.